タスク管理とは？活用するメリット・具体的な方法・うまく進めるためのポイントを紹介

2021 1/10

2020年4月21日 2021年1月10日

次から次へと舞い込んでくる仕事に対して、あなたは優先順位をつけているでしょうか？優先順位をつけて仕事を終わらせるために必要な管理方法として、タスク管理があります。タスク管理を行うことで、日々の業務や緊急性・重要性の高い仕事に対して優先順位をつけられるようになります。タスク管理を活用するメリットや具体的な方法について解説します。

タスク管理とは？

タスク管理とは、優先順位をつけて仕事を終わらせるために必要な管理方法を言います。

タスク管理の意味と目的

タスク管理の意味は、仕事に計画性を持たせ、計画通りに仕事を終わらせること。タスク管理の目的は以下の3つに集約されます。

・仕事の優先順位をつける
・進捗状況を可視化する
・計画通りに仕事を終わらせる

仕事の優先順位をつけるだけではタスク管理とは言えません。優先順位をつけて計画した仕事を、効率的に完了させていくこともタスク管理の目的なのです。

なぜタスク管理は重要なのか？

なぜタスク管理はビジネスにおいて重要なのでしょうか？それは、ビジネスパーソンを巡る仕事が複雑で多岐にわたっており、割り振られた仕事を効率的かつ生産的に行う必要があるからです。割り振られた仕事を1から行うのではなく、優先順位をつけて作業することで、効率的・生産的に仕事を進めることができます。

ビジネスでタスク管理が求められる理由

ビジネスでタスク管理が求められる理由として、3点ご紹介します。

計画通りに業務を進捗させるため

どんな仕事にも納期があり、仕事の成果レベルもあります。納期と成果レベルを満たすためには、仕事の優先順位をつけ、計画通りに業務を進捗させる必要があります。タスク管理を行えば進捗状況が可視化されるので、計画的な業務進捗を図ることが可能です。

突発性の高い業務に対応できるようにするため

日常の業務遂行の中で、緊急事態に遭遇することがあるでしょう。ただし、緊急事態にかかりきりになって、日常業務をおろそかにする訳にはいきませんよね。突発性の高い業務に対応できるようにするためにも、タスク管理が必要となるのです。緊急事態が発生した時は、日常業務を含めて仕事の計画性を見直します。それにより、日常業務も突発性の高い業務も両方、完了させることができます。

ITツールの活用により「できること」が増えたため

ITツールが発展し、ビジネスパーソンが「できること」が増えたことも、タスク管理が求められる理由です。iPadを使ってプレゼンするようになれば資料作りの作業が増えますし、SNSの発展のために消費者の発信力を意識したマーケティングを工夫しなくてはなりません。既存のやり方を踏襲するだけでは仕事が回らなくなったので、ビジネスパーソンのできることが増えていっています。タスク管理を行い、計画的に仕事を進めていく必要があるのです。

タスク管理を活用するメリット

タスク管理を活用すると、どんなメリットがあるでしょうか？4つ紹介します。

業務の優先順位をつけやすくなる

日々の業務において、目の前の仕事から手をつけたり、あるいは難易度が高い仕事から着手したりと、仕事の進め方は個人によって異なります。手始めにやるべきは、緊急性が高く重要性が高い仕事から。タスク管理を活用することで、業務の優先順位をつけやすくなり、緊急性が高く重要性が高い仕事を漏らさずこなすことができます。

管理職がマネジメントをやりやすくなる

管理職がマネジメントをやりやすくなることもタスク管理のメリット。部下にタスク管理をさせておき、それを管理職が共有すればどれくらい業務が進捗しているか分かります。業務進捗が思うように進んでいなければ管理職が指導して、軌道修正をかけることができるでしょう。また、管理職・部下が双方にタスク管理することで、部下に対して役割を配分することも可能になるので、マネジメントがやりやすくなるのですね。

部下・後輩に権限委譲できるようになる

タスク管理によって部下や後輩の仕事の達成能力が分かるようになります。例えば、半年前には1か月かかった仕事が現在では2週間でできるようになったことが分かったとします。そうすれば、上司は部下に対して自分の持っているレベルの高い仕事を任せようと思います。タスク管理により、部下・後輩に権限委譲できるようになるのです。

顧客満足度を高められる

タスク管理を活用すれば、顧客満足度を高めることにも繋がります。顧客が要求する前に資料を提示したり、顧客が満足する提案書を早めに提案したりすれば顧客は満足します。タスク管理によって、効率的に業務を進めることで顧客から信頼されるようになる訳です。

タスク管理の具体的な方法

タスク管理はどのように行えば良いでしょうか？具体的な方法をいくつか紹介します。

紙とペンを使うタスク管理

紙とペンを使うタスク管理は、オーソドックスなタスク管理の手法です。ポストイットに今日やることを書いておき、優先順位が高いものからこなしていくやり方です。

エクセルを使うタスク管理

エクセルを使うタスク管理としては、ガントチャートがあります。横向きの棒グラフを使うもので、進捗状況が可視化できます。やるべきことを洗い出しておき、優先順位ごとに並べます。納期も記述できるので効率的な作業を可能にします。エクセルなので修正が容易なのもポイント。突発性の高い業務が起こった時も計画の見直しが簡単にできます。

メールを使うタスク管理

メールを使うタスク管理は、エクセルとの合わせ技で使うタスク管理です。エクセルで作っていても、進捗状況を見られるのが自分だけでは組織の生産性が高まりませんよね。でも、メールでエクセルを配信すればメンバーが共有できるので、進捗状況をお互いに理解できるようになります。メールなら、相手に軌道修正を促す時もメールを書くだけで可能になるのもメリットの1つです。

ツールを使うタスク管理

ツールを使うタスク管理もあります。これはツールを使うメンバーが常に業務の計画や進捗状況を見られるものです。いつ、どんな時でも見られるので、進捗状況がリアルタイムで見られますし、メールで配信する手間が省けます。

タスク管理をうまく進めるためのポイント

タスク管理の具体的な方法を紹介しました。しかし、どれだけ便利なものも使う人によって効率的にも、非効率的にもなり得ます。タスク管理をうまく進めるためのポイントをフローで紹介していきます。

やるべきことを書き出す

タスク管理では、やるべきことを書き出すことからスタートします。いきなり計画を立てても、やるべきことが洗い出されていなくては仕事の成果は低いです。また、仕事をスタートしてからやることに気付いては、進捗状況によっては納期を守れないかもしれませんよね。ですから、タスク管理のスタートとしてはやるべきことを洗い出すことが先決です。