【労務担当者は必見】代休の正しい知識とは?有休・振休との違いや取得期限について解説

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代休(代理休暇)とは、休日出勤した日数を本来の就労日に振り分けられる制度のことです。

従業員はもちろん、社員の勤怠を管理する側の人間も、どんな条件で代休を使用できるのかを知っておく必要があるでしょう。

今回は代休の使い方や注意点、振替休日・有給休暇との違いなどについて詳しく解説していきます。

代休の基礎知識を学ぼう

代休とは?

代休制度は法律で明確に定義されているわけではないので、取得方法は会社によって異なるのが特徴です。

また、代休と似たような制度では、有給休暇振替休日などがあり、それぞれ範囲・取得条件などが微妙に異なっているのが特徴です。

ジョブくん
まずはこれらの違いを分かりやすく解説していきます。

代休と有給休暇の違いは?

代休と似ている休暇制度として有名なのが「有給休暇」。まずは代休と有給休暇の違いを簡潔に説明します。

有給休暇は、労働基準法に定められた休暇制度であり、勤続年数によって付与日数が決まっています。

対する代休も有給休暇であることには変わりないですが、休日の振り替えにあたるため、付与日数に明確な制限がありません。

また、有給扱いなので賃金が減額されることはありません。

代休と振替休日の違いは?

労務担当者が迷ってしまうのが代休と振替休日(振休)の違いでしょう。

休日出勤に大して、通常の労働日を休日にするという特性はどちらも同じ。

両者の違いは休日に割り振る日を前に決めるか、あとに決めるか、という申請タイミングに違いにあります。

  • 代休…休日出勤後に任意の日程を指定して申請する。
  • 振休…事前に振替休日の日程を指定して申請する。
ジョブくん
違いはこれだけではなく、賃金の扱い方にも違いが生じます。

代休と振休における賃金の扱いについて

代休と振休における賃金の扱いについて

代休と振休には賃金の扱いにも違いがあります。ポイントとなるのは、割増賃金が発生するか、しないかという基準です。

振休には割増賃金が発生しない

振休には原則として割増賃金が発生しません。予め労働日を休日に振り替えるだけなので、割増賃金が発生しないという解釈です。

労働日と休日を入れ替えたに過ぎないため、割増賃金の問題は生じないということになります。

代休には割増賃金が発生する

一方で代休の場合は、休日出勤に対して割増賃金の支払いが必要になります。

休日出勤した日が法定休日だった場合は、休日出勤手当として35%の割増賃金が、法定外休日だった場合でも通常残業として25%の割増賃金の支払いが必要となります。

「休日出勤をした」という事実のあとに休日を決めるため、割増賃金の支払いが必要という解釈です。

代休と振休の賃金の計算方法

代休と振休の賃金の計算方法

代休と振休の賃金の計算方法について、事例を交えて具体的に解説します。

代休と振休の計算方法の違い

まずは代休の賃金計算から確認していきます。代休には割増賃金の支払いが必要でしたが、法定外休日か、法定休日かによって計算方法が変わります。

休日出勤した日が法定外休日だった場合、その労働時間については40週を超えていれば通常残業として25%の割増賃金が発生します。

休日出勤した日が法定休日だった場合、その労働時間については35%の割増賃金の支払いが必要となります。

それに対して振休の場合は割増賃金の支払いは原則として不要です。

【例】土曜日が法定休日であり、日曜日が法定外休日の企業を例に取って代休には割増賃金の計算方法を考えてみましょう。

土曜日に7時間働いた人には7時間分の休日出勤手当を支払う必要があります。日曜日に7時間働いた人には、休日出勤手当ではなく25%の割増賃金の支払いが必要ということです。

ジョブくん
労働者が働いた休日が法定外休日か否かを確認することが大切です。

振休も週を超えたら割増賃金が発生する

振休は原則として割増賃金の支払いが不要ですので、計算が楽だと思うかもしれません。ただし振休でも、割増賃金の支払いが発生する場合があります。

それは、週を超えた後に振休を取得した場合(週の所定労働時間を40時間とする)です。

このケースでは、休日出勤した労働時間については週40時間を超えるために割増賃金の支払いが必要となります。

原則として振休に割増賃金の支払いが不要でも、週40時間を超えているか否かを確認して割増賃金の支払いの可否を決定するのが良いでしょう。

ジョブくん
労務担当者の視点で考えると、労働者が振休を取得したからといって機械的に割増賃金の支払いが不要だと考えないほうが良さそうですね。

代休の取得には期限がある?

代休の取得には期限がある?

代休は休日出勤の事後に取得できるのですが、取得期限はあるでしょうか。代休の取得期限について解説します。

代休には法律上の取得期限がない

代休はいつ取得したら良いでしょうか。代休には法律上の取得期限はありません。

従って、「休日出勤したが業務が繁忙で代休が取れない」場合であっても、翌月や翌々月に代休を取得しても問題はないことになります。

ただし、本来労働者が休日に労働することは例外的な働き方であるという自覚は持つべきです。

企業が代休という仕組みで休日出勤の事後に休日を取らせるのですから、労働者が代休を取得できる労働環境を整えることは、会社が責任を持って取り組むべき責務と言えるでしょう。

取得期限を就業規則に定めるケースが多い

代休には法律上の取得期限がないので、それによって労務管理が煩雑になることも考えられます。

また、取得期限がないことは、休日出勤した労働者に対しての配慮不足になるケースも発生しやすくなります。従って代休については、取得期限を含めて就業規則に明記することが必要なのです。

法律で代休が定められていないからこそ、代休について就業規則に定めるべきです。例えば代休は休日出勤した日から起算して6か月以内に取得することを定めておけば、職場が労働者に代休を取得するよう指示することを促せますよね?

加えて、労働者が6か月を超えて代休取得を申請したとしても、就業規則に定めておけばその日は代休ではなく有休を取得させることができ、無用な労使間トラブルを防止できます。

代休に関して会社側が注意するべきポイント

代休にまつわる会社が気を付けるべきこと

代休制度に関して、会社側が注意すべきポイントを解説します。

代休の強制取得は可能か?

休日出勤したにもかかわらず、労働日に代休を取得しない労働者がいた場合、その人に代休を取得するよう強制することはできるでしょうか。

そのケースで言えば代休の強制取得は不可能ですが、企業の安全配慮義務において労働者の心身の健康を保つために休日を取得することを勧めることはできます。

就業規則に代休についての明記がない場合には、代休の強制取得は不可能です。そもそも代休は法律上の定めがないので、代休を取得させたいなら取得期限と共に就業規則に明記する必要があります。

代休を取得できない労働者にどう対応する?

代休を取得できない労働者については、前述の通り労働者の心身の健康に配慮するために休ませるべきです。

なお心身の健康に配慮するという目的なら、2019年4月より始まった有給休暇を計画的に5日間取得させることでも、労働者に配慮することができます。

また、代休を取得しない労働者が散見されるような企業においては、就業規則に「代休を取得する場合は、上司に代休を取得する日を申告すること」と定めておきましょう。

そうすれば、休日出勤した際に代休を取得する日を確実に決められるので、代休の取得率は上昇すると見込めます。

それでも代休の取得率が上昇しない職場は、仕事のローテーションや業務効率化を図る等して労働者に休んでもらう仕組みづくりをしてみましょう。

代休の正しい知識を活用しよう

代休のまとめ

代休には休日出勤した後に事後的に取得できる休日という意味がありました。また、人事労務の観点では代休を取得した時の休日出勤分の労働時間には割増賃金の支払いが必要となります。代休には法律上の定めがないために、取得期限と併せて就業規則に明記した方が良いことも重要です。