「ご査収ください」の意味と使い方・類語・使い方のポイントを解説

メールで使われることが多い「ご査収ください」という言葉。当たり前のように使っていても意味をきちんと理解しているでしょうか？記事では、「ご査収ください」という言葉の意味、使い方やポイント、類語について解説します。

「ご査収ください」の意味

ご査収くださいの読み方、意味、使われる場面について確認していきます。

読み方はごさしゅう

「ご査収」の読み方は、ごさしゅうです。「ご」は尊敬語の接頭辞です。査収は複数の意味で成り立っていて、「査」は調べるという意味、そして「収」は受け取るという意味となります。

意味は書類・金銭などをよく調べて受け取ること

「ご査収ください」には、書類・金銭などをよく調べて受け取ってくださいという意味があります。「ご査収ください」はビジネスで使われる言葉で、書類やメールの添付ファイルについて、単に受け取るだけでなく中身をよく調べた上で受け取って欲しいという意味が込められています。

メールで使われることが多い言葉

「ご査収ください」が使われるシーンはメールが多いです。同僚や上司、あるいは顧客に対してメールを発信する時、添付ファイルを付けることがありますね。添付ファイルの中身をメールの受信者にもよく調べてから受け取って欲しいという意味で、「ご査収ください」が使われます。「ご査収ください」は、メールの末尾の方に表記します。

「ご査収ください」の類語

「ご査収ください」にはいくつかの類語があります。

ご確認ください

「ご確認ください」も「ご査収ください」と似た意味に感じられます。しかし、「ご査収ください」の意味は、確認するだけではなく、よく調べて受け取ってくださいということです。

つまり、添付ファイルがなく単にメールを送るだけであれば、「ご査収ください」は使いません。代わりに「ご確認ください」を使いましょう。

ご査証ください

「ご査収ください」の類語には「ご査証ください」もあります。「ご査証ください」は、調べて証明してくださいという意味です。明確な根拠に基づいて証明するという含意が含まれていますから、ビジネスシーンで使われる場面は「ご査収ください」よりも低めでしょう。

しかし、「ご査収ください」と漢字も呼び方も近いので間違えないように注意してください。 査証にはビザという意味もあります。「旅券の査証を受けてください」というように使われます。

お納めください

「ご査収ください」には「お納めください」という類語もあります。「お納めください」は、どうぞ受け取ってくださいという意味です。「ご査収ください」のように調べるという意味は含まれていません。

ですから、メールの添付ファイルを調べて受け取って欲しい時には、「お納めください」は使えません。

「お納めください」は、ビジネスでは贈り物・記念品などを相手に渡す時に使われます。例えば、「設立10周年記念の品をお渡ししますので、どうぞお納めください」のように使われます。

ビジネスシーンごとの「ご査収ください」の使い方

ビジネスシーンごとの「ご査収ください」の使い方を確認していきます。

文書を送った時

メールや郵送などで文書を送った時の「ご査収ください」の使い方を見ていきます。メールで文書を送る時は、「ついでに見ておいてください」というニュアンスのものではなく、中身を調べて受け取ってもらいたいものを送る時に「ご査収ください」が使われます。

履歴書を送った時

履歴書を送った時の「ご査収ください」の使い方を見てみましょう。採用担当者に対して、応募者からメールで履歴書を送った時にメールの末尾に「ご査収ください」と書いて送ります。自分自身の履歴書ですから、中身を調べた上で受け取ってもらいたいため、「ご査収ください」が使われます。

「ご査収ください」の例文

「ご査収ください」の例文には、次のようなものがあります。

例文を見て分かりますように、相手に内容を調べた上で受け取ってもらう文書や資料などを送る際に「ご査収ください」を使います。

「ご査収ください」を使う時のポイント

メールなどで「ご査収ください」を使う時のポイントはどんなところにあるでしょうか。3つの点で説明します。

送るファイルの確認

「ご査収ください」という言葉を使ってメールするのは、大切な文書やデータを送る場合です。

ですから、間違ったファイルを送らないように確認してから送付する必要があります。ファイルの確認ポイントには次のようなものがあります。いずれもメールの送付前に行う確認事項です。

複数のファイルがあったら、最新のファイルを添付するようにしてください。以前のファイルを送ってしまったら、送り直す手間が発生してしまいます。また、メールの受信者に対しては、正しいファイルを添付するようにします。

もし間違ったファイルを送ってしまえば、機密情報の漏えいに繋がる可能性があります。 以上のように、「ご査収ください」を使ってメールを送る際には注意を払って、正しいファイルを確実に相手に送付するようにしましょう。

どこを確認して欲しいかの明記

「ご査収ください」を使ってメールを送る時には、相手にどこを確認して欲しいかを明記することで、相手の確認の手間を省き、また、正確に確認してもらうことができます。単に「ご査収ください」と書くだけでは、相手は「大切なファイルを送ってもらったけど、どこを確認すべきか分からないな」と思われてしまいます。 ですから、資料Aの10ページの箇条書きの部分を確認してくださいなどと、確認ポイントを明記し、メールの受信者が漏れなく確認できるように努めてください。

ファイルの安全性の確認

「ご査収ください」を使ってメールを送る時は、ファイルの安全性にも注意します。ウイルスチェックツールを用いて安全なファイルを相手に送ってください。

「ご査収ください」を使ってはいけない場面

「ご査収ください」がふさわしくない場面もあります。

セールスの場面

「ご査収ください」は「よく調べて受け取ってください」という意味です。ですから、営業担当者がセールスの場面で「ご査収ください」を使うのは不適当。もし「ご査収ください」を使えば、顧客を「セールスなのに調べて受け取らないといけないのか？」と怒らせてしまうことになりかねません。

例えば、新しい商品が出た時にパンフレットを送る時なら、「弊社から新商品が出ましたので、パンフレットをお送り致します。ご確認ください」とメールでは書きます。営業は顧客との関係構築をしなければいけませんから、ビジネスルールに見合った言葉遣いに心掛けましょう。

受け取る時の場面

「ご査収ください」というメールが届いた時、受け取った側も「ご査収ください」を使ってはいけません。「ご査収ください」への返事は、「受け取りました」「受領しました」と書くようにします。

「データをご査収ください」というメールに対しては、「データを確かに受け取りました」と受け取り確認のメールを書いて送るのがマナーです。確認事項など、何か用事があれば追ってこちらから連絡すれば良いでしょう。

取り急ぎ、データを受け取ったことを相手に伝えるメールを送るようにしてください。 受け取った文書やデータなどについて、何か修正をお願いしたい時は、その旨を伝えます。

「お手数ですが、文書の〇〇の部分について修正をお願いいたします」と書いて送ってください。

まとめ

日常のビジネス場面で頻繁に使う「ご査収ください」という言葉。意味や使うシーンを理解すると、使い方がよく分かるようになります。使ってはいけないシーンもありますので、必要な場面で「ご査収ください」を使い分けていきましょう。