労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや必要な記載事項など

労働条件通知書の記事 労務
労働条件通知書は、労務担当者なら聞いたことがある書類だと思います。
では雇用契約者との違いは何か、ご存知でしょうか?また、労働条件通知書には記載すべき事項が定められています。

本記事では労働条件通知書と雇用契約書との違いや明示すべき記載事項、労働条件通知書の交付時期など、労務担当者が知りたい情報を丁寧に解説していきたいと思います。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、雇用主が労働者を雇用する際に、労働者に書面で通知する書類のことです。労働条件通知書では書面で通知する義務のある主要な事項が明記されています。労働条件通知書の交付、就業規則との関わりについても確認していきましょう。

労働条件通知書の交付は義務

雇用主が労働者を雇用する際に、労働条件を通知する必要があります。労働者に通知しておけば労使間のトラブルを防ぐことができます。雇用主は労働者に対して、明示することが義務付けられている労働条件があり、これを通知するために労働条件通知書という書類があります。労働条件通知書の交付は義務です。

労働条件通知書と就業規則の違い

労働条件通知書は、雇用主が労働者に対して個別的に通知するものです。対して、就業規則はより広く、該当する労働者全てに共通するルールを定めたものになります。従って就業規則は、労働者に対して定められた基本的事項ということになります。労働条件通知書は就業規則よりも具体的に、個別的に労働者それぞれに対して定めた通知ということです。

労働条件通知書と就業規則の内容に違いがある場合

労働条件通知書と就業規則の内容に違いがある場合はどうしたら良いでしょうか?就業規則よりも労働条件通知書の方が有利な場合は労働条件通知書が優先されます。逆に就業規則よりも労働者に不利な条件を労働条件通知書にて通知していた場合、その部分については就業規則が優先されます。

労働条件通知書と雇用契約書

労働条件通知書と雇用契約書
労働条件通知書と雇用契約書の違いを説明できますか?似ているのでどういうものか混同してしまいますね。雇用契約書とは何か、そして労働条件通知書と雇用契約書との違いなどについて解説します。

雇用契約書とは

雇用契約書とは、労働者と事業主の間で交わす雇用に関する契約書です。契約者なので労働者・雇用主双方が契約書に関して合意しておく必要があります。そのため、双方が記名・押印します。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書が雇用主からの通知書であるのに対し、雇用契約書は労働者と雇用主の間の合意です。また、労働条件通知書の交付が法律で義務付けられているのに対し、雇用契約書の作成・交付は法律で義務付けられていません。そのため、労使間で雇用契約書が交わされていなくても雇用契約は成立するということになります。

雇用契約書と労働条件通知書を兼用する場合

雇用契約書と労働条件通知書の記載内容には、重複する部分があります。また、労働条件通知書は雇用主からの一方的な通知。ですので、労働者と雇用契約について合意する雇用契約書と比べると、双方の合意がない分、労働者の意識に残りにくいかもしれません。以上のことから、雇用契約書と労働条件通知書を兼用することのメリットが出てきます。

法律で交付が義務付けられている労働条件通知書と雇用契約書を兼用すれば、雇用主と労働者双方が記名・押印するので労使間の合意があることになります。労働者の意識に「自分の労働条件はこうなんだ」と思わせることができるので、未然の労使間トラブルを防ぐこともできます。

労働条件通知書に必要な記載事項

労働条件通知書に必要な記載事項
労働条件通知書には絶対的明示事項として、必ず明示しなければならない記載事項があります。絶対的明示事項や、必ずしも記載する必要がない項目など、労働条件通知書の記載事項について説明していきたいと思います。

記載が必要な項目

労働条件通知書に記載が必要な項目は、次の通りです。

・労働契約の期間
・就業場所
・業務内容
・始業~終業時刻
・休憩時間
・休日、休暇
・賃金の決定、計算方法、支払方法、賃金の締日および支払日
・解雇を含む退職に関する事項
・労働契約の更新基準(有期契約労働者のみ)

以上は労働者に必ず伝えないといけない記載事項ですので、抜け漏れは許されません。ただし、網羅さえしておけば書式は自由となっています。労働条件通知書は、長らく紙によって通知することとされていましたが、2019年4月より電磁的方法による通知が認められるようになりました。

