タイムカードのおすすめ集計方法は?エクセルで集計するメリットやリスクを紹介

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従業員の勤怠管理のためにタイムカードを使用している企業は多いのではないでしょうか?また、実際にタイムカードの利用経験のある人もいるかと思います。今回はタイムカードをエクセルで集計する方法について解説します。紙のタイムカードとは違ったメリットや注意点などがあるので参考にしてみてください。

タイムカードとは

まずは、タイムカードがどのようなものなのか確認していきましょう。

労働者の勤怠を管理する手法の1つ

タイムカードとは、従業員の勤怠時間を管理するためのツールの1つです。勤怠管理は様々な方法によって行われますが、比較的簡単に行えるものと言えます。

仕組みはとても簡単で、タイムレコーダーに各従業員に配られるタイムカードを差し込むことで、出退勤時刻などが打刻できます。

これを出退勤のたびに打刻すればいいだけです。基本的に1ヶ月で1枚のタイムカードに記録し、それを元に給料の計算などが行われます。

これまでに多くの企業で採用されてきたタイムカードですが、近年見られるテレワークなどの多様な勤務形態への対応が難しい点が課題としてあげられます。また、タイムカードは時刻の打刻のみであるため、勤怠管理や勤怠データの分析などにもあまり向いていません。

勤怠管理の重要性

各企業において勤怠管理を行うことは、言うまでもなく重要です。

勤怠管理は給与計算に代表されるように欠勤、残業、さらには控除額など様々な情報を把握する際の重要な情報となるためです。

また、近年では働き方改革が叫ばれているように、長時間労働を是正するためには、従業員がどのくらいの時間働いているのかを企業が把握する必要があります。正確な情報を把握するためにも勤怠管理は適切に行っておかなければいけないのです。

エクセルでタイムカードを集計する方法

ここからは、エクセルを活用してタイムカードの集計を行う方法について解説します。エクセルの関数を使えば簡単に集計が行えます。

関数だけでタイムカードは集計できる

タイムカードに打刻された出退勤などの時間はエクセルに入力してSUM関数を使えば、あっという間に1日の勤務時間と1ヶ月の勤務時間の計算が行えます。

実労働時間を計算する

勤怠管理を行う場合、実労働時間を把握する必要がありますが、これもエクセルを使用すれば簡単に行えます。

エクセルで実労働時間を集計する場合、入力するのは、出勤時間と退勤時間、そして休憩時間の3つのみです。例えば、出勤時間をB2セル、退勤時間をC2セルそして休憩時間をD2セルに入力し、カーソルをE2セルに置きE2セルに以下の式を入力します。

