御中は組織や部署に対する敬称のことです。「人事部御中」のように使い、郵便でもメールでも使うことができます。日本語には御中の他に様々な敬称がありますから、きちんと意味を理解しないとビジネスマナーに反して使ってしまいがちです。御中の意味や正しい使い方、様・各位といった他の敬称との使い方の違いをマスターしましょう。
御中の意味とは？
御中とは組織や部署に対する敬称のこと。会社・官庁・団体などの組織の他、人事部・開発部・技術部といった部署に対して付けることができる敬称です。読み方は「おんちゅう」です。
御中の基本的な使い方
御中は、次のように使います。
- ABC株式会社 御中
- 株式会社XYZ 開発部 御中
- ○○市 税務課 御中
御中は個人名を指定せずに、組織や部署の不特定多数の人に送る時に使う敬称です。「ABC株式会社の皆さま」へ、「株式会社XYZ 開発部」の皆さまへといった意味合いで御中は使われます。特定の個人名が分かっていれば、「鈴木様」「田中様」などと書けます。
しかし個人名が分かっていない時は、社名や部署名の後に御中という敬称を使うことで、宛先の敬称として御中を使える訳です。
御中を使える場面・使えない場面
御中は様々な場面で使われます。人事部・開発部のような部署の他、事務局や○○係宛てに送りたい時でも御中が使えます。郵便や宅配便の他、メールでも御中を使うことができます。 御中は組織や部署の下に付ける敬称です。ということは、個人名の下に御中を使うことはできないということになります。
例えば、「株式会社XYZ 開発部 鈴木 御中」や「株式会社XYZ 開発部 鈴木様 御中」という使い方はできません。個人名を付ける場合は「様」を付け、御中は使わないようにして下さい。 また、個人名が分かっていても、あえて組織や部署の皆さまに送りたい場合には御中を使うこともできなくはありません。
しかし、個人に送りたいのにわざわざ組織や部署宛てに御中を使って送るのはビジネスマナーに反します。誰宛てに届いているか確認しなくてはならないため、個人に届くのに時間がかかるからです。
したがって、あえて組織や部署の皆さまに送りたい場合は、社名や代表者名が変わったことを伝えたいというような特定の場合に限られます。何の意図もなく、担当者がいるにもかかわらず御中を使って組織や部署宛てに送ると、失礼に値しますので注意して使いましょう。
御中と様はどう違う？
御中と似た敬称に様、殿、各位があります。それぞれの使い分けを確認していきます。
御中、様、殿、各位
様は、特定の個人に送る際に使える敬称です。苗字でもフルネームでも使えますので、山田様や山田花子様などのように使います。また、「様」は目上の人にも目下の人にも使用できる敬称です。尚、平仮名で「さま」という書き方も可能ですが、フランクな印象を与えるためビジネスでは使用する頻度は少ないです。
例をご覧いただくと分かりますが、個人名に使える敬称が「様」、組織や部署名に使える敬称が「御中」です。「人事部長様」が誤りである理由は、役職名に敬称を付けてはいけない決まりになっているためです。
役職名を付けて送りたい時は、「人事部長 川野様」とすれば正しい用法です。 次に「殿」です。目上の人から目下の人の個人名に使える敬称が「殿」です。「殿」も「様」同様に組織や部署の下に付けることはできません。
目上の人に使えないことと、「様」よりも堅苦しい印象を与えかねないため、ビジネスでは「殿」が使われなくなっています。 「各位」は複数の人に対する敬称で、目上の人にも目下の人にも使用可能です。各位には皆さまという意味合いがあります。
各位には皆さまという意味合いがありますから、「ご担当者様各位」のようには使いません。ご担当者様が正解です。
郵便物での御中の使い方
御中の具体的な使い方を確認していきましょう。まずは郵便物での使い方です。
部署名のあとに御中を使う
郵便物においては、部署名のあとに御中を使います。郵便番号・住所・社名・部署名（部署名は省略可）のあとに御中を書きます。例えば、以下のように書きます。
【郵便番号】〒10X-XXXX