必ずしも記載する必要がない項目

労働条件通知書に記入する必要がなく、口頭の明示で良い事項があります。具体的には次の通りです。

・昇給に関する事項
・退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定方法、計算方法、支払方法、支払時期に関する事項
・臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項
・労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項
・安全、衛生に関する事項
・職業訓練に関する事項
・災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
・表彰、制裁に関する事項
・休職に関する事項

派遣・アルバイト・パートの場合

労働条件通知書の通知の範囲は、正社員だけに留まらず雇用主が雇用する全ての労働者にあてはまります。従って、アルバイト・パート労働者についても労働条件通知書を交付しなければならないんです。ただし派遣社員については、派遣先ではなく派遣元企業が労働条件通知書を交付することになります。

労働条件通知書の記入例や雛形について

労働条件通知書は、必ず記載しなければならない事項を網羅しておけば、書式は自由となっています。とはいっても、適当な書式で作る訳にもいきません。厚生労働省のホームページに労働条件通知書の雛形が載っています。尚、労働条件通知書の記入例については、都道府県労働局に掲載されているところがあります。勤務地近辺の労働局のホームページを探し、雛形を確認してみましょう。

労働条件通知書はいつ交付する?保管期間は?

労働条件通知書はいつ交付する?保管期間は?
労働条件通知書の交付時期はいつでしょうか?また、企業としてどのくらい保管しておくべきでしょうか?解説していきます。

職業安定法の改正内容

労働条件通知書の交付時期は、労働契約締結の際に行うこととされています(労働基準法)。労働契約が発生するのは、判例によると採用内定の通知日となります。しかし、実際の採用業務において内定の段階で労働条件通知書を交付できるかというと難しいところですね。

でも、内定通知の段階で労働条件を明示しておかないと、内定者が内定を受諾してくれないかもしれません。また、内定の段階で労働条件を決められないといっても、内定時に明示した内容と、入社後の実態に大きなかい離があってはいけません。ですので、内定の段階である程度、労働条件を明示できるようにしておきましょう。実際の労働条件通知書の交付は入社後で良いと思います。

尚、職業安定法が改正され、2018年1月から、企業が求人募集を出す際に明示すべき内容が変わっています。業務内容・労働契約期間の定め有無・定めがあるときはその期間・就業場所・勤務時間・賃金・社会保険・労働保険に加えて、以下の内容を追加すべきこととされました。

・労働者を雇用しようとする者(雇用主)の氏名または名称
・派遣労働者として雇用する場合は、その旨
・試用期間の有無、および、試用期間が発生する場合はその期間、期間中の労働条件
・裁量労働制を採用している場合にその旨、他条件
・固定残業代制を採用している場合にその旨、他条件

労働条件通知書の保管期間

労働条件通知書の保管期間は労働者が退職する日までとなっています。

労働条件通知書がない場合

労働条件通知書がない場合
労働条件通知書は、労働者を保護するためにも必要不可欠な書類。もし企業から労働条件通知書が交付されなかったらどうしたら良いでしょうか?対処方法や、トラブルを防ぐために企業が注意すること等を説明します。

必要な対処方法

労働者が労働条件通知書を交付されなかった場合、素直に労務担当者に対して通知書を交付してくれるよう依頼しましょう。失念していることもあり得るからです。労働条件通知書の交付は法律で義務付けられていますから、請求すれば交付してくれるはずです。

しかし、請求しても交付してくれなかった場合はどうしたら良いでしょうか?依頼しても交付してくれないような企業は、労務のトラブルを抱えている可能性があります。ですので、キッチリと交付してもらうようにします。企業が請求に応じない場合は、労働基準監督者に相談することも検討した方が良いでしょう。

トラブルを防ぐために企業が注意すること

労働条件通知書を交付しないことは法律違反になります。ですので、企業は必ず交付するようにします。そして、労働条件通知書には記載すべき事項を必ず記載することです。企業の労務担当者として、一番恐れたいのが労使間のトラブル。「言った・言わなかった」の水掛け論になることがないよう、労働条件通知書は交付しておくことです。かつ、雇用契約書と兼用すれば、労使間の合意が取れていますからトラブルを防ぎやすいと言えます。

まとめ

労働条件通知書のまとめ
労働条件通知書は、雇用主が労働者に対して、労働条件を通知する書類だということが分かったと思います。
何を記載しても良い訳ではなく、記載すべき事項は法律で決められていましたね。

雇用契約書と兼用すれば、労使間のトラブルも防ぎやすいことも分かりました。
まずは、法に則って、企業は労働者に労働条件通知書を交付し、労働者に伝えることから始めましょう。