=C2-B2-D2

すると、実労働時間が表示されます。この式は毎回入力する必要はなく、1度入力すればあとはセルをコピーすればそのまま式もコピーされます。

1か月の勤務時間を表示するには

1ヶ月の勤務時間を表示させる際には、SUM関数を活用します。例えば、4月1日の実労働時間をE2セルに入力し、そこから順に下に実労働時間を入力します。

月末の実労働時間を入力したらその下のセルにカーソルを置き、そこで「数式」→「オートSUM」→「合計」を押すと、1ヶ月間の勤務時間数が表示されます。

なお、合計を押す前には、選択範囲が表示されるので、毎日の実労働時間が選択されているか確認するようにしてください。

エクセルでタイムカードを集計することのメリット

ここからは、エクセルを使ってタイムカードを集計するメリットについて解説します。

コストが安い

エクセルはMicrosoftOfficeをインストールしていれば、ほぼ永久的に使えるため、最初に支払う数万円を除くとほぼコストはかかりません。

そのため、コストできるだけ抑えたいという企業にはぴったりです。

打刻漏れがすぐ分かる

基本的には毎日手入力で出退勤などの時刻を入力していくため、前日の打刻忘れがあっても翌日にはすぐに気づくことができます。

また、エクセルでは未入力の項目のセルに色つけを行うことができるので、それを設定しておけば万が一打刻漏れがあっても安心です。

労務担当者の負担が軽い

エクセルを活用したタイムカードの集計はインターネット上で検索するとたくさんのテンプレートが用意されています。

そのため、既存のテンプレートを活用すれば、わざわざ労務担当者が管理フォーマットを作成することなくすぐにエクセルで勤怠管理ができるようになります。

また、基本的にタイムカードの内容をエクセルに入力するだけなので、作業の負担も大きくなく、担当者の負担を軽くすることができるでしょう。

エクセルでタイムカードを集計することのリスク

エクセルによるタイムカード集計はメリットも多いですが、リスクも伴います。どのようなリスクなのか確認していきましょう。

労務担当者の入力ミスが生じやすい

エクセルへの出退勤などの時刻の入力は人間が行うため、入力ミスが生じる可能性は否定できません。

そのため、入力時はもちろん入力後も入念にチェックを行うなどの対応が必要になります。

法改正に対応しきれない

2019年4月から順次施行されている働き方改革関連法のように、労働環境に関する法律が改正されることは珍しくありません。

場合によっては法改正に伴いタイムカードの集計方法などにも影響が出てくる可能性もあります。そのため、法改正のたびにエクセルの計算式などを修正する必要が出てくるケースがあるでしょう。

給与支払額を間違うことで訴訟リスクが増す

入力ミスに関連する部分ですが、入力ミスに気づかないまま給与が実際に従業員に対して支払われるケースも考えられます。

その際、支払額の間違いが発端となって訴訟につながる可能性はゼロではありません。

多様な雇用形態に対応することが困難

例えば、リモートワークを行なっている従業員はタイムカードを打刻すること自体ができないため、エクセルに出退勤のデータを入力することができません。

また、会社に出社している人でも、直行直帰の場合はその日のタイムカードが打刻できないため、やはりエクセルへの入力ができなくなります。このように、必ずしも全ての雇用形態や働き方に対応できるわけではない点も大きなリスクだと言えるでしょう。

エクセルデータが壊れることがある

例えばウイルスに感染してしまい、エクセルデータが破壊されてしまう、またデータを管理しているパソコンが故障してしまうなどエクセルデータが壊れたり消えてしまったりするリスクは伴います。そのため、常にバックアップを取っておく必要があるでしょう。

クラウドサービスで脱タイムカードを図ろう

タイムカードに変わる勤怠管理の方法として、近年では、クラウドサービスが活用されています。どのような特徴があるのか確認していきましょう。

労働者が簡単に勤怠の打刻ができる

タイムカードの場合、タイムカードへの打刻が必要だったため、打刻は会社に出社しなければできませんでした。

しかし、クラウド型の勤怠管理であれば、スマートフォンやパソコンなどで簡単に打刻ができるため、出社しなくても簡単に勤怠の打刻が可能です。

そのため、リモートワークをしている人や直行直帰をする人の労働時間の把握も容易に行えます。

労務担当者の負担が減る

クラウド型の勤怠管理は、打刻の入力ミスがないため、給与計算のミスといったリスクもありません。

また、集計や給与計算自体も自動で行ってくれるため、担当社員の負担が軽減され、他の業務に注力することもできます。

働き方改革関連法に対応できる

クラウド型のサービスは、例えば事前に設定した労働時間を超えて働いていると、警告のアラートが通知されるように設定することができます。

そのため、法改正に伴い設定された時間外労働の上限にも柔軟に対応することが可能です。

さらに、一定日数以上の有給の取得も行わなければいけなくなりましたが、クラウド型のシステムであれば、有休消化日数なども簡単に確認することができます。

まとめ

タイムカードは従業員の勤怠管理には欠かせないツールです。また、エクセルを活用すればより簡単に従業員の労働時間などが確認できます。一方で、法改正や働き方の多様化によりエクセルによる集計では対応できない部分が出てきているのも事実です。そのため、クラウド型の勤怠管理システムを利用するのも1つの選択肢だと言えるでしょう。