バックオフィスとは?職種や業務効率化する方法・メリットを紹介!

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バックオフィスとは間接部門のことを指します。バックオフィスは営業部やマーケティング部と異なり売上・利益に直接貢献しないため、業務効率化が求められます。どのようにバックオフィスを業務効率化したら良いのか?業務効率化のメリットとは?そしてバックオフィスの職種について紹介します。

バックオフィスとは?

バックオフィスとは?
バックオフィスとは間接部門のことを指します。顧客と直接関わらないために売上や利益には直接関与しません。バックオフィスの対義語であるフロントオフィスについても説明します。

バックオフィスとは間接部門のこと

バックオフィスとは間接部門のこと。売上・利益に直接関与しないために間接部門と呼ばれています。売上に直接関与するのが直接部門で、直接部門をサポートするのが間接部門ということになります。直接部門は売上や利益に直接関与するため目標を数値化しやすいですが、間接部門は定性的な目標になりがちです。目標が数値化しがたい点は、間接部門の業務効率化に関わってくる部分です。

フロントオフィスとの違い

フロントオフィスはバックオフィスの対義語です。つまりフロントオフィスは、営業やコールセンター等の顧客と接する部門を言います。

バックオフィスの職種例と役割

バックオフィスの職種例と役割
バックオフィスにはどんな職種があるでしょうか。代表的な職種例として人事、経理・財務、IT、法務部門の役割について説明します。

人事部門

人事部門は人材に関するあらゆる業務を担う部門です。人材の採用から退職まで人事部門が社員をサポートします。人材の採用・育成・給与計算・社会保険・人事制度・退職手続き等の業務を行います。人的資源は経営資源の中でも重要な資源ですから経営者にとっても人事部門は重要なセクションであり、経営者の右腕としての戦略人事という新しい人事のあり方も注目されてきています。

経理・財務部門

経理・財務部門は経営資源の1つである金を管理する部門です。経理は財務諸表・貸借対照表等の資料作成の他、伝票作成や帳簿の処理等の入出金についての管理の担い手です。財務も金を管理しますが、企業が資金不足にならないように資金調達したり企業の金の流れを分析したりして企業全体の金の流れを管理しています。

IT部門

IT部門はITを用いて情報システムを導入・運用して企業の業務効率化やイノベーションの促進を担います。AIやロボット、IoT等の発展により企業におけるIT部門の重要性はますます増していきます。

法務部門

法務部門はM&A等の商取引や契約関係の業務を担います。その他、労使間トラブルの対応やコンプライアンスを管理します。

バックオフィスの業務効率化が求められる背景

バックオフィスの業務効率化が求められる背景
バックオフィスには様々な職種があり、これらは企業運営にとってなくてはならない業務を務めています。ただしバックオフィスは売上・利益に直接関与しないのでお金を生み出す訳ではありませんから、業務効率化を推進する必要があります。

ビジネスを取り巻く環境の変化

右肩上がりで経済成長が順調に推移していた時代は去り、企業はコスト削減と高い付加価値を追求した筋肉質な体力を身に付けなくては生き残っていけません。そのためにも売上・利益に直接関与しないバックオフィスは業務効率化を求められることになります。

バックオフィス部門の多能化

バックオフィスに業務効率化が求められる背景として、バックオフィス部門の多能化も挙げられます。バックオフィス部門は直接部門をサポートする役目がありますので、直接部門の働きが業績に強く貢献できるような仕組み・運用づくりを担います。

そのためには、バックオフィスの仕事は属人的ではなく多能化することで、バックオフィス部門の底上げすることが必要となります。全体が底上げされることによって仕組み・運用づくりに多数のメンバーが知恵を出し合い、総力を結集することができるようになっていきます。

バックオフィスを業務効率化するメリット

バックオフィスを業務効率化するメリット
バックオフィスを業務効率化することで得られるメリットを3つ紹介します。

コスト削減

業務の無駄を省いたり自動化したり、あるいはアウトソーシングできるものは外注化することで業務効率化が推進されます。それらの取り組みによってバックオフィスの人件費(コスト)が低下していきます。業務効率化の目的としてコスト削減がありますが、切り詰めることが目的ではありません。むしろバックオフィスが本来注力すべき仕事に時間を集中できるようにすることです。

業務効率化を通じてコスト削減に努めれば、直接部門をサポートする仕組み・運用づくりにこそバックオフィスが多くの時間を割けるようになります。

生産性向上

バックオフィスが業務効率化を推進していけば、少ない労働時間(労働投入量)で質量共に高いアウトプット(付加価値)を提供することができるようになります。すなわち、生産性を向上させることができる訳です。バックオフィスとしてどうやって付加価値を高めていけば良いのか、試行錯誤を繰り返して生産性向上に繋げることができる訳ですね。

尚、バックオフィスは人事、経理・財務、IT、法務部門等があることを紹介しましたが、これらの職種に経営者が求める成果のレベルは高度化しつつあります。人事でいえば戦略人事であったり、IT部門でいえば情報技術を用いたイノベーティブな製品を生み出すための情報システムを作り上げることであったりします。生産性が向上するからこそできることです。

多様な働き方の推進

政府の働き方改革の推進により、労働者に多様な働き方を推進することが企業には求められています。バックオフィスも例外ではなく、業務効率化を進めることで在宅でできる仕事が増えたり、短い労働時間でも十分な成果を上げることができたりします。これまでの男性中心の働かせ方ではなく、性別・年齢・国籍等を問わずに多様な人材に活躍してもらうことのきっかけとなり得ます。

バックオフィスを業務効率化するには?

バックオフィスを業務効率化するには?
バックオフィスを業務効率化するにはどういった方法があるでしょうか?クラウドサービス、アウトソーシングサービス、専門家への相談の3つに分けて説明します。

クラウドサービスの活用

クラウドサービスは、ネットワークを通じていつでもどこでもデータを保存・アップロードできるサービスのこと。労働者がクラウドサービスを利用すれば、会社で行っていた仕事を在宅や新幹線の中でも継続することができるので業務効率化に繋がります。クラウドサービスには、SaaS、PaaS、IaaSの種類があります。

アウトソーシングサービスの活用

定常的なルーティン作業をアウトソーシングすることでも、業務効率化に繋がります。例えば人事部門においては勤怠管理や給与計算のような毎月のルーティン作業があります。これらの仕事は労働者の給与を支払うために存在するので極めて重要でありながら、ルーティン作業でありしかも業務量が多い仕事です。

このように業務量が多いルーティン作業についてはアウトソーシングサービスを利用して外注化すれば業務効率化に繋がります。

専門家への相談

バックオフィス部門にスペシャリストが育っていない場合は、無理に自社内で業務を完結する必要はありません。専門家に相談すれば良いですし、むしろ専門家に相談した方が労働時間を削減できて業務効率化に繋がります。専門家には、弁護士・公認会計士・税理士のような有資格者の他、経営コンサルタント等がいます。

また、専門家は、自社内では得られない知見を有していますので、専門家を経た方が質の高いアウトプットに繋がることがあります。

まとめ

バックオフィスのまとめ
バックオフィスは間接部門のことであり、売上・利益に直接関与しません。それだけに業務効率化を求められますが、経営者から期待される成果レベルが高いために、質の高いアウトプットを出していくニーズもあります。そのために業務効率化するための方法についても紹介しました。