“タイムマネジメント”とは、時間を有効に活用し、すべきことやタスクを効率的にこなすこと。同じ時間管理でも、スケジュール管理とはまったく別物なのです。
このタイムマネジメント力が高まれば、作業に追われることや時間のロスなどの削減が可能に。その結果、仕事や私生活での問題点が克服され、生産性の向上により利益アップに繋がります。とはいえ、「どうすればタイムマネジメント力が高められるの？」なんて悩んでしまいますよね。そこでこの記事では、タイムマネジメント力を高めるコツを、活用例と研修方法から解説していきます。
タイムマネジメント術を学ぶメリットとは
そもそもなぜタイムマネジメント術を学ぶ必要があるのでしょうか。ふつうに生活して、ふつうに仕事をこなすだけではいけないのかと、疑問に思う人も多いはず。
まずはこれからご紹介する「学ぶメリット」から、どんな有益なことが得られるのかを知っていきましょう。
時間当たりの生産性が求められる時代
時間というのは、1日に24時間と限られています。そのなかでいかに効率的にタスクが進められるかがカギなのです。
例えば毎日6時間の残業をこなし、会社から終電で帰っているとします。たしかに仕事時間は6時間増えていますが、これでは体もくたくたですよね。疲れが取れないまま朝を迎え、生産性がいいとはいえません。
しかしタイムマネジメント力を高めれば、1時間当たりにできるタスクは増え、残業することもなくなります。会社としても、残業代の削減や利益の向上など、メリットばかりなのです。
実践して分かるタイムマネジメントの重要性
「今日はあれをして、これをして……」と頭で考えていても、うまく回せないときってありませんか？その結果仕事が予定通りに進むどころか、後回しになってしまいます。それでは“いい評価”は受けられませんよね。
けれどもタイムマネジメント術を実践すれば、会社員であれば社内での評価がアップし、フリーランスであれば月の収入も増えます。評価の向上・収入の増加が見込めるのです。
タイムマネジメントを円滑に進める5つの方法
タイムマネジメントを学べば生産性が向上し、評価や収入までアップします。とはいえ、いざ実践するとなると、まず何から始めればいいのかわかりませんよね。
ということで、ここからは「タイムマネジメントを円滑に進める方法」を5つご紹介します。心掛けて行動するだけでも、時間の使い方は変わりますよ。
仕事の優先順位を決める
まずはその日にする仕事を書き出してみましょう。そのなかで、仕事を与えられた順番に動くのではなく、優先順位を決めて取りかかることが大切です。
すぐに完了できる仕事から始めがちですが、順序としては逆。重要性の高いもの・難しいことから始め、1番に時間をさきましょう。
優先順位の付け方は、「1・2・3」や「高・中・低」などでよいです。終わったタスクは削除し、次へと取りかかりましょう。
電話・メールは決まった時間に対応
電話やメールが来ると、「すぐに返事をしないといけない」という気持ちから、仕事を中断させて対応していませんか？仕事を中断させて別の作業に移ると、効率が落ちてしまいます。さらに電話・メール対応は意外と時間がかかるので、「もうこんな時間……」なんてことも。
「メールを返すのは朝1番と仕事の最後」というように、時間を決めておきましょう。電話やメールはまとめて対応すれば、作業中に手を止める必要もなくなります。
シングルタスクを心掛ける
1つの仕事をすることを「シングルタスク」、複数の仕事を並行して行うことを「マルチタスク」といいます。複数のことを行ったり来たりしながらこなせる人もいますが、多くの人はマルチタスクが苦手。すべての仕事を一気に進めようとすると、かえって効率が悪くなるのです。
仕事をするときは、必ず「シングルタスク」を心掛けましょう。1つのことに集中し、終えてから次へ移るようにすれば、時間のロスが軽減されます。
単純作業と思考作業を使い分ける
仕事には「単純作業」と「思考作業」の2種類があります。単純作業はデータ入力やメールの返信など、頭を使わないもの。一方思考作業とは、企画書の作成やプレゼンテーションの準備など、考える仕事のこと。この2つを分けて仕事をすれば、思考をストップさせずに効率的にタスクをこなせるようになるんです。
あなたにしかできない思考作業は、最初に取りかかるべきタスク。これがすべて終わってから単純作業に移ると、集中力を切らさずに仕事ができます。単純作業と思考作業を使い分けて、タイムマネジメントを行いましょう。
余裕を持ったスケジュールを立てる
スケジュールをいっぱいにしてしまうと、心にも余裕がなくなってしまいます。焦った結果生産性が落ち、仕事が後ろ倒しになることも……。会社全体に迷惑をかけるかもしれませんし、これだけは避けたいですよね。
なので、スケジュールは余裕を持って組みましょう。急な仕事が入っても受け入れられるようにすると、突然のトラブルにも対処できますし、仕事を前倒しすることだって可能です。
社員のタイムマネジメントスキルを上げる研修方法
自分だけであれば今すぐにでも改善できますが、周りを変えることは難しいもの。「タイムマネジメント力を高めましょう」と言うだけでは改善されないのが現実です。
そんなときに役立つのが「研修」です。社員のタイムマネジメントスキルを上げる研修方法をご紹介するので、ぜひ取り入れてみてくださいね。
STEP1：具体例とコツを明確に説明
人を動かすには、「自分に与えられるメリット」を提示する必要があります。ただ「効率的に動きましょう」と言うのではなく、何をすればどんなメリットがあるのかを伝えなければなりません。
まずは先ほどご紹介した具体例とコツを説明しましょう。タイムマネジメントスキルがつけば残業が減り、評価も上がること。そのためには、仕事に優先順位をつけて動くことが大切だと、具体的に教えることから始めます。
STEP2：スケジュール表を使った研修を実施
タイムマネジメントスキルをつけるには何をすればいいのか・結果何が得られるのかを説明したら、実際に研修を行います。
就業時間と仕事内容が振り分けられたスケジュール表を使って、「効率的に進める仕事の組み方」を、タイムマネジメントのコツに沿って立てていきましょう。社員に要領を掴んでもらい、普段に活かしてもらうのが目的です。
STEP3：効率化の目標設定して実践する
すべて完了したら、研修内容をいつもの業務に取り入れましょう。毎日目標設定をして、実践してもらうことが大切です。
個人で行うのではなく、グループを作るのもおすすめ。数名で目標をかかげあい、反省会を行うと、1人ひとりの意識も高まるはずです。
はじめはうまくいかない人もいるかもしれませんが、社員たちが慣れるまでアドバイスし、見守ってくださいね。タイムマネジメントの大切さを実感し、毎日続けることができれば、それはいずれ「習慣」となります。
まとめ
時間を有効に活用し、タスクを効率的にこなすことをタイムマネジメントといいます。タイムマネジメント力を高めることで仕事の効率がよくなり、生産性も向上。その結果、残業がなくなったり収入がアップしたりと、メリットばかりです。
なんだかやる気が出ないときや、「最近仕事をうまくこなせない」なんて思うときってありますよね。そんな集中力がダウンしているときにも役立つ方法なのです。限られた時間を有効活用し、仕事だけでなくプライベートも有意義なものにしてくださいね。
