「依頼したのに返信がない」「商品が納品されない」などの場合に催促メールをすることがあります。催促メールの書き方に注意を配らないと、相手に失礼になってしまいます。相手に不快感を与えない催促メールの書き方のポイントについて、社内向け・社外向けに分けて解説します。
催促メールを送る必要がある場面
催促メールを送る場面には、大きく分けて「相手から返信がないとき」「納期までに商品や資料が届かないとき」の2つがあります。催促メールを送るタイミングを知っておくためにも、場面ごとの特徴を把握しておきましょう。
相手から返信がないとき
相手から返信がない場合に催促メールを送ります。ただし、催促メールを送るタイミングには気を付けましょう。
ビジネスメールは1営業日以内に返信するのがマナーですが、1営業日を過ぎたからといって催促メールを送るのは失礼に当たります。
「ちょっとの時間も待てないのか」と相手の気分を害することがあるからです。概ね、2日間程度経ってから催促メールを送ります。
また、返信の期日を書いているときは2日間を待つ必要はありません。期日が過ぎた時点で催促メールを送っても結構です。
納期までに商品や資料が届かないとき
催促メールは納期までに商品や資料が届かないときにも送ります。この場面ではすぐに催促メールを送っても構いません。
商品や資料を発送すべき相手が失念していることもあるからです。また、相手が納品状態を確認するのにも催促メールが役立ちます。
催促メールの書き方のポイント
催促メールには書き方のポイントがあります。ポイントを押さえて書くことがビジネスマナーとなります。
既にメールを送っていないか、行き違いはないかを確認
まずは催促メールを書く前の確認です。既に催促メールを送っていないか、行き違いはないかをチェックしましょう。例えば同僚が催促メールを送っていたのに、自分が再びメールしてしまうと、相手は「同じ会社から2度も催促メールがきた」と思って不快に感じます。
同僚が催促メールを送っていないかを含めて確認して下さい。 また、行き違いがないかどうかを確認するようにしましょう。例えば商品が納期までに届いていないときには、倉庫を確認してみて下さい。商品が納品されているかもしれません。機械的に催促メールを送るのではなく、行き違いにならないよう注意して下さい。
件名や本文で「催促」を感じさせない表現を
催促メールを書くときには、件名に「催促」「至急」などの言葉はできる限り書かないようにして下さい。
件名や本文で「催促」を感じさせない工夫が必要です。例えば「確認」「〇〇のお伺い」などの表現を用いると、相手は催促と分かっていても不快感を覚えません。相手を不快にさせないのがビジネスマナーです。
クッション言葉を添えて
催促メールではクッション言葉を添えて柔らかい表現に努めます。
クッション言葉とは、催促のような強い表現を和らげるために使われる言葉です。「お忙しいところ恐れ入りますが」「行き違いでご返答頂いているかもしれませんが」などがクッション言葉です。
用件・時期・依頼内容を明確化
催促メールでは、送信者が何を言いたいのかをハッキリ書きます。つまり用件・時期・依頼内容を明確化させるということです。相手に配慮するあまり曖昧な表現を使っていては、「何の件でメールしてきたのか？」と受信者を困惑させることになりかねません。何の件で、いつまでに返信が欲しいのか、依頼内容は何かについて分かりやすく書きます。
社内向け催促メールの例文
社内向けに催促メールを書くときの例文です。書き方のポイントを振り返りながら確認しましょう。
上司への催促メールの例文
上司への催促メールの例文です。打ち合わせの日程調整の連絡がない場合の催促メールです。
「A社との打ち合わせ日程調整の結果をご連絡下さい」などと、ぶっきらぼうに書いてはいけません。何月何日にA社が来社する旨を改めて伝え、何日なら上司の都合が合うかを書くのです。クッション言葉も忘れずに記載します。
件名：A社との打ち合わせ日程のご確認
課長 山崎様
お疲れ様です。鈴木です。
1月のA社との打ち合わせですが、その後の日程調整はいかがでしょうか。先方には1月30日もしくは31日の仮予約を取って頂いています。いずれも時間は10時です。応接室を仮押さえしていますが、そろそろ確定させたいと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、本日17：30までにご回答頂きたくお願い申し上げます。もし、両日ともご都合が悪いということであれば、お手数ですが候補日時をご連絡頂けますと幸いです。
