ビジネスシーンにおける「フィードバック」とは、上司が部下に対して業務評価、および改善の報告をすることです。今回はフィードバックの正しいやり方や例文について詳しく解説していこうと思います。
フィードバックという言葉をよく耳にしますが、そもそもどういう意味があるのでしょうか？
ビジネスで使われるフィードバックの意味にはその業務を行った人に行った業務について評価を伝えることを言います。
たとえば、上司と部下や企業とクライアント間などで使われていますが、部下へ教育的指導を行ったり、クライアントが企業に意見を伝えることでお互いのコミュニケーションを深め、パフォーマンスの向上ができるようになります。
フィードバックを行えば、目標を達成するため軌道修正ができたり、動機付けができたりするため、非常にメリットが多いと言われています。
フィードバックをする目的
フィードバックの最大の目的は企業の業績を向上すること。
たとえ目標の設定がうまく行われていても、従業員それぞれの能力やスキル、経験や知識だけで達成するのは難しいです。
そのため、目標達成までの道のりを早めたり、精度を上げるためにフィードバックが行われます。
ただ、そういった目的があるにしろ人材の育成が最優先される場合もあります。
たとえば、部下に適切なやり方を指導すればすぐに目標が達成されると分かっていても、部下の将来的な成長を最優先させ、多少時間がかかっても部下自身が気づくよう指導する…などですね。
上司から部下へのフィードバック
上司から部下へのフィードバックのやり方は次の通りです。
まず、部下の何がよかったのか評価したい行動について具体的に伝え、その行動がどうよかったか伝えます。
最後に、今後どういう行動を取って欲しいか具体的に伝える…という具合です。
どの点においても具体的に伝えることが重要です。
人事担当者からのフィードバック
では、人事担当者からのフィードバックについてはどうでしょうか？
そもそも、人事担当者がフィードバックを行う場合、未来志向、つまりポジティブである必要があります。
課題が見つかったら今までどうしていたかということではなく、今後どう改善すべきかを具体的に伝えます。
つまり、従業員につけた評価に対し、何が不足しているか、どうしてそうなったのか、今後何について努力すればいいのか…について理解させる必要があります。
さらに、従業員の悪いところだけ指摘するのではなく、優れたところについてもきちんと褒めるようにし、今後何に期待しているかもしっかり伝えなければなりません。
そうしないと、従業員の意欲や仕事に対するモチベーションを下げてしまうため意味がないからです。
フィードバックの方法次第で、評価が悪くても組織にも本人にもプラスにすることが可能になるため、本人に伝える際は今後成長できるようなフィードバックの方法を行いましょう。
フィードバックがもたらす効果とは
では、フィードバックがもたらす効果についてメリット、デメリットをご説明します。
フィードバックのメリット
まず、フィードバックを効果的に行えばモチベーションが上がり、やる気を出させることも可能です。
たとえば、従業員が目の前の業務について、自分でもやれるんだ！という気持ちにさせられるということ。
フィードバックを行うことで、問題を解決したり、目標を達成するまでの道筋がはっきりし、「できないかも」と思っていた業務についてもできそうな気持ちにすることができるのです。
絶対にできるはずがないと思いながら仕事をするのと、自分なら絶対にできる！と思いながらするのとではどちらがいいかなんて決まっていますよね？
つまり、モチベーションにアップにつながることがフィードバックの最大のメリットです。
フィードバックのデメリット
ただ、フィードバックにもデメリットは存在します。
それはフィードバックを行う人の能力によって結果が変わってくるということ。
フィードバックを行う人事担当者や上司などの伝え方次第で、された側の受け取り方は全く違ってきます。
こちらが思ったのと違うように伝わってしまうと、人事評価基準そのものが違うように伝わってしまう可能性があります。
そうなると、従業員としては納得できないまま仕事をすることになり、会社全体のモチベーションが下がったり、最悪組織として上手く回らなくなることもあります。
そうならないためにも、フィードバックを行う側もきちんとフィードバックについてしっかりと学ぶ必要がありそうです。
効果的なフィードバックをするポイント
それでは、効果的にフィードバックするためにはどうすればいいのでしょうか？
まず、フィードバックとは相手のことを褒めたり叱ったりすることではないいことを理解しましょう。
あくまでも、相手の行動に対しどうだったか、また、どうして欲しいのか？を具体的に伝えなければなりません。
そのため、「そんな仕事の仕方じゃ通用しない」とか「あなたのそういうところがダメなんだ」などと、相手の性格や人格を否定するような伝え方は絶対に避けるべきです。
相手の行動に対し、具体的にメッセージで伝えることが大切です。
つまり、私はこう思うという言い方で、〇〇さんもこう言っていたという他人が言っていたという伝え方をすると、周りはみんなそう思っているのだ…と感じてしまい、ネガティブに受け取りかねません。
絶対に他人が言ったなどという言い方をせず、自分はこう思うという伝え方をするようにしましょう。
フィードバックのタイミング・頻度
では次に、フィードバックの頻度とタイミングについてお伝えします。
フィードバックの頻度が多いと、業務上での修正が行いやすくなると同時にコミュニケーションが密になるので相手の意欲を高めることもできます。
ただ、あまり頻度が多いと業務が進みづらくなったり、方向性が一定しなくなったりします。
それに、頻度が多いと、フィードバックの内容と結果との関係が分かりにくくなることもあるので、内容と結果が分かるような頻度で行うのがベストです。
フィードバックのタイミングはプロジェクトや業務内容によって変わってきます。
たとえば、短期間で改善が必要な業務だと、フィードバックが遅すぎると改善ポイントがずれてしまいますし、長期間に及ぶプロジェクトの場合だと早いうちにフィードバックしないと、全体の流れが改善しない場合もあります。
フィードバックの方法
正しいフィードバックの方法は具体的に伝えること。
たとえば、「先ほどのプレゼンは資料がとても見やすくてよかった」とか「話すテンポがよく理解しやすかった」などと、どこがよかったのか具体的に伝えることが大切です。
フィードバックの例文
では、具体的にフィードバックの方法を例文を挙げてご紹介したいと思います。
良いフィードバックの例文
上司と部下でプレゼンを行ったとしましょう。
次のようなフィードバックだと効果的なフィードバックができるでしょう。
「さっきのプレゼンでは的確にクライアントの課題を捉えていてよかった。プロジェクト体制の観点を資料に盛り込んで提案をすればさらに良くなるよ」
悪いフィードバックの例文
では、悪いフィードバック言い方はと言うと、たとえば、「君は同期と比べてかなり遅れているね」とか「みんな〇〇と言っているよ」などといった言い方です。
まず、上でも行ったとおり、人と比較すると相手を否定することになり傷ついてしまう可能性があります。
その結果、仕事に対するモチベーションが下がったり、自己肯定感を失うことになり、最悪の場合フィードバックした相手のことを恨んでしまうかもしれません。
それに、みんなが○○と言っているという言い方は人のせいにして、自分は〇〇と思うと言わず責任逃れをしているのと同じ。
そうなると、フィードバックされた側も周りに不信感を持ってしまいかねません。
まとめ
フィードバックの意味や目的、メリット、デメリットなどをご紹介しました。
よりよいフィードバックを行うことで、お互いのコミュニケーションを深めていただき、仕事のパフォーマンスの向上につなげていただきたいです。
今後効果的にフィードバックを行えるよう、ここでお伝えしたことを参考にしていただければと思います。
