就業規則とは?就業規則がない会社のリスクや変更届の方法について紹介!

労務
就業規則とは何か?人事担当なら必ず知っておきたい知識の1つです。記事では就業規則の意味、就業規則がない会社のリスク、そして就業規則を作成・届出をしたり変更したりする際の手順等について、就業規則を初めて知る人にも分かりやすく紹介します。

就業規則とは?

就業規則とは?
就業規則とは、労働者の労働時間・賃金・労働条件等を定めたもの。いわば労働者が会社で働くためのルールを定めたものです。

就業規則を作成する意義・意味について

就業規則は事業場が常時10人以上の労働者を雇用する場合は、必ず作成し所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。そして就業規則に効力を持たせるためには労働者に周知しなければなりません。尚、仮に労働基準監督署に届け出ていなかったとしても、周知をしていれば効力を持つことになります。

就業規則には必ず記載しなければならない事項として絶対的記載事項があります。そして任意で記載する事項として相対的記載事項があります。

絶対的記載事項に記載すべき項目は以下の通りです。

・勤務形態
・労働時間
・休憩
・賃金(決定・計算方法、賃金の決定要素、賃金体系、賃金の支払い日等)
・休日、休暇
・解雇を含む退職手続き
・昇給

相対的記載事項に記載すべき項目は以下の通りです。

・退職金制度
・賞与・一時金制度
・最低賃金額
・安全衛生
・懲戒処分
・食費・作業用品等の負担について
・職業訓練
・災害補償
・出張旅費、休職等

会社のルールブック

就業規則は、絶対的記載事項と相対的記載事項で見たように労働者が会社で働く上での必要なルールを定めたものです。いわば会社のルールブックと言うことができるでしょう。

就業規則がない会社のリスク

就業規則がない会社のリスク
就業規則を作成・届出をしなければならないのは、常時10人以上の労働者を雇用している事業場でした。労働者が10人未満であれば作成しなくても法律的な問題には問われませんが、そもそも就業規則がない場合の会社のリスクにはどういうものがあるのかチェックしていきます。

労働者に会社のルールを示せない

就業規則は会社のルールブックだと前述しました。ルールがない会社で働くと、働く上で判断に迷うことが多いと思います。例えば労働時間は何時から何時までか。休日や休暇はどう定められているのか。

こういった基本的な事柄が労働者に周知されていないと判断に迷い、逐一、人事担当に確認しなければならず労働者にとって非効率であり、仕事に支障が生じます。そういった混乱を避けるために、ルール=就業規則を設けることが重要です。

ハラスメントに対処できない

就業規則には懲戒処分について記載することができます。もし社内でハラスメントが起こった時、就業規則がなければハラスメントを起こした労働者への対処ができません。そうなるとハラスメントの被害者である労働者から訴訟を起こされる可能性があります。訴訟を起こされるリスクを抱えながら会社を運営する訳にはいきませんから、就業規則がないことは問題であり就業規則の重要性が増します。

労使間トラブルに対処できない

会社を運営するにおいて、労働者との無用なトラブルは避けたいところです。しかし就業規則を設けていないと、労働者が働く上で基本的な事柄が労働者に周知されていないので労使間トラブルの発生を招きがちとなります。

欠勤に対処できない

休日・休暇・休職等、就業規則には労働者が労務の提供をしない日について定めています。従って就業規則がないと欠勤している労働者に対して会社としての対処ができなくなります。

退職に対処できない

入社した労働者もいつかは退職するものです。解雇されることもあります。しかし就業規則に退職に関してルール化していないと退職への対処ができません。どういう場合に退職となるのか、解雇となるのかといった事項については記載しておかなくてはなりません。

懲戒できない

就業規則がなければ労働者が問題を起こしても懲戒できません。例えば、労働者が機密漏洩をしていたことが発覚し、会社として懲戒処分を下したいと考えたとします。その際、就業規則を作成していなかった場合は、懲戒処分を下せないことになります。懲戒処分は相対的記載事項ですが、労働者が10人未満の会社でも記載しておいた方が無難です。

