社会人になるとビジネスメールを書く機会が増えます。ビジネスメールには書き方の基本やマナーがあります。最初は難しく感じられますが、慣れていけばスムーズにメールを書けるようになるでしょう。ビジネスメールの基本的な書き方や基本マナー、メール作成のポイントの他、例文を紹介します。
ビジネスメールの基本的な書き方
ビジネスメールでは書き方の基本があります。自分なりのやり方で書く前に、まずは基本を踏まえて作成するようにしましょう。
メールの型
ビジネスメールを書くときの基本的な型を説明します。件名・宛名・書き出し・締めの言葉・メール署名のどれも抜け落ちないよう、1つひとつ押さえていって下さい。
件名
メールの件名は分かりやすく書くことが基本です。
例えば会議のアナウンスをするとき「営業会議」という件名では、何を表しているメールか分かりません。「営業会議のご案内」というように、件名を読むだけで相手が理解できる内容にしましょう。
件名を分かりやすく書いておけば、相手は、メール本文に何が書かれているかを予測して読むことができます。また、件名はくどくどと書かず端的に書くように心がけます。
宛名
宛名を書くときに必要なのは社名・部署名・役職名・相手の氏名の4点です。宛名は1名だけでなく複数人を宛名にすることもあります。特に他社宛てに送るときは手元の名刺を確認して、正確に宛名を書くように注意して下さい。
また、役職名に様をつけると二重敬語になりマナー違反となります。「〇〇課長様」ではなく「○○課長」「課長 ○○様」という宛名が正しい書き方です。
書き出し
メールの書き出しは、相手が社外か社内かによって異なります。社外の相手なら「いつも大変お世話になっております」「大変お世話になっております」と書いていきます。
顧客に対しては時候の挨拶を書くと丁寧な印象を与えます。社内の相手には「お疲れ様です」が無難です。書き出しの後は本文を書いていきます。
締めの言葉
メールの本文を書いた後は締めの言葉を書いて、メールを終えます。締めの言葉には「よろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願い申し上げます」などがあります。
用件だけを述べてメールを終えてしまうとぶっきらぼうな印象になってしまいます。メールでは自分の顔を見せられませんから、相手に好印象を持たれるよう締めの言葉を使って工夫して下さい。
メール署名
メールの最後には署名を入れましょう。署名は名刺代わりになるため、正確な情報を入力します。メールソフトの設定によっては、自動でメール署名が付くことがありますが、最初に入力した情報が誤っているといつまでも偽りの情報を相手に伝えてしまうことに。メール署名の正確な情報設定に気をつけましょう。
TOやCCの使い方
メールではTOやCCの意味を理解して使います。TOは、メールを送るときにメインとなる相手のメールアドレスを入れます。CCには、メールを共有したい相手のメールアドレスを入れて下さい。
例えば営業が顧客にメールを送るとき、顧客の担当者とその上司に対してメールする際は、TOに担当者、CCに担当者の上司のメールアドレスを入れるのです。
ビジネスメールの基本マナー
ビジネスメールにもマナーは必要です。メール作成の基本マナーを確認します。
分かりやすい文章で書く
ビジネスメールでは分かりやすい文章・書式で書くことがマナーです。相手が読んだときに「違う意味に取れる」「文章量が多くて要点が分からない」ことがないよう、シンプルな文章で書くようにしましょう。
緊急の要件ではメールを使わない
メールは相手がすぐに読んでくれるとは限りません。会議や出張、あるいは仕事に集中しているときなど、相手がメールを読めない状況にいることもあります。ですから、緊急の要件ではメールを使わず電話を使うようにしましょう。
また、場合によってはメールと電話を併用することもポイント。メールや添付ファイルを送っただけでは分かりづらい内容を電話で補足すると、相手の理解度をアップさせることができます。
ビジネスメールのポイント
ビジネスメールの基本やマナーについて確認してきました。次はビジネスメールを作成するときのポイントを確認します。ポイントを押さえてメールを作成することで、相手に配慮してメールを送れるようになります。
返信のタイミング
メールを受け取ったら、1営業日以内に返信しましょう。日中に受け取ったメールには当日中、終業間際に受け取ったメールでも翌営業日以内には返信するようにします。
返信のタイミングが遅くなるほど相手は不安に駆られてしまいます。余計な心配を抱かせないよう、1営業日以内に返信することを心がけます。
添付ファイルへの配慮
メールにファイルを添付するときは、ウィルスチェックを行います。また、容量が大き過ぎるファイルは相手が受け取れないこともあるので、容量を確認しておき、大きいファイルを送るときは圧縮して送りましょう。
誤字脱字のチェック
メールを送る前には誤字脱字をチェックしましょう。時間をかけてメールを書いても、つい誤字脱字が入り込んでしまうものです。誤字脱字があるとマナーができていないと思われてしまうので、チェックした上で送信して下さい。
ビジネスメールの例文
最後にビジネスメールの例文を紹介します。メールを適切に書くときの参考にして下さい。
お礼をするときのビジネスメール
件名：打ち合わせのお礼（株式会社◎◎システムズ）
株式会社○○ 人事部 労務課 山中様 いつも大変お世話になっております。
株式会社◎◎システムズの鈴木でございます。
本日は貴重なお時間を頂きましてありがとうございました。
山中様から現状の給与システムの課題を伺うことができ、大変参考になりました。
お打ち合わせでご要望のありました弊社製品の導入スケジュールにつきまして、資料を添付致しました。
ご査収の程お願い申し上げます。
ご不明な点がございましたらご連絡下さい。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
依頼するときのビジネスメール
件名：見積書作成のお願い 株式会社◎◎システムズ 営業部
鈴木様 大変お世話になっております。
株式会社○○の山中です。
先日、貴社にご提案頂いた製品「勤怠管理システム」について、是非お見積りを頂きたく連絡致しました。
ついては、本メールの返信にて見積書を送付頂きたくお願い致します。
ご多忙の折恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い致します。
メール署名
謝るときのビジネスメール
件名：見積書誤送信のお詫び（株式会社◎◎システムズ）
株式会社○○
人事部 労務課
山中様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◎◎システムズの鈴木でございます。
先ほどメールでお送りした見積書につきまして、この度は金額が誤っており誠に申しわけございませんでした。
私の注意不足で、値引き前の見積書をお送りしてしまいました。
改めて、正式な金額の見積書をメールにてお送り致しました。
この度は貴社に混乱を招いたことを深く反省しております。
メールを送る際には、メール本文および添付ファイルについて入念なチェックを行い、再発防止に努めさせて頂きたく存じます。
この度は誠に申しわけございません。
どうか、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
まとめ
ビジネスメールの基本的な書き方や基本マナー、ポイント、そして例文を紹介してきました。
書き方やマナー、ポイントを押さえれば、ビジネスメールは難しいものではありません。自分流にやってしまうとマナー違反になるので、慣れないうちは書き方・マナー・ポイントの3点を丁寧に確認していくと良いでしょう。
