アジェンダとは？
会議やニュースでよく聞くアジェンダの意味について解説します。
アジェンダの意味
アジェンダの意味は議題や協議事項、予定表などです。アジェンダの語源はagendaという英語です。会議の議題という意味でアジェンダが使われたり、協議事項という意味で政治や国際の舞台で使われたりします。
アジェンダはいつから使われるようになったか
アジェンダという言葉は、いつから日本語として使われるようになったのでしょうか？アジェンダが使われるようになったのは1992年にまでさかのぼります。1992年にブラジルの地球サミットで環境保全のためのアジェンダ21が作成され、日本でも報道されるようになりました。以降、政治や国際舞台、ビジネスの会議などでアジェンダが使われるようになったのです。
アジェンダの類語、使い方の例
アジェンダにはレジュメという類語があります。また、会議や政策の間で使われるアジェンダの使用例についても解説しますので、アジェンダの中身に対して理解を深めていきましょう。
アジェンダとレジュメの違い
アジェンダの類語にはレジュメがあります。アジェンダもレジュメも会議の場で使われるため混同してしまいがちですが、似て非なる言葉です。議題や予定表などを意味するアジェンダに対して、レジュメは要約を意味しています。両者の使い方を確認します。
アジェンダには会議の議題が書かれています。仮に研究開発の方向性を決める会議であれば、研究開発の目的、開発後の成果、スケジュール、開発に携わる参加者、予算などがアジェンダに盛り込まれています。しかし、アジェンダの各項目を決めるのは会議が始まってからなので、アジェンダには議題や予定表だけが書かれているに過ぎません。
レジュメも会議で使われますが、要約という意味ですから、例えば、「開発後の成果」に関するデータを文章でまとめたものをレジュメといいます。レジュメを元に会議で話し合い、議題内容を決めていく流れです。既に中身が決まっているものの要約がレジュメという訳です。
会議で使われるアジェンダ
会議で使われるアジェンダは、議題や予定表という意味で使われます。議題や予定表の中身は空白で、会議を通じて埋めていきます。
政策で使われるアジェンダ
政策で使われるアジェンダは、会議の議題や予定表とは違う意味で使われます。会議で議論し合うためのアジェンダというよりは、既に議論が終わり、会議の参加国、あるいは広く国際社会の行動計画・目標といった意味で使われます。
例えば、SDGsの持続可能な開発のための2030アジェンダは、2015年の国連サミットで採択された目標のことです。2030アジェンダは、2016年から2030年までの間、国際社会が共通して掲げる行動目標をいいます。2030アジェンダでは、持続可能な開発目標として17の目標を掲げました。
アジェンダを作るメリットとは？
ビジネスでアジェンダを作るとどのようなメリットがあるでしょうか？3つのポイントで解説していきましょう。
参加者に会議の論点を明確にできる
アジェンダには、会議の論点が明確になるというメリットがあります。アジェンダを用意しておけば、「今、どんな議題を議論しているのか」が明確になります。アジェンダは参加者全員で共有していますから、会議の進行と共に論点を整理したり、強調したりできるので、論点が明確になっていくのです。
時折、議論が錯綜すると議題から離れてしまいがちですが、アジェンダを参加者で共有しておけば、議題に立ち戻ることができます。議題に戻りやすいのも、会議の論点が明確になっているためですね。もし、論点が不明確な状態で会議を進行すると、時間だけが過ぎて何も決まらない…などという事態を招きがちです。
効率的な会議運営ができる
アジェンダを作っておけば、効率的な会議運営ができます。例えば、アジェンダが配布されるタイミングは会議の開始前です。会議前にアジェンダを知っておくと、参加者にとって事前の準備ができるようになります。研究開発会議の議題が明らかであれば、開発予算や研究開発がもたらす成果など、事前に議論に必要な資料を用意することができるでしょう。
アジェンダには予定表という意味もありますから、会議がダラダラと進んでしまわないように、議題ごとに予定時間を設けておけます。議題Ａは50分、Ｂは60分などと予定時間を定めておくことで、議論の収束に向けて意見の活性化を狙うことも可能です。
また、アジェンダを作成することで、会議全体の流れを参加者が把握できます。議題Ａ・Ｂ・Ｃの繋がりや、会議のゴールを目指して参加者が意見し、進行役が会議を効率的に回せます。
意見が出やすくなる
アジェンダを作成すれば参加者の意見が出やすくなります。アジェンダによって会議の論点が議題ごとに明確化されていくので、参加者の頭の中が整理されます。頭の中が整理されれば、「議題Ａにはこう言おう」「議題Ｂにはあの観点から意見してみたい」と参加者が考え、発言することに繋がっていくのです。
アジェンダは、会議の進行と共に議題内容が記述されていきます。ですから、進行役が参加者に意見を振った時でも、議題内容を目と耳で追っていけるため参加者が意見を出しやすくなる訳ですね。
アジェンダの作り方のポイント
アジェンダがどういうものか、アジェンダのメリットは何かが理解できたことと思います。最後に、アジェンダの作り方のポイントを説明していきます。アジェンダの作り方は、会議で使用する場合に限定して解説します。
会議のゴールを示す
アジェンダを作る時の最初の手順はゴールを示すこと。何のために会議をしているのか、アジェンダ作成者が理解していないとアジェンダがとてもあやふやな内容に陥ってしまいますね。ですから、アジェンダ作成のスタート地点では、会議の内容をイメージして会議のゴールを作成していきます。会議を通じて、何を意思決定するのかをゴールによって明確化させるのです。アジェンダにも、ゴールを具体的に示して下さい。
議題を整理する
会議のゴールを示した後は、いよいよ議題を整理していきましょう。会議の名目とゴールが示された後は、議題を洗い出していきます。しかし、洗い出していくと不要な議題まで取り入れてしまいがち。
つまり、「この議題も必要だ」「あの議題もないと困る」というように、何でもかんでも議題に含めてしまうのです。そこで、議題の整理が必要になります。洗い出しの後は、不要な議題は思い切って削除し必要な議題だけ残します。議題が整理されることで、会議運営も効率的に進んでいくでしょう。
時間配分を見積もる
議題が整理されたら、時間配分を見積もります。議題Ａ、Ｂ、Ｃそれぞれに適切な時間を割り当てていって下さい。ただし、見積もるというだけなので、時間配分通りに厳密に進行しなくてはならないという意味ではありません。議題にも、しっかり議論しなくてはならない議題と、確認事項程度の議題もあります。議題の重みに注意して時間配分を見積もれば十分です。
必要事項を網羅しておく
アジェンダには、時間、場所、議題、参加者などの必要事項も網羅しておきます。
会議の流れを把握した上で書く
アジェンダ作成に携わる人は、会議の流れを把握しておく必要があります。アジェンダは単なるスケジューリングではありません。会議によって意思決定してもらうための手段です。それには、会議で議論されることについて知識、経験を持っている人がアジェンダを作成することが大切。つまり、会議の流れを把握した上で、アジェンダを作成しましょう。
不明な点は第三者のチェックを受ける
アジェンダ作成を担当する人は、会議の流れを把握しなくてはなりません。しかし、もし、全ての議題についてよく理解することができない場合は、そのままにせず第三者のチェックを受けて下さい。正確な議題を作ることで、会議が円滑に進み、参加者も意見を出しやすくなるためです。
まとめ
アジェンダは、会議の議題、あるいは政策では行動計画などを意味する言葉です。アジェンダのメリットや作成ポイントを示したので、実務でのアジェンダ作成に役立てて下さい。
