稟議書とは？書き方のポイントを初心者・上級者向けに分かりやすく解説

稟議書とは？

稟議書の書き方のポイントを説明する前に、稟議書の意味をおさらいしておきましょう。

稟議書の意味

稟議書は、会社で申請したい事案があったときに、承認者に意思決定してもらう書類です。稟議書で意思決定してもらう事案とは、例えば、営業車両や設備といった高額なモノを購入する時、プロジェクトを始めたい時など、従業員個人では意思決定できない事案のことをいいます。

承認者に意思決定をしてもらうための書類

稟議書は承認者に意思決定してもらう書類です。承認者は1人であることもあれば、複数人がいることもあります。申請したい事案が高額であればあるほど、あるいは重要であればあるほど、承認者の数は増えます。高額で、重要な事案については多くの承認者の意思決定を必要とするからです。

早く決裁してもらえる稟議書とは？

稟議書では、承認者の意思決定のことを決裁といいます。できるだけ早く決裁してもらえれば、直ぐに事案に着手できるでしょう。稟議書をうまく書くとは、早く決裁してもらうことです。ポイントを2点、紹介します。

読み手を配慮して分かりやすく書かれている

稟議書を読むのは承認者。承認者になるのは管理職や役員クラスの人々です。管理職や役員は稟議書以外にも業務上の決裁を行います。読み手にできるだけ時間をかけずに読んでもらえるよう、稟議書は分かりやすく書く必要があります。

決裁するための必要事項が網羅されている

稟議書は事案を決裁するための意思決定プロセスです。稟議書と添付資料の情報だけで意思決定しなくてはなりません。そのため、稟議書には必要事項が網羅されている必要があります。

承認者が稟議書を読んで「この情報だけでは分からないなあ」と思ったら、差し戻されることもあります。差し戻されると稟議書を書き直さなくてはならないため非効率です。承認者が決裁するための必要事項を網羅しておくようにしましょう。

稟議書の書き方のポイント【初心者向け】

いよいよ稟議書の書き方のポイントを説明していきます。稟議書作成にあまり慣れていない初心者向けとして解説します。

社内規定により必要な様式を把握する

稟議書には必要な様式が定められています。申請する事案の金額や重要性に応じて、承認者が変わったり、承認者の数が増えたりします。社内規定をよく読んで、必要な様式を把握して下さい。

稟議申請する目的を把握する

稟議書を書く際に整理しておかなくてはならないのは稟議申請の目的。営業車両のリース契約、設備の購入などといった事案をなぜ申請するのか？目的を把握しておきましょう。

決裁者を確認する

稟議申請する目的を把握した後は、決裁者を確認して下さい。目的に応じて決裁者が異なる場合があります。決裁者の確認を終えたら、必要な稟議書をパソコン上に用意して書き始めましょう。

内容は具体的かつシンプルに記載する

稟議書には、件名や金額、予算、メリット・デメリットを記載する必要があります。とはいうものの、まず押さえなくてはならないのは稟議申請する目的です。事前に把握した稟議申請する目的をここで活用します。

件名や金額、予算、メリット・デメリットなどの内容は、全て具体的かつシンプルに記載して下さい。読み手を配慮した分かりやすさのために必要な作業といえます。

予算があれば記載する

稟議申請する内容によっては、予算を設定している場合があります。予算があれば記載するようにします。

マイナス面を隠さずに書き、補強できる点を書く

稟議書にはメリット・デメリットを記述しますが、マイナス面を隠さずに書くようにして下さい。「稟議書を書いている人が申請内容のデメリットを把握しているのか？」について、決裁者は見ています。メリット・デメリットをきちんと押さえた上で記述します。

マイナス面を隠さずに書くのは良いのですが、デメリットだけをつらつらと書いてしまうと、決裁者に「現状で良いのでは？」「決裁する必要があるのかな？」と思われてしまいます。デメリットを補強できる点についても記述するようにしましょう。

また、デメリットがなければ、あえてデメリットを記述する必要はありません。

数字を盛り込む

稟議書には数字を盛り込むこともポイントです。例えば、営業車両をリース契約する時に、グレードアップした営業車両にするために申請したいとします。その時に稟議書に書くことは、車両の燃費の良さだったり、環境への配慮だったりします。燃費や環境への配慮は数値化できますので、稟議書に盛り込んで下さい。

次に、年間の使用データの履歴を追い、使用頻度が高まっているので燃費が良い車両を契約したいということもできます。また、営業所の人員についても数値化できます。採用人数が増えたので既存の営業車両だけでは間に合わないから、営業車両をリース契約したいということができます。

経済的な金額かを強調する

稟議書では、経済的な金額であることを強調するようにしましょう。今回の例でいうとグレードアップした車両ですから、金額は高めに設定されることが予想されます。単に価格だけを見れば高価な車両でも、申請する担当者が値引き交渉した跡が見えることが重要です。

承認者は、稟議書の価格が経済的であることを重視していますから、値引き交渉や、同等レベルの車両と比べると安価であることなどに言及するようにしておきましょう。

必要に応じて添付書類を付ける

決裁者の理解度を高めるために、必要に応じて添付書類を付けるようにしましょう。添付書類には、見積書や広告、各種データなどがあります。稟議書に基づき決裁するために必要な資料を添付するようにして下さい。

稟議書の書き方のポイント【上級者向け】

続いて、稟議書作成に慣れた上級者向けに書き方のポイントを説明します。上級者向けとは、プロジェクトを始める時や大きな金額のモノを購入する時など、事業に大きな影響を与えたり金額が大きかったりする場合です。

問題点を洗い出して伝える

稟議書を書く時に現状の問題点がどのくらいあるのかを洗い出しましょう。例えば、大型の設備を使っていましたが、新しい設備を購入したい時です。設備の金額はピンキリですが、数百万、数千万単位の設備もあります。決裁者としては、大きな金額のモノを購入すると財務状態に影響が出かねないので、慎重に見極めたいと思っています。

新しい設備のメリットを書く前に、まずは現状の設備を使っているとどんな問題点があるか、なぜ設備を導入しないといけないかを分かりやすく伝えましょう。決裁者が慎重に見極めるためには、「現状の設備に問題があるなら新しい設備を導入する必要があるね」と思わせることが必要なのです。

問題点を伝える時は、前述の「数字を盛り込む」ことも必要です。現状の設備を使っていると「生産性が落ち込む」「月に故障がどれくらいかかる」といったことについて数値を交えて説明すると、決裁者に問題点を分かりやすく伝えられるでしょう。

稟議申請により問題が解決できることを書く

稟議書で問題点を明確に伝えた後は、新しい設備を導入することによって問題が解決できることを説明しましょう。決裁者は問題点を把握していますから、設備導入により問題がどの程度解決されるのかを知りたいと思っています。

従って、設備導入による解決策はあいまいさを残さない書き方にすべきです。設備導入によって問題がクリアになることを具体的かつ明快に記述するようにしましょう。

まとめ

稟議書をうまく書くとは、決裁者に早く承認してもらうこと。早く承認してもらえれば、それだけ早く仕事に着手できるようになります。記事を参考に、稟議書をうまく書くためのポイントをつかみましょう。