以上、ご確認頂けますようお願い致します。
メール署名
同僚への催促メールの例文
次に同僚への催促メールの例文です。個人ではなく全員に、忘年会への催促メールを書くときの例文です。
「店の予約をいつまでも取っておけません。忘年会の欠席者は早く回答して下さい」と書いてはいけません。既に送ったメールを付けて、店の予約の事情を添えた上で丁寧に書くようにしましょう。
件名：忘年会出欠のご確認
総務部各位
お疲れ様です。鈴木です。
総務部の忘年会の出欠の件、日にちが近くなって参りましたので、念のため確認させて頂きたくご連絡致しました。
忘年会の日時や場所につきましては、転送メールの通りでございます。お店の予約の関係上、欠席される場合は12月5日までにご連絡をお待ちしております。出席の場合は返信不要です。
年の瀬のお忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。
メール署名
社外向け催促メールの例文
社外向けの催促メールの例文を紹介します。相手は社外の人間です。どんな相手でも不快感を与えないように、注意して催促メールを書きます。
商品や見積書などへの催促メールの例文
商品や見積書などが届いていないときに催促メールを書くときの例文です。
こちらが客だからといって「商品が届いていないので早急に送って下さい」と書くのはNG。手違いの可能性もあるのでビジネスマナーを守って丁寧な書き方を心掛けます。
ただ、商品や見積書などの未着のために困っていることを伝えるようにしましょう。
件名：商品Aの納品についてご確認のお願い
〇〇株式会社
営業部 田中様
お世話になっております。△△株式会社の鈴木です。
2月8日に商品Aの納品をお願い致しましたが、現在、到着を確認できておりません。商品Aをご納品頂かないと業務に支障をきたすことも考えられます。
お忙しいところ恐れ入りますが、発送状況をご確認の上、明日午前中までにお電話もしくはメールにてご回答頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
メール署名
お客様向けの催促メールの例文
最後はお客様に対する催促メールの例文です。お客様が未払いのときに支払いを催促するときの例文です。
「現時点で支払いが確認できておらず、未払いの場合はサービスを停止します」と高圧的に書いてはいけません。事情がある場合がありますから、事情に対応できる寛容さを見せつつ支払いを確認してもらうようにします。
件名：サービスBの支払い状況のご確認
△△株式会社
総務部 鈴木様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の田中でございます。
サービスBをご活用頂き誠にありがとうございます。
標記の件でございますが、サービスBの10月分のお支払いが現在確認できておりませんでした。
恐れ入りますが、経理ご担当者様にご確認頂けますでしょうか。何かご事情がおありでしたらご相談頂ければ対応させて頂きます。
なお、既にお支払い頂いている場合は誠に申しわけございません。
引き続き弊社サービスをご愛顧頂けますよう、よろしくお願い致します。
メール署名
催促メールの返信の返信マナー
催促メールに返信するときにはどのようなマナーがあるでしょうか？
これまで説明した通り、催促メールには「催促」と感じさせる言葉は用いないのがビジネスマナーです。
しかし受け取った方は催促だということが分かる書き方になっています。催促は嫌なものですが、無視をせずに早めに対応したいところです。
迅速に返信する
催促メールを受け取ったら迅速に返信して下さい。例えばサービスBの未払いの例で言えば、メールを受け取った後に事情を話して、何月何日までに、どのような手段で支払うのかを書いて下さい。謝罪も行うようにします。
無視をしない
自社が顧客であっても催促メールを無視してはいけません。催促メールの用件・時期・依頼内容を確認し迅速に対応しましょう。すぐに回答できなくても何らかの返信を行うようにします。
まとめ
催促メールの書き方について説明してきました。催促メールは、書き方によって相手に不快感を与えかねませんので、丁寧に書くことがビジネスマナーです。
社内向け・社外向けのメール例文を参考に、書き方のポイントを押さえて書いていきましょう。
