退職勧奨とは?正しい進め方と知っておきたい基礎知識

労務

企業は業績が好調な時もあれば、景気の影響を受けて不調な時もあります。会社の調子が悪いと企業は人員を削減してコストカットを図ろうとします。この時人員削減のために行うのが退職勧奨です。今回はこの退職勧奨についてその概要から行う際のポイントなどについて解説します。今は調子のいい企業でも急に人員削減が必要になるケースもあります。そういった時に無理やり社員を退職させるとトラブルの原因になるためぜひ参考にしてみてください。

退職勧奨とは

退職勧奨とは
退職勧奨とは、企業から社員に対して退職を促すことです。あくまでも勧奨なので、強制的に退職させるというわけではなく、社員の了解を得た上で退職届を提出してもらう形になります。

「自己都合」と「会社都合」の違い

退職勧奨で退職すると社員は自己都合で退職したことになります。一方で自己都合による退職の他に会社都合による退職というものもあります。

会社都合による退職とは、会社が当該社員に対して解雇通告を通達して解雇する形の退職です。例えば、成績が悪い、素行不良、など会社にとって退職してもらいたい人がいたら解雇したいと考えるかもしれません。しかし解雇通達の通告による会社都合の退職には実施にあたって様々な制限があり、解雇理由が不十分だとその後裁判などのトラブルにつながる恐れもあります。

そこで、社員に対して退職勧奨を行うことで退職を促し、自己都合退職をしてもらおうとするのです。

退職勧奨自体は合法

社員を無理やり解雇すると裁判になり違法と判断される可能性があります。しかし、退職勧奨であれば行うこと自体は違法とはなりません。また退職勧奨を受けたからといって法的な拘束力があるわけでもなく、あくまでも双方の合意のもとに退職が行われることになります。

合法であるということもあって、退職勧奨はいつでも行うことができます。

従業員は無条件に拒否できる

退職勧奨には法的な拘束力がないこともあり、勧奨を受けた社員はそれを拒否することも可能です。
会社が自分に退職してほしそうな雰囲気を出していることがわかったとしても、自分の生活のために仕事を辞めないという選択をすることももちろんできます。退職する場合は納得した上で退職するようにしなければいけません。また、会社側も本人の納得が得られるようにする必要があります。

退職金はどうなるのか

退職勧奨による退職は自己都合退職となるため、基本的には各企業の退職金規定によります。一度自社の規定がどうなっているのか就業規則などを確認しておくといいでしょう。
また、場合によっては自己都合退職でも退職金が上乗せされるケースもあります。

退職勧奨が違法になってしまう3つのパターン

退職勧奨が違法になってしまう3つのパターン
退職勧奨を行うこと自体は合法ですが、行い方次第では違法になる可能性もあります。どういったやり方が違法になるのか、ここでは3つのパターンを紹介します。

法律を無視した退職勧奨

「退職届を出さなかったら解雇する」といったように過度な退職勧奨をすると違法になる可能性があります。もし、この言葉をかけられた従業員が退職届を出さずに解雇されたとしても、裁判では解雇が無効となると考えられます。
また、退職勧奨を長時間にわたって何度も行なっていると退職を強要していると判断される可能性があります。先ほども紹介しているように退職勧奨自体は法的拘束力がなく、あくまでも双方の合意が必要なのです。

パワハラによる退職強要

退職勧奨をしても退職に応じない場合に、会社がその社員に対して不当な扱いをするなどパワハラをしながら退職を勧奨するようになると違法になる可能性があります。
退職させるために配置転換をしたり、仕事を与えなかったりといったことはしないようにしましょう。

不当な理由による解雇

先ほども触れているように、退職勧奨に応じないからといって無理やり解雇することはできません。解雇をするにあたっては様々な理由や条件をクリアした上で行わなければいけないのです。

退職勧奨にいたる主な理由と具体例

退職勧奨にいたる主な理由と具体例
会社にとっても退職勧奨はしたくてしているものではないケースがほとんどだと思います。では、どういった時に退職勧奨を行うことになるでしょうか。続いてはその理由について紹介します。

会社の経営が悪化

主な理由の1つとしてあげられるのが、会社の経営悪化です。売上がダウンした時などにコストカットを目指して、退職勧奨によって人員削減をするのです。

従業員の能力が低い

従業員の能力が低く、十分な成果を上げることができていない場合も退職勧奨を行うことがあります。能力の低い従業員をいつまでも会社においておくことは、会社の負担が増えるほか、その従業員にとっても自分の能力を発揮できない環境に居続けることになるため、双方にとって望ましくない状況となってしまいます。

従業員の問題行動が多い

遅刻や無断欠席、サボりなど従業員の問題行動が目立つ場合も、退職勧奨の対象になるでしょう。素行の悪い従業員は、周囲の従業員にも悪影響を及ぼすため、会社としても早めに退職してもらいたいと考えるのです。
もちろん、最初のうちは素行を改善するように注意する必要もありますが、それでも一向に変化が現れなければ、退職勧奨を行うことになるでしょう。

他従業員に対するパワハラ行為

他の従業員に対してパワハラを行なっている場合、退職勧奨の対象になります。パワハラ行為には例えば、無理やり仕事を押し付けて残業させ、自分だけ定時に帰宅する、無視をする、身体的な攻撃を加える、プライベートの話を根掘り葉掘り聞くといったことがあります。
場合によっては、退職勧奨ではなく解雇されるケースもあるでしょう。

