人事考課とは?意味、目的は?人事評価との違いについて

制度

人事考課は多くの企業が取り入れているものです。

しかしその重要性を理解していない場合は、単に上司が部下に対して良かった点や悪かった点を伝えるだけに留まったり、部下が一方的に評価されていると感じモチベーションの低下に繋がります。

そこでこの記事では人事考課の目的や人事評価との違い、効果的な人事考課の進め方をご紹介します。

人事考課とは

人事考課とは社員の能力や成績、業務態度などを上司が評価することです。
その評価は均一な基準によってなされることが求められます。
評価結果によって、社員は昇給や昇進、異動や能力開発などの査定を受けます。

人事考課制度の運用方法


人事評価制度の運用には評価が社員にとって納得度の高いものであることが欠かせません。そのためには企業の経営戦略に基づいた評価であることや、人事考課を行う前に達成目標を社員とよく話し合うことが重要です。
また評価基準の設定理由が周知されていないことが原因で、社員が評価結果に持つこともよく起こります。
そのため、人事考課制度を運用するにあたっては評価基準の設定理由をしっかりと伝えるようにしましょう。

人事評価との違いは?

変形労働時間制の就業規則
人事考課とよく似た言葉で人事評価というものがあります。
一般的に人事評価とは上司が社員の業績や勤務態度を単純に評価することです。
対して人事考課は昇給や昇進といった人事的な査定の判断基準に重きを置いて社員を評価します。
しかし、これらの言葉に明確な違いは無く、同じような意味で用いられることが大半です。

人事考課の問題点


社員を正しく評価し、企業で活躍してもらうために人事考課は欠かせません。
しかし、運用を行う上でと問題点が思わぬ問題点が発生することがあります。
下記にその例をいくつかご紹介します。

1.社員に人事考課の目的が伝わっていない

先ほども簡単に説明しましたが、社員に人事考課の目的が正しく伝わらないことはよく見られる問題点の一つです。
この状態のまま人事考課を行ってしまうと、社員は一方的に評価されただけのような印象を受け、最悪の場合は離職に繋がってしまいます。

2.評価基準が均一でない

評価基準が均一でないと平等かつ適切な人事考課を運用することはできません。
上司の個人的な感情が評価結果に繋がってしまい、適切な人員配置や昇給が行われない恐れがあります。

3.評価者に対する教育が十分に行われていない

もし明確な評価基準が施行されていても、評価者がその基準に基づいた評価を行わないと全く意味がありません。
人間はある対象を評価する際に、顕著な特徴に全体の評価が影響する「ハロー効果」と呼ばれる認知バイアスがかかります。
そのため、しっかりと教育を受けた後でないと正しく評価するのは難しいのです。

人事考課の目的と評価項目


→評価基準の説明や目的の説明

多くの企業が導入している人事考課ですが、そもそもなぜ行う必要があるのでしょうか?
その最も大きな理由の一つとして「社員のモチベーションを維持すること」が挙げられます。
自身の業績や勤務態度が正しい評価を受け、昇給や昇進といった人事的査定に反映されると、社員はさらに良い評価を受けようとモチベーションを維持することができます。
このように適切に人事考課が行われている企業は外部からも高い評価を受けるため、優秀な人材も多く集まるようになることでしょう。
また「適切な人員配置によって利益を最大化すること」も人事考課の目的です。
適切な人事考課を行うことによって、それぞれの社員に最適なポジションを与えることが可能となります。
これによって企業の利益を最大化することができるのです。
これらが人事考課を行う主な目的です。

では、次に適切な人事考課を行うためにどのような評価基準を設けるべきか説明します。

業績考課

業績考課とは各社員に与えられた目標に対しての達成度を評価することです。
一般的に目標は年度末に面談によって決定されます。
また単に「目標に対して数値的にどれくらい達成出来たか」ということだけでなく、「目標を達成するためにどのような過程を経たか」ということも評価対象となります。
これは可視化が難しく、正しく評価が行われないと社員が不満を抱く可能性があります。そのため、目標設定の際は社員としっかりと面談した上で決定するようにしましょう。

能力考課

能力考課は業務を遂行する上で身に付けた能力を評価することです。
例えば営業成績が同じ2人の社員がいた場合、より専門性の高い難しい案件を完遂させた社員の方がより良い評価を受けるということをイメージしてもらえばわかりやすいでしょう。
能力考課を適切に行うためには、社員が行なっている業務内容を上司がしっかりと把握している必要があります。

情意考課

情意考課とは社員の勤務態度や業務に対する意欲を評価することです。
先述した業績効果と能力評価と比較して、評価者の主観に最も左右されやすい評価基準であるため、注意が必要です。
情意考課を行う際には上司が単独で評価を行わず、社員の先輩や同僚からの評価も参考にするといった工夫が必要です。

運用方法と手順


→目標設定・自己評価・上長評価・FBの流れ、h3で詳細を説明

次に人事考課の具体的な手順をご説明します。
人事考課は「目標設定」「自己評価」「上長評価」「FB」の4つの手順に分かれます。

例)目標設定

└目標設定について詳細を説明

まず一定期間に達成すべき目標を上司と面談して決定します。
期間は1年間であることが一般的です。
社員にとって納得度の高い目標でないと、パフォーマンスが最大化しない恐れがあるため、しっかりと話し合いを行う必要があります。
また話し合いを行い明確な目標を設定することによって、上司も適切な判断がしやすくなるというメリットもあります。

