ファシリテーションとは
ファシリテーションは、ビジネスにおいて集団で活動する時に使われる重要なスキルです。ファシリテーションで思い浮かぶのは会議やミーティングを円滑かつ生産的に進める力です。ただし、ファシリテーションが使われる場面は会議だけでなくマネジメントの場面でも使われるので司会進行と同じではありません。
ファシリテーションの意味
ファシリテーションは、議論や会議等の集団の活動が円滑かつ生産的に進むよう運営することです。例えば会議が本来の目的から脱線してしまわないように、会議のメンバーの意見をうまく軌道修正する時にファシリテーションが発揮されています。
ファシリテーションは司会進行と同じではない
ファシリテーションが使われる場面は会議、議論が多いです。しかし、管理職によるマネジメントやリーダーシップにおいてもファシリテーションは有用です。従ってファシリテーションは司会進行と同じではありません。ファシリテーションが目指すところは「円滑な対人関係構築と生産的な成果」になります。それに対して司会進行が目指すのは時間やスケジュール通りにうまく事を運ぶことです。
ファシリテーションの重要性
ファシリテーションはビジネスにおいて重要なスキルです。どれくらい重要なスキルと言えるのか、4つのポイントに沿って説明します。
チームワークを高める
ファシリテーションの目的は「円滑な対人関係構築と生産的な成果」です。従って、例えば上司が部下に対してファシリテーションを使ってうまく関係構築すれば、メンバーは成果を目指して意見を出し合うことができ、チームワークを高めることができます。チームワークとはメンバーが協同して成果を出すということです。
議論が活性化して深まる
議論は活性化することで良いアウトプットが出てきます。適切なファシリテーションによって議論は活性化し、メンバーが結論を目指して議論することで深まっていきます。問題についてじっくりと議論した跡が残るアウトプットは、たとえ粗さが残るものであっても問題解決に繋がっていきます。
タイムマネジメントがうまくなる
会議やミーティングをしている時に、終了の時間だけを気にするようではアウトプットに繋がりません。議論すべき銘々の項目について、どこにどれだけの重点、そして時間を割いて議論できるかがアウトプットに繋がっていく訳です。そのためにタイムマネジメントを行い、置くべき重点、割くべき時間について管理します。ファシリテーションを活用すれば最終的な成果を目指すためのタイムマネジメントがうまくなります。
メンバーの参画度を高められる
ファシリテーションを活用すれば成果を目指してメンバーがじっくりと議論しますからメンバーの参画度は高まります。
ファシリテーションの成功事例
ファシリテーションの成功事例を見ていきます。どんな状況であると成功と言えるのかの指標として下さい。
メンバーがポジティブな思考になっている
メンバーが投げやりの状態で議論をしていたり、あるいは数名だけが議論を支配したりしているような状況下では円滑な対人関係構築や生産的な成果は生まれません。ファシリテーションが使われた結果、メンバーがポジティブ思考を持って議論に臨んでいる状態は、ファシリテーションが成功している状態です。
メンバー全員が議論の目的を共有している
ファシリテーションが使われた結果、メンバーの誰に聞いても議論の目的をよく知っている状態もファシリテーションが成功している状態です。
メンバーが目的達成を目指している
メンバーが目的観を共有しているだけではなく、メンバーが目的達成を目指して鋭意に臨んでいる状態もファシリテーションが成功している状態と言えます。
ファシリテーションスキル向上を促す3つのステップ
ファシリテーションスキルの向上を促すためには色々な方法がありますが、ここではシンプルな3つのステップを解説します。
1.議論の目的を明確化しておく
ファシリテーションを使う人が議論の目的を把握していないようでは話になりませんので、まずは議論の目的を明確化しておきます。明確化は自分だけでなく、メンバーとも共有します。何の目的で議論が行われるのかを明確化することで、スムーズに議論が進みますし、議論を深めて欲しい項目に多くの時間を投入することができるようになる訳です。
2.オープンマインドになれる雰囲気づくりに努める
会議やミーティングの場になると、自分の殻に閉じ籠る人がいます。その理由は、意見すると周囲に違和感を持たれるのではないかとか、あるいは周囲からの否定的なフィードバックを受けるのではないかとかを気にすることからきています。しかし、メンバーにそのように思われてしまうと、そのメンバーからの貴重な意見が議論の場に現れないことになりもったいないです。
ファシリテーションの目指すところは「円滑な対人関係構築と生産的な成果」ですから、メンバーが周囲の反応を気にして意見できないようでは目的が果たせません。従って、ファシリテーションをうまく使い、メンバーがオープンマインドになれる雰囲気づくりに努めることが肝要なのです。意見することはリスクではない、むしろ議論のアウトプットにとって必要だということをメンバーに分かってもらうように仕向けましょう。
3.合意形成を共有する
異なる背景を持ったメンバー間が相互に合意形成をすることは容易いことではありません。ファシリテーションの技術を要するからです。しかしオープンマインドでの話し合いができるように運営すれば、口調が必ずしも穏やかとは限りませんが、それでもメンバーは相互に合意形成を目指したいと考えているので膝を突き合わせて話し合うことができるようになっていくのです。
ファシリテーションを使う人は、ステップ2でオープンマインドの雰囲気づくりをしています。雰囲気づくりをしたお陰で、議論の中で「合意形成を目指して下さい」と伝えたことはメンバーにも伝わりやすくなります。合意形成を共有できるように話し合いの流れを軌道修正します。
ファシリテーションスキルを高める本の紹介
ファシリテーションスキルを向上させるためのステップを紹介しましたが、より深くファシリテーションスキルを高めたい人のために本を3冊紹介します。
ファシリテーションの教科書：組織を活性化させるコミュニケーションとリーダーシップ
『ファシリテーションの教科書』はMBAで知られるグロービスの講師が書いた本。タイトルに教科書と銘打たれているだけのことはあり、体系立てて書かれています。ファシリテーションスキルをマネジメントの手法として捉えているため、高次のレベルで書かれています。
会議の生産性を高める 実践パワーファシリテーション
『実践パワーファシリテーション』は会議の生産性向上に特化したファシリテーションスキルを学べる本です。「5つの議論モジュール」を使い考え方を整理されながら読み進めることができます。
ファシリテーション入門
『ファシリテーション入門』は2004年に発売され今なおロングセラーを続けている入門書です。
まとめ
ファシリテーションは会議やミーティング、そしてマネジメントやリーダーシップ等、人と仕事をするあらゆる局面で役立つ能力です。「円滑な対人関係構築と生産的な成果」を目指すことがファシリテーションの目的であり、ファシリテーションを発揮することで対人能力を発揮しつつ高いアウトプットを目指すことが可能です。