退職勧奨をスムーズに進める方法

退職勧奨をスムーズに進める方法
企業として絶対に避けたいのは退職勧奨によって従業員との間にトラブルが発生することでしょう。そこで、続いてはスムーズに退職勧奨を進めるための方法について解説します。

会社の現状を丁寧に説明する

例えば、退職勧奨を行う理由が会社の経営状況悪化に伴う人員削減によるものだった場合、勧奨を行う際にはしっかりとその理由を伝えるようにしましょう。会社を立て直すためにも退職が必要である旨を細かく説明し従業員に納得してもらうのです。

退職のメリット・デメリットを伝える

退職によるメリットやデメリットを伝えることも1つの方法です。例えば退職することで退職金が得られる他、自分がやりたい仕事や興味のある仕事に転職できること、場合によってはキャリアアップを図ることもできることがメリットとしてあげられます。
一方で、退職すると不安定な状態となるほか、転職活動や転職先の企業に慣れるための時間や労力が必要になるといった点はデメリットだと言えるでしょう。

求職休暇の付与や退職金割増を行う

退職勧奨によって退職する社員に通常の退職だとないような付加価値を与えることも効果的です。例えば、次の仕事を探すための休暇を与えたり退職金の割増を行なったりといったことが考えられます。
これによって、転職活動をしている間は企業に所属している状態となり、内定を得てから退職できるため不安定な状況に追い込まれることなく、次の職場へと移っていくことが可能です。
企業として従業員が退職するメリットを実感できるようにすることが大切だと言えます。

高圧的な交渉をしない

いくら退職して欲しいからといって、高圧的な態度で無理やり退職させようとするのは絶対にしないようにしましょう。先ほども紹介しているように、退職勧奨の仕方によっては違法になる可能性もあります。

従業員が退職勧奨に応じない場合は?

理由やメリットを伝え、付加価値をつけたにも関わらず従業員が退職勧奨に応じないケースもあるでしょう。そういった場合は、退職だけをゴールとするのではなく、その人の能力や適性を踏まえて別の部署に異動させそこで力を発揮してもらうといったことも考えてみてください。
異動前の部署では全く戦力になっていなかった人でも、自分の特徴を活かせる部署があるかもしれませんし、そこで大活躍してくれる可能性もあります。
退職勧奨となるとどうしても企業側の立場が強調されてしまいますが、従業員のこともしっかりと考慮することが大切です。

退職勧奨後の手続き・手順

退職勧奨後の手続き・手順
退職勧奨を行い、実際に従業員が退職することになった場合、その過程でやるべきことはたくさんあります。
そこで続いては退職勧奨からその後の手続きや手順について解説します。

退職勧奨から退職までの大まかな流れは以下の通りです。

退職勧奨を行う理由の整理
従業員との面談を行い退職勧奨を行う
従業員が受け入れた場合は雇用契約終了の合意書を作成する
従業員が退職届を提出する

この中でも特に大切なのが、最初の退職勧奨を行う理由の整理です。
なぜ退職勧奨を行うのか、その中でもなぜその人を対象にしたのか、という点については相手が納得するような正当な理由を用意しなければいけません。
また、場合によっては面談が複数回に渡る可能性もあります。

実際に退職勧奨を行って従業員が退職に合意してからは合意書の作成、退職届の提出と手順はあまり多くありません。

退職届の書き方と提出方法

退職届を書くときは以下の点に注意してください。

白の便箋に書くこと
サイズはB5が一般的
罫線の有無は特に問わない
黒のボールペンか万年筆で書く

また、内容は退職理由と退職日を記載します。退職勧奨による退職は自己都合退職となるため、「一身上の都合」と書くようにしましょう。そして退職日は上司と相談したうえで決定し、それを記入します。
文末は退職届の場合「退職致します」と報告する形になります。

提出は退職する1ヶ月前までにするのが一般的なのです。企業によっては就業規則に記載されているケースもあるので注意してください。提出する際は退職届を白の無地の封筒に入れてください。
そして提出先は直属の上司となります。

離職票の書き方と提出方法

退職した人の中には、失業給付を申請する人もいるかと思います。
失業給付の申請にあたって必要となるのが離職票です。これは、従業員がその会社を離職したことを表す公的な書類で、所属していた会社が発行します。

失業給付の申請する際にはハローワークに離職票を提出する必要があります。そのとき離職票には以下のような内容を記入します(離職票には1と2があります)。

離職票1
「求職者給付等払渡希望金融機関指定届」
「金融機関による確認印」(本人名義の通帳をハローワークに持参して手続きする場合は不要)
「個人番号」(ハローワークで記入する)

離職票2
「離職者記入欄」の中で該当する項目に丸をつける
「具体的事情記載欄(事業主用)」にチェックを入れる
「具体的事情記載欄(離職者用)」に同上と記載(会社側が記入している内容に異議がない場合。異議がある場合は事実を記載する)。

まとめ

退職勧奨のまとめ
今回は退職勧奨に関してその概要からってはいけないこと、行う際のポイント、手順などについて解説しました。退職勧奨には法的な拘束力はないため、勧奨を行うときは従業員としっかりと話し合い納得してもらうことが必要です。無理やり退職させたり、解雇したりするのは違法と判断される可能性があるため絶対にしないようにしましょう。