コスト削減や業務効率の改善はどの企業においても非常に重要な課題です。
しかし、どのようにしてそれらを行えば良いかわからず頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。
そのような課題の解決策の一つとして注目を集めているのがアウトソーシングです。
ここではアウトソーシングとはどのようなサービスであるのかといったことや実際の成功例をご紹介します。
アウトソーシングとは？意味を簡単に解説
アウトソーシングとは企業が人材派遣会社や協力会社といった外部組織に特定の業務を委託することです。
アウトソーシングの本来の意味は「外部資源を有効活用すること」であり、あらゆる経営資源を外部調達する意味合いを持ちますが、一般的には人材を確保する意味で用いられます。
アウトソーシングと外注の違い
アウトソーシングとよく似たものとして外注が挙げられます。
これらはいずれも外部組織に業務を委託することですが、「求められる成果」がその違いとして挙げられます。
アウトソーシングを行う場合、外部委託する業務は専門的な知識をもった人材が遂行することが期待され、自社で行うよりも高い成果をあげることが期待されます。
対して外注はコスト面が重視され、安く済めばそれほど成果は求められないという違いがあるのです。
アウトソーシングと派遣の違い
アウトソーシングと人材派遣の違いはその業務形態にあります。
アウトソーシングの場合、与えられた業務を自社から切り離し、アウトソーシング先の企業が代行して業務を行います。
対して人材派遣は自社にて求めるスキルを持った人材に働いてもらい、業務時間なども指定することが可能です。
またアウトソーシングの費用が遂行する業務や納入に対して発生するのに対し、人材派遣は働いた時間で発生することも大きな違いです。
アウトソーシングのメリット・デメリット
上記にてアウトソーシングの説明およびよく似たサービスとの違いをご説明しました。
ではアウトソーシングにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
アウトソーシングのメリット
アウトソーシングのメリットの一つとして品質の向上が挙げられます。
高い専門性を持った企業に業務を委託することによって、自社で行うよりも高い品質をあげることができるのです。
またアウトソーシングを受託している企業は、より効率よく委託業務を遂行できるよう業務を最適化している場合が多いため、コスト削減にも繋がります。
アウトソーシングのデメリット
アウトソーシングのデメリットは社内情報が外部に出す必要があることです。
委託先に業務を遂行してもらうためには、社内情報を提供することは欠かせません。
そのため、アウトソーシングを利用する際には委託先としっかりとすり合わせを行う必要があります。
また業務を委託することによって社内にノウハウが培われないというデメリットも存在します。
アウトソーシングできる業務範囲
アウトソーシングできる業務というのは非常に幅広く、明確な業務範囲はありません。
しかし、範囲を見極める際にポイントとなるのが「コア業務であるかか否か」です。
コア業務とは企業の利益や売り上げ、存続に直結する業務です。
具体例としては企業の経営方針の決定やなどがあげられます。
企業への理解や経験が重要視されるため、アウトソーシングはすべきではありません。
このようにアウトソーシングを利用する際には業務が「コア業務であるか否か」という点に着目しましょう。
アウトソーシングに適している業務
アウトソーシングに適している業務の一つとして「ルーティーン化されている業務」が挙げられます。
なぜなら、ルーティーン化されている業務はマニュアルを作成しやすく、委託先にて高い効率性が見込めるためです。
また「時期によって仕事量が多くなる業務」もアウトソーシングに適している業務と言えます。
仕事量が多い時期に業務委託を行うことによって、通常期に委託するよりも自社内の業務効率を最大化できるためです。
アウトソーシングに適していない業務
反対にアウトソーシングが適していない業務としては「企画立案業務」が挙げられます。
アウトソーシングは依頼先が予め決めた規則によって業務を遂行します。
そのため、規則などを含め企画を立案する業務はアウトソーシング適していない業務なのです。
同様の理由で、業務中に多くの判断が求められるような業務もアウトソーシングに適していません。
また先述したようにコア業務も当然アウトソーシング に適していない業務です。
アウトソーシングの成功例と注意点
適切に利用すれば業務の効率化や利益の最大化に繋がるアウトソーシング。
では実際にどのような運用がなされているのでしょうか。
ここではアウトソーシングの成功例および注意点をご説明いたします。
1. AIR DO
AIRDOでは給与計算業務をアウトソーシングしています。
アウトソーシングする前は職種ごとに賃金構成が異なるため、給与計算の時期になると給与計算業務にしかリソースを割くことができない状況でした。
しかし、アウトソーシングすることによってその煩雑な業務を行う手間が省け、そのほかの業務に専念することができるようになったそうです。
2. 住宅設備メーカー
ある住宅設備メーカーの業務内の課題は複数の拠点に受注センターがあり、各拠点や工場などによって業務プロセスが異なっており、業務が複雑化していたことでした。
そこでアウトソーシングを活用することによって、業務の明確な区分けができるようになり、効率化が進みました。
同時に業務請負が標準化され、複数拠点の業務を集約化することが可能となったそうです。
受注センターの業務は社員関与率が70%から10%まで低減し、またコストは30%まで削減。
アウトソーシングによって業務の効率化およびコスト削減につながった好例と言えますね。
3. ベネッセ
ベネッセは運用している4つのWebサイトに関する業務を一つの委託業者にアウトソーシングしています。
アウトソーシングを利用する前の課題としては複数の制作・運用会社で各4つのWebサイトを運用していたため、各サイトで業務フローや品質管理のばらつきが発生し、対応数の増大によって担当者の負担が増大していたことでした。
しかし、一つの委託業者にアウトソーシングすることによって、業務フローや品質管理などを集約化に成功。
業務が効率化されるだけでなく、品質の向上にもつながりました。
4. 株式会社 notecco
noteccoでは経費精算や給料設定といった細かい業務や最新情報を収集するための調査方法などをアウトソーシングしています。
これらのような雑務はパートや派遣社員を雇うことによって解決する問題ですが、マネージメント業務の手間を考えてなかなか利用できない状況だったそうです。
しかし、アウトソーシングを利用することによってマネージメントを行う必要なく、上記の雑務が遂行される環境を実現。
より重要度の高い業務に時間をかけられるようになり、業務効率も改善しました。
5. プルデンシャル生命保険株式会社
プルデンシャル生命保険では営業社員の人事関連の業務をアウトソーシングしています。
元々、アウトソーシングを利用するに至った経緯は人事担当者が複数退職し、欠員が出てしまったことだそうです。
そのため業務の質を落とさず、速やかに欠員補充を行うためにアウトソーシングを利用するに至りました。
その結果、人事関連の業務が問題なく行えたことに加えて、コスト削減にも繋がりました。
また社内業務をアウトソースすることによって業務の標準化にも繋がり、業務の整理および見直しを行えるようになったそうです。
アウトソーシングを成功させるためのポイントは？
アウトソーシングを成功するために何より重要なのは「自社の抱えている課題の見える化」です。
アウトソーシングを行うことによって期待できるのは、主にコスト削減および効率化です。
そのため社内で特に非効率で無駄なコストがかかっている業務を洗い出すことによって、うまくアウトソーシング を活用することができるのです。
また自社内の課題が明らかになった入れば、委託先とのすり合わせも円滑に進むことでしょう。
そのため、まずは「自社の抱えている課題の見える化」が重要なのです。
まとめ
コスト削減、業務の品質改善や効率化など様々なメリットを得ることができるアウトソーシング。
しかし、そのためには単に導入するだけでなく社内の課題を把握することが先決です。
それらをしっかりと把握すれば、成功例としてご紹介した企業のように適切なアウトソーシング の利用が可能となるでしょう。
