報連相とは?意味・目的・報連相不足で起こるリスク・メリットを解説

報連相の記事
ビジネスでは必須の報連相というスキル。組織で働く以上、ビジネスパーソンは他者と情報を共有し、組織の成果を高めるために報連相は不可欠です。記事では、報連相の目的やメリット、報連相が足りないことで起こるリスクについて解説していきます。
目次

報連相とは?

報連相というスキルの意味、目的について確認しましょう。

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報連相の意味

報告・連絡・相談の頭文字をとって報連相といいます。報告・連絡・相談の意味は以下の通りです。

・報告:仕事の進捗状況、結果を知らせること
・連絡:仕事を遂行する上で必要な情報を伝えること
・相談:問題やトラブルが発生した時に相談すること

報告・連絡・相談は、会社員が仕事を進める上で必要なコミュニケーションスキルです。

報連相の目的

報連相の目的を考えるために、仕事の風景をイメージしてみましょう。

IT企業の開発部に所属する絵梨さんは入社3年目を迎え、仕事にもだいぶ慣れてきました。仕事はアプリ開発です。基本的には教育係の先輩と一緒に仕事を進めてきましたが、ある時、他のチームから人手が欲しいといわれ、先輩に白羽の矢が立ちました。他のチームで忙しくなった先輩は職場にいても話しかけづらい雰囲気です。その時、絵梨さんはプログラムに重要なミスを発見しました。

彼女は、重要なミスを発見した時、どういうことを取るべきでしょうか?先輩にミスがあったことを報告・連絡し、どういう対処を取ったら良いか相談するべきですよね。とはいえ、先輩は忙しそうで話しかけづらい雰囲気ということですから、報連相しにくいかもしれません。しかし、ここで報連相しなければ時間の経過と共にミスによる被害は拡大し、問題が深刻化するでしょう。報連相すればミスに対処し、アプリ開発を円滑に進められる訳です。

報連相の目的は、仕事をうまく進めるために、問題が発生すれば情報を共有して、問題に対処し、成果を達成していくためにあります。上記の例でいえば、成果達成とはアプリ開発を納期通りに、顧客の要求通りに正確に行うことです。ですから、話しかけづらい雰囲気であっても、目的を果たすために先輩に報連相する必要があります。

報連相が不足すると起こるリスク

報連相の目的の事例でも見ましたが、報連相が不足すると組織として見過ごせないリスクが生じます。どんなリスクがあるのかを確認していきます。

チームとして問題を共有できない

仕事がうまく進んでいれば、何も問題はありません。重要なことは問題が生じた時にいかに対処し、再発防止に取り組めるかということ。問題への対処も再発防止も、問題が顕在化しないと対処のしようがないですよね。

しかし、報連相が不足してしまうと、問題が共有化されませんから、チーム内で問題が見えてこないのです。つまり問題を知っているのは問題を発見した人だけということに。問題を共有するためにも報連相は必要なスキルなのです。

進捗が遅れる

仕事がうまく進んでいるからといって、上司や先輩に報連相しないとどうなるでしょうか?やり慣れた仕事であったとしても、仕事を指示した人は社員の仕事の進捗状況を心配しています。

報連相が不足すると進捗が遅れ、仕事を指示した人に要らぬ心配をかけることになります。特に管理者は組織の成果達成に責任を持っていますから、部下の進捗状況を把握することで仕事を割り振り、組織内の人材育成に努めようとします。社員からの報連相が不足すると組織マネジメントにも悪影響を及ぼすのです。

会社全体の問題になることも

報連相が不足すると、社内の組織マネジメントだけでなく会社全体の問題になることもあります。職場でコンプライアンス違反やトラブルが発生したのを会社に報連相せずに部署内で留めておくと、対処しきれないほどに問題が大きくなったり、メディアに報道されたりすることにもなりかねません。

報連相が不足したことで会社全体の問題になると、顧客や取引先が離れて、業績が低迷することにもなりかねません。ですから、報連相は会社全体で徹底することが何よりも重要なのです。

