アポイントメントとは?メール・電話での使い方、取り方や注意点について紹介

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ビジネスで頻繁に使われるアポイントメントという言葉。日常の中でも使うことがある言葉ですよね。ただし、アポイントメントの意味は分かっていても、ビジネスのアポイントメントを使う場面で正しく使えているでしょうか?分かっていても正しく使えていなかったら役に立ちません。アポイントメントは電話やメールで使われる場合が多いですが、その注意点や印象の良いアポイントメントの方法等について記事では解説していきます。

アポイントメントとは?

アポイントメントとは?
ビジネスにおけるアポイントメントは、面会の約束を取り付けるという意味になります。アポイントメントの略語・類語についても解説します。

面会する約束を取り付けること

ビジネスにおけるアポイントメントの意味は、面会の約束を取り付けること。例えば、営業担当者がクライアントに電話をかけて面会の約束を取り付ける時に使われます。「アポイントを取る」というような言い方で使われます。

アポイントメントの略語・類語

アポイントメントは、アポと略して呼ばれることがあります。アポイントメントの類語は約束です。むしろビジネスの場面では略語のアポで呼ばれる方が多いです。

アポイントメントの使い方について

アポイントメントの使い方について
アポイントメントの使い方を分かりやすく説明するために、アポイントメントの例文・メール・電話における使い方を用いて解説します。

アポイントメントの例文

アポイントメントの例文を紹介します。例文を参照して頂きアポイントメントの使い方のイメージを膨らませて下さい。

・12月15日にクライアントとアポイントメントを取った。
・クライアントにメールでアポイントメントを取る。
・アポイントメントの予定がキャンセルになったので、日程を取り直さなくてならない。
・クライアントとWeb面談のアポイントメントを取る。

ビジネスでのアポイントメントの例文なので、アポイントメントを「取る」「取った」「取り直す」といった述語を用いた使い方が主です。また、「Web面談」の例文に顕著のように直接会う面会約束でなくても対面の面会約束であれば、アポイントメントの例文として使うことができます。

メールにおける使い方

メールを使ってクライアントにアポイントメントを取る時は、アポイントメントを取りたいことを端的に伝えます。例えば、「次回のアポイントメントの日程につきましてご連絡致します。恐れ入りますが以下の候補日の中からご都合のよろしい日程をお選び頂けますようお願い致します。」というような書き方でアポイントメントを取って下さい。候補日は複数の日程を列挙しておくと良いでしょう。時間帯も忘れずに記述します。

電話における使い方

電話を使ってクライアントにアポイントメントを取る時も、メールと同様に端的に用件を伝えます。例えば、電話では「次回のアポイントメントの日程調整をさせて頂きたくお電話致しました。12月14日もしくは15日ではご都合いかがでしょうか?」というように相手に尋ねて下さい。その後、時間帯の確認を行います。

アポイントメントの取り方と注意点

アポイントメントの取り方と注意点
アポイントメントのメール・電話の使い方について紹介しました。次にアポイントメントの取り方と注意点について解説します。特に注意点についてはクライアントが自分に対する心象の良し悪しに関わってくるので、留意したいところです。

メールにおける取り方と注意点

メールによるアポイントメントの取り方は、アポイントメントを取りたいことを伝え、クライアントの日程の都合を聞きます。日程については時間帯と共に、1つではなく複数の候補を列挙しておきましょう。そうすればクライアントも日程の都合を付けやすいです。候補は3つあれば十分です。日程と共に場所もメールに書いておきます。

注意点として、メールは文章だけで完結するため、相手が読んで直ちに分かる内容を書かなくてはなりません。クライアントが疑問に思うような書き方にしないようにして下さい。候補日を3つ列挙するのも、できる限り日程調整がしやすいようにするためです。また、アポイントメントの目的・日程の候補・場所について網羅して書いて下さい。アポイントメント以外の余計な情報も入れないようにします。

電話における取り方と注意点

電話によるアポイントメントの取り方は、基本的にはメールと同様です。アポイントメントを取りたいことを伝えてクライアントの日程の都合を聞きます。「電話における使い方」に書いたように複数の候補を挙げて都合を伺うと良いでしょう。電話は日程調整がしやすいのでメールのように3つも候補は要りません。アポイントメントを取り付けたら場所の確定を行います。

注意点として、電話はメールのように記録に残らないためアポイントメントの日程や面会場所が共有できづらい点です。従って、電話の最後には必ず「それでは12月15日の13時に御社に伺います」と復唱するようにして下さい。

電話のアポイントメントの印象を良くするには?

電話のアポイントメントの印象を良くするには?
電話のアポイントメントの印象を良くするための方法を3つ紹介します。電話はメールと違って口頭のやり取りです。クライアントとの信頼関係にヒビを入れずしっかり関係構築していくためにも、印象良くアポイントメントを取り付けるようにします。

事前に話す要点をまとめる

電話でアポイントメントを取る時は事前に話す要点をまとめておきます。いざ電話した時に「何の目的で電話したのかが分からない」「アポイントメントの日程の候補日を決めていない」ということにならないよう要点を整理しておいて下さい。メモに書き出す必要はありませんが、手元にはスケジュールが分かる手帳やデバイスを置いておきます。

用件を端的に話す

事前に話す要点をまとめた後は実際の会話の中で用件を端的に話すように努めます。要点をまとめておけば端的に話しやすいと思います。端的に話すことが苦手な人は事前練習をしておきましょう。電話は声だけのやり取りなので、まどろっこしい話し方をしては相手に対する印象も悪くなります。「たかがアポイントメント」と思わず端的に話せるように準備しましょう。

日程は相手の都合を優先する

アポイントメントの日程を取り付ける時は、当然ながら相手の都合を優先することがベストです。尚、時間帯を合わせるのが難しそうな日は、敢えて選ばないことも相手の都合を優先できるポイントとなります。

メールのアポイントメントの印象を良くするには?

メールのアポイントメントの印象を良くするには?
続いてメールのアポイントメントの印象を良くする方法を紹介していきます。

メールの件名で「アポイントメントの依頼」であることを伝える

クライアントが忙しい人であればある程、メールがたくさん届くものです。その際にあなたが書いた「アポイントメントの依頼メール」が埋もれてしまい、開封してもらえなかったらどうでしょうか?後ほど電話確認したところ「あんな件名では気付かないよ!」と叱られることになりかねません。そうなれば営業の機会も逸します。そうならないためには、メールの件名で「アポイントメントの依頼」であることを伝えて下さい。

例えば、メールの件名には「アポイントメントのお願い(〇〇株式会社 鈴木)」のように件名を見れば中身を見なくても分かるように書きます。そうすれば相手は、あなたからアポイントメントの依頼が届いたことが分かり、開封してくれるでしょう。

本文では必要事項を網羅しておく

メールを読んだだけでクライアントが内容を理解できるように、必要事項を網羅して下さい。「たかがアポイントメント」と思わず、メールを書いた後に漏れがないかを確認すると良いですね。また、メールの末尾には「お忙しいところ恐縮ですがご検討の程宜しくお願い致します。」と、相手に対するいたわりの表現で締めくくって下さい。

まとめ

アポイントメントのまとめ
ビジネスにおけるアポイントメントは面会の約束を取り付けること。アポイントメントをどう取り付けるか、場面に分けて正しい使い方・例文・注意点について解説してきました。「たかがアポイントメント」と思ってしまい適当に処理してしまうと、クライアントから悪い印象を持たれてしまいます。そうならないように、記事を読んで頂き注意を配って面会の約束を取り付け、関係構築を維持するための参考にして頂ければと思います。