プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、目標達成のためにプロジェクトを管理することを言います。個人の日常業務ではなく、予算・期限が決められているチームでの業務におけるプロジェクトを管理する時に使われます。
プロジェクト管理について
プロジェクト管理は、目標達成のためにプロジェクトを管理することを言います。例えば、複数の人材でチームを組み、限られた予算の中、求められる品質を遵守し納期通りに業務を達成するという目標があります。予算、品質、納期、複数の人材が関わる目標達成のために、プロジェクト管理が効果を発揮します。
QCD（品質・費用・納期のトレードオフ）の観点から言えば、プロジェクト管理をすることで業務が円滑に回り目標達成をコントロールすることができます。品質が良く、費用がかからず、納期が早いに越したことはありませんが、それら全てを満たすことを目指すのではなく品質・費用・納期をバランス良く保たせることがプロジェクト管理の要点です。
プロジェクト管理の重要性について
目標達成を掲げてチームで計画通りに仕事を進めていく上で、プロジェクト管理の重要性は高まります。計画通りに仕事が進捗しているか、費用は予算通りか、品質の確認等、プロジェクト管理を実行することでうまく事が運びます。
プロジェクトやスケジュール管理を行うメリット・デメリット
プロジェクトやスケジュール管理を行うメリット、デメリットを解説します。
メリット
プロジェクト管理のメリットは以下の3つ。1つ1つ、具体的に解説しましょう。
2.プロジェクトの状況を可視化できる
3.プロジェクトのメンバーで共有できる
1. スケジュールの変化に対応できる
業務は必ずしもスケジュール通りに進むとは限りません。メンバーの進捗状況が違うでしょうし、突発的な事態が生じてスケジュールに遅れが生じることがあります。立案したスケジュールに固執していると目標達成が間々ならなくなります。重要なのは目標を達成することでありスケジュールを変えないことではありませんから、スケジュールを変えてでも目標を達成しようとする訳です。プロジェクト管理では進捗状況に応じて、目標達成に黄色信号が灯っている場合は、スケジュールを変えて目標を達成していきます。
2.プロジェクトの状況を可視化できる
プロジェクト管理では、スケジュール、メンバーおよび全体の進捗状況、品質の状態、かかった費用等、プロジェクトの状況を可視化することができます。目標を確実に達成するために状況を可視化することは有用です。
3.プロジェクトのメンバーで共有できる
プロジェクト管理では、プロジェクト状況が可視化されているので、全メンバーが進捗状況、品質、費用等、プロジェクト全体の状況を共有できます。
デメリット
プロジェクト管理のデメリットは、リーダーシップを発揮する人がいないとメンバーのモチベーションが上がらない点です。目標達成というミッションに向かって、モチベーションを上げて仕事ができるよう鼓舞したり指導したりできるリーダーシップがないと、淡々と仕事をこなすだけになり成果獲得に至りません。
様々なプロジェクト管理の手法とメリット・デメリット
プロジェクト管理の手法にはいくつかの種類があるので紹介していきます。
アプリを利用する方法
プロジェクト管理の手法にはアプリを使うものがあります。Stock、Trello等多くのアプリが出ています。アプリを使うメリットとしては基本的に無料で気軽に使えるところです。スマホさえあればメンバーとアプリを共有して使えるので便利です。デメリットとしては無料では活用に限界があるので有料にしないといけない点です。また、アプリは使いやすいのですがアプリを使い始めるには慣れが必要なので、メンバー間の慣れに時間がかかるデメリットがあります。
エクセルのガントチャートなどで管理する方法
エクセルを使ってガントチャートを作成しプロジェクト管理する手法があります。エクセルはビジネスパーソンなら誰でも使っているソフトなので、使いやすいというメリットがあります。反面、複雑な関数や描画機能に慣れている人でないと使いこなすことが難しくなります。
オープンソースのプロジェクト管理ツールを利用する
オープンソースのプロジェクト管理ツールは、Webに繋がっていればだれでも気軽にプロジェクト管理ができるようになります。デメリットとしては、セキュリティに脆弱さがある点です。
Googleのサービスを利用する方法
Googleでは無料のスプレッドシートがありますので、こちらをガントチャートとして使ってプロジェクト管理をすることができます。ほぼExcelと同様の使い方ができるメリットがあります。Excelと同様ということなので、関数への知識が必要というデメリットがあります。
ノートなどを利用する方法
ノートを使って、手書きでガントチャートを作ってプロジェクト管理する方法もあります。手書きなのでプロジェクト管理への敷居が低く、誰でも始められるメリットがあります。一方、手直しに時間がかかったり、他メンバーと共有することが難しかったりといった非効率な面があります。
プロジェクトやスケジュールを管理する際のポイント
プロジェクト、スケジュールを管理する際のポイントを3つ紹介します。
出来るだけタスクを細かく分解する
目標達成のためにスケジュールを立てる際に、タスクごとにスケジュールを立てていきます。タスクは出来るだけ細かく分解することがベストです。なぜならざっくりしたタスクに留まっていると、スケジュールが立ちにくくなりますし、実際に業務を進めた際に細かいタスクに対応していく中で納期に遅れが生じたり品質が低下したりするからですね。
出来るだけ締め切りにバッファを設ける
スケジュールは遅延するものです。目標達成が重要なのですからスケジュールが遅れても良いのですが、スケジュールの遅延は、他のタスクへの影響を及ぼします。全体の納期が遅れるようでは元も子もないので、納期にはバッファ（余裕）をもたせることが肝要になります。
管理や更新がしやすいツールを利用する
Excelやアプリ等、プロジェクト管理をする上では様々なツールがあります。どれを使うかはメンバー間で決めれば良いことですが、使い勝手の良いツールを選びましょう。特に管理や更新がしやすいツールにすることは鉄則です。プロジェクト管理ではスケジュール通りに進んでいるかどうか進捗確認しながら、QCDの観点で目標達成を目指していくものです。管理そのものがやりにくく、それに時間を取られていたら非効率。管理・更新がしやすいツールを選んでいきましょう。
プロジェクト管理用のアプリ
プロジェクト管理用のおすすめアプリを5つ紹介します。使ってみて合いそうなものを選びます。
1.Trello（トレロ）
Trelloはトヨタ自動車のカンバン方式を模範としたアプリです。個々のプロジェクトをポストイットのように見せているのが特徴。
2.Asana（アサナ）
AsanaはFacebookの共同創業者ダスティン・モスコヴィッツ等が作ったアプリです。使いやすさに特化しているため、ITの知識がなくてもシンプルに使えます。なおGoogle、Facebook等の有名企業が導入していることでも知られています。
3.backlog
backlogは、日本企業ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。利用者数が100万人を突破する等、人気のあるツールとなります。シンプルで直感的に分かりやすい使用感が魅力的なアプリです。
4.redmine
redmineはガントチャート機能に特徴がありますが、スケジュール全体が見やすく、今、どの状況にあるのか、誰が何をしているのか・すべきなのかが一目瞭然で分かります。
5.Stock
Stockは、チャットツールに「情報が流されるデメリット」、そしてファイル共有ツールに「管理しにくさのデメリット」を挙げており、Stockならそれらを解消することができる管理ツールです。
まとめ
プロジェクト管理は、目標達成のためにプロジェクトをマネジメントする手法の1つです。QCDの観点から、現在の進捗状況、費用の使い方、品質の状態等まで幅広くカバーすることができます。個人ではなくチームで仕事をするからこそ、プロジェクト管理が活きてきます。
