顛末書とは？意味・書き方・作成例・始末書との違いを解説

2023年1月30日

顛末書とは、事件や事故、トラブルが起きたときに社内や社外に経緯や状況を報告する文書のこと。なぜ事件や事故が起きたのかを明らかにし、再発防止に繋げる目的があります。顛末書と始末書との違い、顛末書の意味・書き方・作成例を解説します。

顛末書とは？始末書との違い

顛末書の意味、始末書とはどう違うのかを確認します。

顛末書の意味

顛末書は事件や事故、トラブルが起きたときに社内や社外に経緯や状況を報告する文書を意味する言葉です。

読み方は「てんまつしょ」です。事件や事故などが起こったとき、原因は何か、いつ起こったのか、どのようにして起こったのかという事情を書いて報告します。顛末書によって問題を突き止め、再発防止に繋げる目的があります。

始末書との違い

顛末書とよく似たビジネス文書に始末書があります。始末書の意味と両者の違いを確認しましょう。始末書も顛末書も、何らかの事件や事故、トラブルが起こったときに書く文書です。

顛末書が「経緯や発生源、状況」などを詳しく書くことに対して、始末書は反省文としての意味合いが強いビジネス文書になります。問題の原因や状況を書きつつも、始末書で求められるのは「会社に対する反省の気持ちを表す」ことです。

なお始末書は反省の色合いが強いことから、従業員の処分を決定するために用いられることがあります。社外向けとして始末書を書くケースは少ないといえます。

顛末書と始末書のどちらが重いのか？

顛末書と始末書のどちらが重いでしょうか？ビジネス文書として、両者の重さに違いはありません。ただ、顛末書は社外に向けても使われますし、社長や役員まで報告されることもあるので、内容や報告先によっては顛末書の方が重みがあるといえます。

社内向けか社外向けか

顛末書は社内にも社外にも使うことができます。一方、始末書は社内向けに使われることが多いです。社外向けに反省文の色合いがあるビジネス文書を出すときは、詫び状や謝罪文を出します。

顛末書の書き方

顛末書には書くべき項目や押さえておくべき書き方があります。書き方を確認しましょう。

顛末書に書くべき項目

顛末書に書くべき項目は社内のルールで決まっていることが多いでしょう。顛末書に盛り込んでおかないといけないのは、次の項目になります。書くべき項目は5W1Hの観点です。

・いつ、何が、どこで、なぜ起こったのか
・被害、損害、問題の程度はどのくらいか
・どう対応したか
・再発防止策

客観的な書き方を心掛ける

顛末書はできるだけ客観的に書いて下さい。作成者の感情や主観が入ると、事の経緯やいきさつを読み手に正しく知らせることができません。5W1Hの観点で客観的にまとめて下さい。

顛末書を書くときの注意点とは？

顛末書を書くときにはどんな点に注意したら良いでしょうか？注意点を確認します。

事実や経緯を正直に書く

顛末書では事件や事故、トラブルの事実や経緯を正直に書きます。事実や経緯が明らかになるのを避けたい気持ちになりますが、隠してしまうと事のいきさつが分かりません。顛末書は事件や事故、トラブルが起きたときに社内や社外に経緯や状況を報告する文書ですから、偽らずに正直に書いていくことが大切です。

また、顛末書では正確に書くことにも気を配ります。顛末書には問題を突き止め、再発防止に繋げる目的があります。ですから、5W1Hに沿って事のいきさつを正確に書いて原因究明と再発防止の目的を果たしましょう。

反省の気持ちを文書に載せる

顛末書は、始末書ほど反省の気持ちを載せる必要はありません。しかし事件や事故を起こした自分の行いをいましめるためにも、顛末書には反省の気持ちを書いて下さい。

ビジネスマナーを配慮して書く

顛末書はビジネス文書ですから、ビジネスマナーを守って書くことに配慮します。敬語の使い方、文章の構成、分かりやすい内容かどうかに気を配って書いて下さい。また、顛末書のフォーマットが社内にある場合は、フォーマットのルールに従って書きましょう。

顛末書を出すタイミングに気をつける

顛末書を出すタイミングに気をつけて下さい。顛末書は事態が始まってから終わりまでのいきさつ、そして再発防止策まで書いていきます。ですから、事態が収まっていないのに顛末書を書いてはいけないのです。事態が収まった後に速やかに顛末書を提出するのが適確なタイミングといえます。

必ずしも手書きでなくても良い

顛末書を手書きで書くか否かは、社内ルールに沿って下さい。社内で何もルールが設けられていないときは、手書きではなくパソコンで書いて構いません。顛末書は正確に書くことが大切です。図やグラフを使って経緯を説明することもあるでしょう。特にルールがなければパソコンで顛末書を書きます。

顛末書の作成例

顛末書の作成例（構成）を紹介しますので、どのように書いていったら良いか参考にして下さい。

交通事故

交通事故を起こしたときに、顛末書に書くべき項目と事故の作成例（構成）を見ていきましょう。

・事故発生日：9月1日（日）午前10：09
・事故発生の経緯：私有車で〇×交差点を左折中、横断歩道から飛び出してきた高齢者をはねた。
・事故が起こった原因：横断歩道が赤信号だったので高齢者が道路に飛び出さないと思い込み、前方不注意により事故を起こした。
・損害の程度：当方は物損、人身傷害共になし。相手は全治10日間のケガ。
・対応状況：救急車と警察を呼び、病院まで付き添った。
・再発防止策：最寄りの自動車学校で安全運転講習を受け、会社と上司に内容を報告する。また、上司と共に安全運転動画を見て安全運転に努める。

以上の作成例から分かるように、事故発生の経緯では場所や営業車か私有車なども明記します。交通事故はマスコミに報道されることもあるので、被害者へのケアや再発防止策に注力して下さい。

社外向けの作成例

続いて、社外向けの顛末書の作成例です。社外に対して事件や事故、トラブルを起こすと会社の信用問題に関わります。二度と事件や事故を起こさないためにも、再発防止策として顛末書を書きます。社外向けとして、納品ミスした際の顛末書に書くべき項目と作成例（構成）を紹介します。

・問題発生日：8月30日（金）9：00
・事故発生の経緯：顧客A社の問い合わせにより、部品Xを150個納品すべきところ100個しか納品していなかったことが発覚。その後、当社から顧客B社に問い合わせたところ、部品Xを100個納品すべきところ150個も納品していた。
・問題が起こった原因：注文書の確認ミスにより、A社とB社を混同した。
・問題の程度：B社は既に生産ラインに入っており、A社・B社の納品物を交換することができない。
・対応状況：A社には在庫の部品Xを50個納品したが、「同じミスをしたら契約を取り消す」といわれた。
・再発防止策：2人体制で伝票の確認するようルールを変更する。

顛末書を書かなくて済むためには？

顛末書はできれば書きたくないものです。会社として、事件や事故、トラブルを従業員に起こさないためにはどうしたら良いでしょうか？

法律や社内ルールの順守

事件や事故、トラブルが起こる理由の1つに、法律や社内ルールを守っていないことが挙げられます。「前方不注意で事故を起こす」「伝票を確認せずに納品する」のは、いずれも法律・社内ルールさえ守れば防げたことです。会社は、従業員に対してコンプライアンスや社内ルールの徹底を訴え、必要に応じて研修を行います。