就業規則の届出について

就業規則の届出について
就業規則の届出についてどんな場合に届出が必要か、必要な書類は何か等について解説します。

就業規則の届出が必要な場合

就業規則の届出が必要なのは、常時10人以上の労働者を雇用している事業場です。 作成だけでなく所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。就業規則届出の手順は以下の通りです。

・就業規則を作成する
・労働者代表の意見を聴取し意見書を作成する
・就業規則(変更)届を作成する
・所轄の労働基準監督署に届け出る

就業規則の届出に必要な書類

就業規則の届出に必要な書類は以下の3つ。

・就業規則
・労働者代表の意見書
・就業規則(変更)届

就業規則とは、就業規則本体のことを指します。就業規則を作成(変更)するには、「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴かなくてはなりません。労働者代表の意見書は、意見を聴取したことを証明する書類です。特に書式の定めはありません。労働者代表の意見書は、「特に意見がない」場合であっても作成しなければなりません。

最後に、就業規則(変更)届ですが、特に書式は定められていません。社名、所在地、会社の代表者が記載されていれば良いです。

事業場単位で届出が必要

就業規則を届け出る必要があるのは前述の通り労働者を常時10人以上雇用している事業場でした。事業場ということなので、会社全体で10人以上であっても、複数の事業場を有しそれぞれの事業場で6名・4名を雇用していれば、就業規則の届出は不要ということになります。

就業規則変更届について

就業規則変更届について
就業規則を変更する場合の届出の手順・ポイント等について解説していきます。

就業規則変更届の手順

就業規則変更届の手順は、通常の届出と同様です。変更届だから省略して良い手順がある訳ではありません。

就業規則変更届のポイント

就業規則変更届のポイントを2つ紹介します。

労働者の過半数を代表する人から意見を聴くこと

労働者代表の意見を聴くことは、就業規則作成時と同様に必要となります。ただし、就業規則を変更することに対する意見書ですから、労働者から就業規則の変更内容に関して質問があったり、変更することに反対することが記述されたりすることもあります。

仮に労働者代表が就業規則に反対していても変更届は受理されますし質問も同様ですが、注意点があります。それは、労働者代表の反対や質問があった時に、会社として人事として対処することです。その対処の方向性は、組織マネジメントという観点です。反対・質問があるということは会社に対する思いを、労働者がぶつけたということ。それを無視してしまっては、組織の維持に対して負の影響が生じる可能性があるため丁寧に対処していきます。

就業規則が合理的であること

就業規則に合理性があることも変更届時の重要なポイントです。「せっかく変更するのだから」と、我が社の持論を就業規則にぶつけても仕方ありません。法律に則り、就業規則が労働者が働く上で必要な事項を網羅したものにすることを前提に、変更することが肝銘です。

就業規則の法律的な目的において合理的であるか。労働者が働く上で必要な事項において合理的であるか。そのような観点で就業規則を変更、届け出る必要があります。

就業規則のテンプレートを取得する方法

就業規則のテンプレートを取得する方法
就業規則には定められた書式がありません。だからといって1から作成する必要はありません。テンプレートがありますので使いやすいものを使うことができます。

モデル就業規則を取得する

モデル就業規則とは、厚生労働省がインターネット上で公開している就業規則のテンプレートのことです。WordとPDFの2つのソフトでテンプレートが公開されています。

インターネットでテンプレートを検索する

モデル就業規則の他にもインターネットで就業規則を検索すれば、いくつかのテンプレートが出てきます。その中で自身が使いやすいと思う就業規則を選んで使いましょう。

まとめ

就業規則のまとめ
就業規則を作成する義務があるのは常時10人以上の従業員を雇用している事業場でした。しかし就業規則を作成しないことのリスクを考えると、組織を運営する以上、就業規則を作成した方が良いようです。