【住所】東京都千代田区○○町1-2-7
【社名・部署名】株式会社XYZ 人事部 採用担当係御中
部署名は省略できるのですが、部署が分かっている時は部署名を書いた方が確実に届けることができます。
返信用はがき・封筒を送る時の使い方
返信用はがき・封筒を送る時にも、御中の使い方をマスターしておく必要があります。返信用はがき・封筒では、「株式会社XYZ 開発部行」相手の宛先に「行」が書いてあります。
「行」のままで送ると失礼になりますから、「行」を横の二重線で消して御中を書いて下さい。縦書きの場合は「行」の左に、横書きの場合は「行」の下に御中を書きましょう。
個人名のあとに「御中」は使わない
郵便物でも返信用はがき・封筒の場合でも同様ですが宛先に相手の個人名を書く時は、御中ではなく「様」を書くようにします。個人名のあとに御中を使わないのがビジネスマナーです。
メールでの御中の使い方
郵便物で御中が使えるのは分かりましたが、メールでも御中は使えるのでしょうか？結論からいえばメールでも御中は使えます。どんな風に書くのか使い方を確認しましょう。
メールでも御中が使える
メールでの御中の使い方は郵便物の場合と同じです。組織や部署名の下に御中を使い、個人名のあとには御中を使わないのです。
メールにおける御中と各位との違い
メールにおける御中と各位には、使い方の違いがあります。例えば、株主に対して株主各位と書いてメールすることができます。株主各位と書けば一斉メールを配信できるので便利な使い方です。ただ、特定の相手に注目して欲しい時は、各位ではなく御中を使うと効果的です。次のように使い分けることができます。
- 株主各位
- 株式会社XYZ 御中
上記のように御中と各位を使い分ければ、株式会社XYZの担当者はメールを受け取った時に悪い気がしませんね。相手の心象を良くするために各位と御中を使い分けてみましょう。
御中の誤った使い方
御中の正しい使い方を確認してきました。御中には使い方で間違いやすい場合があります。誤った使い方をしないように気を付けましょう。
様と御中の併用
間違いやすい場合として、例に挙がるのが「様」と「御中」の併用。「経営企画部御中 山田様」と書くと二重敬語になってしまいます。御中には相手を敬う意味合いがありますから、御中と書いた後に「個人名＋様」と書いてしまうと二重敬語になるのです。「経営企画部 山田様」と書くのが正しいです。
個人宛のメールに御中を使う
個人宛のメールに御中を使うのは誤りです。1つのメールアドレスに送る時には、相手の名前が分かっているのですから、個人名の後に様を付けて下さい。
1人ひとりにメールアドレスが割り当てられていない会社であっても、送り先が分かっていれば御中ではなく「山田様」のように個人名に宛てて、様を使ってメールしましょう。
メールの件名に御中を使う
メールの件名に御中を使うのもビジネスマナーとしてはふさわしくありません。メールの件名は、メールの内容を端的に表すためのもの。相手の社名＋御中を使ってメールすれば丁寧な印象を与えるように思われがちですが、件名が長くなってしまうので避けましょう。
御中の記載を間違えた時はどうする？
メールや郵便物を送った時、御中の記載を間違えてしまうこともあります。間違えたら、素直に謝りましょう。相手は間違っていてもたいてい、指摘してきません。しかし、「ビジネスマナーを知らない人」だと思われてしまっては、今後のビジネスがうまくいかなくなりリスクもあります。早めに、素直に謝りましょう。
お詫びする時の例文
お詫びする時には次のような例文を書いて送ります。以下は誤って個人名の後に様を書いてしまった時のお詫びメールの例です。 株式会社XYZ 開発部 石川様 いつもお世話になっております。 ABC株式会社の弘中でございます。 先ほどは宛名を誤って送ってしまい大変失礼致しました。 今後は失礼のないように致します。 恐れ入りますが、お詫び申し上げます。
まとめ
御中はビジネスでよく使われる敬称です。個人名には使えないこと、使って良い場面と使ってはいけない場面がありますから、よく理解して正しく使いたいところです。