例)自己評価

└自己評価について詳細を説明

期間終了後は社員が目標に対しての達成度や、過程に対して自己評価を行います。
自己評価を行う際には、正確に評価を受けるように業務時に起こったエピソードを交えるなどしてより、具体的に記載すると良いでしょう。

例)上長評価

自己評価を行った後は上司が評価を行います。
この際には明確な評価基準を用いるなどして、客観的に評価を与えるよう工夫が必要です。しかし、社員が目標が達成困難な状況に陥ってしまった場合などはそれも加味して評価をしなければなりません。
よって、年間通して社員の様子をしっかりと見ることが重要です。

例)FB

最後は与えた評価を社員にフィードバックします。
単に良かった点・悪かった点を伝えるだけに留まらず、悪かった点はどのようにすれば改善できるかということも合わせて伝えるようにしましょう。
また一方的に評価を与えるだけでなく、その評価に対して社員が納得いっているかヒアリングするのも重要です。
双方向的な話し合いができるよう注力しなけばなりません。

人事考課表・人事考課シートとは?

データインテグリティーとは

人事考課表・人事考課シートとは達成すべき目標やそのほか業務中に得た能力などの自己評価を行う際に用いられるものです。
評価の明確化のために多くの企業が導入しています。
しかし、中にはどのように記載すべきかわからないという方もいらっしゃるでしょう。
そこで、下記にサンプル・例文や一般的にどのような項目があるかといったことを解説いたします。

人事考課表・人事考課シートのサンプル・例文は?

具体的な数値目標が設定されやすい職種とそうでない職種によって、例文は大きく異なります。ここでは営業職と事務職の例文をご紹介します。

・営業職の場合

「年間売り上げ目標100万円に対して、130万円の実績をあげた(目標に対して130%の達成率)」
「月ごとに新規顧客を3件獲得するという目標に対して2件ずつしか達成出来なかった。既存顧客との対応に追われ、時間を避けなかったことが原因のため、より業務を最適化したい」

・事務職の場合

「目標として設定していたケアレスミス防止に関して、業務のフローを見直しを行った。その結果、自身がミスをしやすい業務の確認ができ、業務効率の改善につながった」
「残業時間20%削減という目標に対して、業務開始前に当日行う業務をあらかじめ確認することに達成した」

人事考課表を書く際のポイントは後ほど説明いたします。

人事考課表・人事考課シートの項目は?

次に人事考課表に一般的に記載される項目に関してご説明いたします。
まず営業職でよく記載される項目をご説明します。

・営業職の場合

営業職は販売する商品の知識や営業力が求められます。下記にその項目を列挙します。

・取り扱う商品の知識
・業界知識
・競業他社と比較した場合の商品の強み
・顧客の要望をしっかりとヒアリングできているか
・重要顧客と定期的に連絡をとっているか

次に事務職の場合によく記載される項目を記載します。
・事務職の場合

事務職は業務を遂行するために理解力や行動力といった一般的な項目がよく記載されます。
・業務内容を理解して取り組んでいるか
・主体性を持って業務に取り組んでいるか
・業務を効率的に行うように計画的に取り組んでいるか
・周囲と協力して業務を遂行しているか

人事考課表・人事考課シートの書き方は?

最後に人事考課表を書く際のポイントを営業職と事務職に関してそれぞれご説明します。

・営業職の場合

営業職は大半の場合、目標が売り上げなど数値的なものになります。
そのため、目標に対して何%達成することができたか、しっかりと数字を記載する必要があります。
加えて、達成するために用いた手法や実際に用いた結果などを具体的に記載するとよりわかりやすい内容となるでしょう。

・事務職の場合

事務職は掲げた目標に対してどのような方法を用いたかということをしっかりと記載する必要があります。
単に「業務を改善した」「目標を達成した」と記載しても、評価される内容とは言えません。
具体的な改善方法や達成方法を明確に記載するようにしましょう。

人事考課面談とは

マネジメント力はマネージャーに必須の能力

人事考課面談とは設定した目標に対するフィードバックを行うとともに、社員の要望や将来の展望を聞くことです。
業務の改善点を伝えるとともに、社員のニーズを把握しそれに合わせたアドバイスを与えることができます。
しっかりと要望を聞くことは社員のモチベーション維持にもつながるため、人事考課を行う上で人事考課面談は欠かすことないものです。

人事考課面談の進め方

人事考課を円滑に進めるためにはまず社員に自己評価の説明をさせます。
そしてそれに対してフィードバックを行います。
この際にはしっかりとフィードバック内容の理由を説明しましょう。
理由を説明することによって社員の納得度を高めることが可能です。
そして今後どのような展望を持っているかヒアリングをし、それに対してアドバイスを行います。
納得度の高いフィードバックに加えて、今後どのような働き方をすれば良いかまで理解できれば、社員は高いモチベーションを持って業務を行うようになるでしょう。

人事考課面談でよくある質問項目

社員のモチベーション維持につながる人事考課面談。
ここでは効果的な面談を行うために有効な質問項目をご紹介いたします。

・目標達成のためにどのようなアクションを起こしたか
・アクションの中で最も効果的なものは何か
・アクションの中で最も効果的でなかったものは何か
・今後のキャリアパスはどのようなものを考えているか
・そのために自分が足りないと感じているスキルは何か

いずれも納得度の高いフィードバックを及び、社員のニーズに応えるために重要な質問項目です。ぜひご参考ください。

まとめ

ノンバーバルコミュニケーションの具体例

人事考課は社員のモチベーションを維持することや適切な人員配置によって企業の売り上げを最大化するために重要な働きをします。
もし今現在、人事考課が上手くいっていないと感じたり、見直しを行っている場合はご参考いただけますと幸いです。