商品・サービスの品質管理やプロジェクト計画を適切に進めるために「進捗管理」は欠かせません。
マネージャーやプロジェクトリーダーの方は、進捗管理を上手に行なうポイントや注意点を押さえておくことが大切です。
今回は、ビジネスシーンで役立つ進捗管理におすすめのツールも合わせて、進捗管理を行うコツをご紹介します。
進捗管理とは
「進捗管理」とは、プロジェクトの目標や納期を確認しながら、プロジェクトに関わっているチームメンバー全員の進行具合を把握する業務です。
進めるべきタイミングや進行状況のズレを修正しながら、スケジュールの変更・作業手順の見直しを行います。
スケジュールの遅延は売上・利益の損失、人件費の増加に繋がるため、各メンバーの進捗状況を把握することが重要です。
製造業やIT業界（システム開発プロジェクト）における進捗管理は、品質管理手法として活用されています。
品質管理を怠ると、大規模なリコールやシステム障害を引き起こす可能性があるためです。
進捗管理を行う目的
プロジェクトは計画通りに作業を進められると理想的ですが、大抵の場合、完璧に予定通りには進みません。
予定がズレてしまうと納期を遅延させることになるので、プロジェクトが現時点でどこまで進行したのかという進捗率を把握する必要があります。
進捗管理の目的は、仕事がどのくらい残っていて、いつまでに終わるかを推察して問題を解決するために行います。
進捗管理するメリットや注意点
ここからは、進捗管理するメリットや注意点を見ていきましょう。
進捗管理するメリット
進捗管理するメリットは、優先度の可視化、作業・スケジュールの横断的な管理、早期段階で課題・問題解決が挙げられます。
プロジェクトは大小に関わらず、計画段階からタスクを明確化して、優先度を決める必要があります。
進捗管理は優先度の可視化となり、チームメンバーがスムーズに作業をすることができ、各担当者の負担を軽減することができるのがメリット。
進捗管理は、スケジュールの遅延解消や早期の問題解決、繁忙期にある作業員の負荷軽減にも効果的です。
プロジェクトを管理するマネージャーは課題の早期発見ができて、課題解決策を見出すことができるのです。
進捗管理する際の注意点
進捗管理する際は、進捗率は作業の進み具合を数値化したものでなければなりません。
進捗率を明確にするには、成果物を基準に的確で把握しやすい進捗率を定義するが大切です。
進捗管理の手法
責任者であるプロジェクトマネージャーは、作業計画と実績のズレを早期発見して、素早く見直す必要があります。
ホワイトボードなどアナログな方法で管理する
ホワイトボードや紙にペンで書くといったアナログ的なやり方でタスク管理する方法があります。
基本的な流れは、チームメンバーそれぞれの抱えているタスクをリストアップし、緊急度、重要度を軸に優先順位をつけます。
優先順位から順番にタスクをこなして、終わったらチェックしてタスクを消すだけです。
とても簡単なアナログ方法ですが、タスクをリスト化できるため効率化アップにも繋がります。
やり方のコツは、リストは1日1枚で管理して、紙はノート・付箋・メモ用紙、ホワイトボードなど使いやすいもので問題ありません。
エクセルを使って進捗管理する
エクセルを使って進捗管理するやり方は「ガンチャート」が一般的です。
エクセル進捗管理表を作成する際は、まず進捗管理表に必要不可欠な情報を記入します。
カレンダーの日付・曜日、プロジェクトのタスク、各タスク・作業の担当者、スケジュールだけのシンプルな構成にしておきます。
進捗管理表は、プロジェクトが終われば消されて、
次のプロジェクトではまた別の進捗管理が必要になります。
別プロジェクトに移行したときでも継続して使えるようにシンプルなシートにすると良いでしょう。
エクセルで進捗管理表を作る際は仕事の進み具合を管理できればデザインにこだわりすぎる必要はありません。
オンラインツールなどを有効活用する
プロジェクト管理ツールは、数多くのオンラインツールが出ているので活用すると良いでしょう。
オンラインツールには管理データをクラウドで保存する「クラウド型」とパソコン保存する「インストール型」があります。
プロジェクトの進捗管理のポイントやコツ
ここからは、プロジェクトマネージャーが知っておきたい進捗管理のポイントやコツを見ていきましょう。
作業やタスクをできるだけ細かく分解する
プロジェクトの計画設計の段階で作業やタスクを分解し、すべての成果物に対してそれぞれ責任者を明確にします。
誰が責任を持つのかをメンバー全員と共有し、何か問題があった時には、そ責任者はいち早くチームに報告することができます。
進捗確認をルール化して周知する
スケジュールの効率指数の許容範囲は通常の場合±５％を目安として、チームメンバーに周知させます。
プロジェクトの始めの3分の1は±10％程度、3分の1には±5％、最後の3分の1は±1％程度と変えていくのも効果的です。
見積もりが妥当か確認する
プロジェクトの進捗管理は、費用を予算内に収める役割もあります。
費用超過すると挽回することは難しいため、プロジェクトマネージャーは費用管理することが重要です。
バッファを設ける
作業ごとに指定された開始日と終了日に対する実際に行われた日との差、ズレが生じると進捗が遅れてしまいます。
進捗が遅れることを予測して、遅れを取り戻す対応の日数分のバッファを挿入しておくと効果的です。
特に大規模プロジェクトはタスクのスケジュールや予算を最低限に抑え、プロジェクト全体としてバッファを取り、余裕を持った計画を設計しましょう。
チームの雰囲気をよくする
プロジェクト管理者の仕事は、タスクやスケジュールの管理だけでなく、チームの雰囲気を良くするリーダー的な役割があります。
プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取り
合いながら、問題があっても早急に対処できる信頼関係を築いておくことが大切です。
進捗管理する際に便利なツールやアプリ
使いやすいプロジェクト管理ツールを導入すると初心者でも簡単にタスク、スケジュール管理をすることができます。
trello（トレロ）
▼特徴
カードを動かしながらタスクを視覚的に管理する
タスク管理に特化している
初心者向きのシンプルな操作
ToDoリストやメモ帳機能もあり
Backlog
▼特徴
クラウド型のアプリケーション
タスク管理機能に特化
視覚的なわかりやすさにこだわったプロジェクト管理ツール
ガントチャートやマイルストーンが簡単に作れる
コミュニケーション活性化に役立つ
登録1か月間は無料
お試し後は機能とストレージの容量によって月額有料制
Google の スプレッドシート
▼特徴
Google のスプレッドシートを使ったガントチャート
上から順番にタスクを並べて日付と担当者を入力するシンプルな進捗管理
タスクのスケジュールは左が開始日、右が完了日
一目で全体のスケジュールが分かる
まとめ
プロジェクトリーダーがプロジェクトの進捗管理をする上で、進捗管理することは欠かせません。
プロジェクト管理等のシステムに役立つツールは無料版から有料プランまで様々なものが出ています。
まずは、作業効率が上がりやすいものから取り入れて早速活用してみてはいかがでしょうか？
