総務とは
総務とは、会社が効率的に経営を図り、また、従業員が円滑に業務を遂行できるようにサポートする職種です。
総務とは会社と社員とのつなぎ役
総務は会社のため、そして従業員のためにサポートします。会社なら経営陣が経営に特化してもらうため、あるいは組織がうまく運用されるためにサポートすることが総務です。例えば株主総会を総務が運営すれば滞りなく総会が実行されますし、社内規定を整備することで組織がうまく運用されます。
逆に従業員に対してなら、従業員が円滑に業務を遂行するためにサポートします。前述の社内規定もそうですし、安全衛生管理もその1つ。従業員が毎年受けている定期健診も総務が適切に運用することで、従業員は仕事に支障を受けずに健診を受診できる訳です。言わば、総務は会社と社員とのつなぎ役と言うことができます。
総務の役割とは
総務の役割を見ていきます。
縁の下の力持ちとしての総務
総務は間接部門の1つで、直接的に売上に貢献することはありません。総務は縁の下の力持ちです。総務にとって従業員はお客様であり、彼ら彼女らが円滑に業務を遂行できるような役割が期待されます。
環境整備者としての総務
総務の仕事に社内規定の整備や、安全衛生管理、そしてオフィスレイアウト整備等があります。どれも全く違う仕事に見えますが、これらの仕事をこなすには、環境整備者としての役割が期待されます。
企業規模によって異なる総務の役割
企業規模によっては、いわゆる人事・経理・財務といった仕事も総務に含まれることがあります。主に小さな規模の企業になります。企業規模によっては総務に求められる役割が異なることを覚えておきましょう。
総務の仕事内容について
具体的に総務の仕事内容について確認していきます。
社内規定の管理・改廃
社内規定の管理・改廃は、社内にある規定を管理したり改廃したりすることを言います。規定の管理・改廃は、実際に規定を作るというよりデータや文書で管理することを意味します。例えば、改定の期限がある社内規定については期限が到来したら既定の策定部署に連絡して改定を依頼します。
総務にも総務が担当する社内規定があります。その場合は、定期的に見直しをして社内ルールに追い付いていない規定を改定したり、長期間にわたり改定していない規定を改定したりします。
稟議書管理
稟議書管理も総務の仕事の1つ。稟議書を書くというよりは、会社から上がってきた稟議書を管理しておき、必要に応じて閲覧できる状態にしておくことです。
安全衛生管理
安全衛生管理は、定期健康診断の企画・運用、安全衛生委員会の実施、現場の安全衛生面のチェック等を行います。当たり前のように従業員が享受している健診や安全な現場整備も総務が管理することで成り立っている訳ですね。
株主総会運営
株主総会運営は、株主総会の議事に関わるというよりは、株主総会がうまく運営されるためのサポート業務ということになります。例えば、株主への招集通知の作成・発送、プレゼンテーション資料の準備、会場案内等という内容です。特に上場している場合は様々な株主に対応しなくてはならないので緊張感があります。総務は株主総会の表舞台には出ませんが、総務がいなくては総会自体が回らないことが理解できますね。
保守管理
総務にはオフィスや建物等を管理する仕事があります。これを保守管理と言います。建物が自社ビルであれば契約書の管理やセキュリティ管理、清掃業者の手配、消防訓練の実施、複合機の手配等が必要です。
庶務
庶務も総務の仕事です。ボールペンやホチキス等の文房具管理やオフィスで使う机やイス等の手配がこの仕事に含まれます。単にモノを買えば良いというのではなく、できるだけ安価なモノを買うことで経費削減を図れます。売上に貢献しない総務は経費削減を実行することで利益を生み出すことができる訳です。
総務に求められるスキルとは
総務の仕事を紹介してきたところで、総務に求められるスキルを紹介します。
奉仕の精神
総務は縁の下の力持ちとしての役割を有し、会社と従業員とのつなぎ役を務めます。それだけに総務に求められるスキルの最たるものは、奉仕の精神と言えます。会社や従業員のために何ができるかを考えて思考し、行動することが総務には求められるのです。誰かの指示を呆然と待つのではなく、自らが動くことが期待されます。
コミュニケーション能力
自ら動くことが期待される総務には高いコミュニケーション能力が必要となります。社内規定について分からないことがあれば丁寧に説明し、安全衛生管理や保守管理等で従業員に働きかける必要があれば率先してコミュニケーションを取っていきます。
公平性
会社と従業員とのつなぎ役である総務。ともすれば会社・従業員のどちらかに偏りがちですが、そうならないためにも公平性を備える必要があります。
PC・事務処理能力
PCで文章やデータ処理に携わることが多い総務は、PC・事務処理能力に長けている必要があります。規模が大きく従業員が多い企業においては、Excelの関数や多少のプログラミングができるようにしておけば、総務として効率的に働くことができるでしょう。
総務のレベルアップを目指すために
最後に総務としてレベルアップを目指すためにはどうしたら良いかを解説します。
何でも屋を脱しファシリテーターを目指す
同じ管理部門でも、人事はヒトを扱い、経理はカネを扱います。しかし総務は何を扱うのでしょうか？仕事内容を見ても多岐にわたった職務を遂行するため、確かに総務は何かの専門性に長けているというよりは、何でも屋でしょう。
しかし何でも屋で居続ける限り、総務としてのレベルアップには繋がりません。総務としてレベルアップするには何でも屋を脱しファシリテーターを目指す必要があります。ファシリテーターとは、メンバーがスムーズに組織の目的・目標を達成するように働きかける役割を持つ人材のこと。会社と従業員のつなぎ役である総務だからこそファシリテーターになり得ます。
そのためには、総務は、奉仕の精神やコミュニケーション能力、公平性のスキルをふんだんに使い、会社と従業員の双方に向けて働きかける必要があります。
社員が活き活きと働ける環境を構築する
総務の仕事として社内規定の管理・改廃がありますが、総務は自部署が管轄する社内規定を作ることもあります。そこで総務は、社内規定に携わることで、従業員が働きづらいと感じるルールを改定したり撤廃したりして、社員が活き活きと働ける環境づくりを構築するのです。
もちろん、既存のルールを変えるのですから会社や従業員からの抵抗があるかもしれません。また、ルールを変えるにあたってのリスクを想定し、リスク管理を実行する必要も出てきます。しかし、そういった障壁を乗り越えるからこそ、総務としての力量が上がることになります。
会社と社員のつなぎ役の総務だからこそできること
総務がレベルアップするためにファシリテーターと環境づくりを紹介しました。これらは、いずれも会社と社員のつなぎ役である総務だからこそできることなのです。
まとめ
総務はどこの企業にもある部署です。企業に入社すれば、総務にお世話になっていることでしょう。総務に求められる役割、あるいはレベルアップした総務を改めて確認して頂くと、「自社の総務はこうあるべきだ」という役割認識の刷新に繋がるのではないでしょうか。