報連相のメリット

報連相を行うことで得られるメリットを紹介します。

情報を共有できる

チームで仕事をしていると、お互いにどの程度まで仕事が進捗しているか、情報共有しておく必要があります。チームで報連相をし合うようにしておけば、必要な時に、必要な情報を得ることができます。

問題が起こっても迅速に対応できる

報連相を行っておけば、問題が起こっても迅速に対応し、解決策を講じることが可能です。仕事をしていて問題が発生した時、1人では解決できない問題も、チーム内で報連相しておくことで問題に対処できるのです。

具体的には、先輩から解決方法のヒントをもらったり、本人に任せておけない問題であれば先輩自ら解決したりします。そうすれば、問題が起こった時に速やかに解決し、事なきを得ることができるのです。適切なタイミングで報連相ができるか否かで、問題解決のスピードも変わってくるのですね。

顧客との良好な関係を築ける

報連相は社内だけではなく顧客に対しても必要なコミュニケーションスキルです。「製品の納期の報告」「仕様書を決めるまでの緊密な連絡」「契約までに発生した問題についての相談」など、対顧客において求められる報連相はどれも必要なものばかり。社員が顧客に対して必要な報連相を行うことで、顧客との良好な関係を築くことができます。

報連相をうまく行うためのポイント

報連相は仕事をうまく進め、成果を達成するために必要なコミュニケーションスキル。報連相をうまく行うにはいくつかのポイントがあります。

報連相で言いたい内容を把握する

報告・連絡・相談のどれを行うにしても、言いたい内容を自分で整理していなければ相手にうまく伝えられないですよね。また、的確なタイミングで伝えることも難しくなります。ですから、報連相で言いたい内容を把握しておくことが大切です。

相手のタイミングを見計らう

報連相では、相手のタイミングを見計らうことも重要。例えば、毎週金曜日の昼休み後にその週の仕事の報告をするとします。その際、相手が忙しいタイミングを避けて報連相することが望ましいです。ですから、金曜日になったら「今日、仕事の報告をしたいのですがご都合いかがでしょうか」と確認することがベストです。

ただ、いくら相手が忙しいといっても、緊急事態や問題が発生した場合は、報連相が遅れると事態が悪化することもあり得ます。ですから、報連相の内容に応じて金曜日よりも前に報告する必要が出てきます。報連相は相手のタイミングを見計らうことが大切なのですが、内容次第で早めに報連相しましょう。的確なタイミングで伝えるためにも、報連相で言いたい内容を把握しておく必要がある訳です。

結論から話す

報連相をうまく行うには、結論から話すことが大切です。状況や背景は、相手が最も知りたい情報ではありません。例えば、問題について報連相する時は、以下のようなポイントが結論として伝えるべき内容です。

・どんな問題が発生したのか
・いつ問題が発生したのか
・問題についてどんな解決策を講じたのか

問題については、「どんな問題が発生したのか」「いつ問題が発生したのか」ということを伝えます。問題発生時において、相手が即座に知りたいことを伝えるのが報連相のポイントです。状況や背景から話し始めてしまうと、相手は「何を話したいのか?」が分かりません。状況を散々説明した後に「実は問題が発生しました」と報告したら、相手は「もっと早く言いなさい」と思うことでしょう。

「解決策」については、解決策を講じた場合には合わせて伝えます。しかし、新入社員や若手社員など、経験が浅い場合には上司や先輩が解決を行う場合もあります。その場合は、解決策まで伝える必要はありません。むしろ、「問題に対してどう解決したら良いだろう?」と考えていると問題の悪化を招きかねません。

報連相をメールで行う時はどうする?

報連相は、口頭だけでなくメールで行うこともあります。メールは相手のタイミングに関係なく送ることができます。定期的な報告であればアポイントに関わりなく送信できます。また、問題が発生した場合も即座に報連相できるのですが、メールの場合は相手が見ているかどうか分からないことがあります。ですから、必要に応じてメール後に電話することで速やかな問題解決を図るようにしましょう。

まとめ

報連相は、仕事をうまく進めるために必須のコミュニケーションスキルです。組織で働く以上、お互いに助け合い、共に成果を達成するために働いています。必要な時に必要な情報を的確に伝えるため、報連相を活用していきましょう。

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