出勤簿で勤怠管理・労働時間を管理する方法と必要性について

出勤簿の記事
出勤簿とは法律で作成・保存することが義務付けられている書類で、法定三帳簿の1つといわれます。出勤簿を作成することで労働者の勤怠管理に使え、労働者の労働時間を適切に管理することができます。出勤簿の形式やエクセル、クラウドで作成する方法についても説明します。
目次

法定三帳簿とは?


出勤簿は法定三帳簿という書類の1つです。出勤簿を知るために、まずは法定三帳簿を理解していきましょう。労働者を雇用した企業は、法定三帳簿という書類を整備する必要があります。法定三帳簿とは労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3種類。どんな書類なのかを説明します。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿

労働者名簿は、事業場ごとに労働者の氏名・生年月日・住所・履歴などが記載された名簿をいいます。労働者名簿は労働基準法第107条に定められています。同法では、労働者を1人でも雇用したら労働者名簿を作成することが義務付けられています。また、内容に変更があれば遅滞なく名簿を修正しなければなりません。

労働者名簿で作成が義務付けられている労働者は、パートやアルバイトなどの名称を問いません。ただし、日々雇用される者は除きます。労働者名簿の保存期間は、労働者が退職、死亡、あるいは解雇されてから3年間です。

賃金台帳は、事業場ごとに賃金計算の基礎となる事項、賃金額などが記載された台帳のことです。賃金支払いの都度、遅滞なく記入する必要があります。賃金台帳は労働基準法第108条に定められています。

労働者名簿の作成対象者には日々雇用される者は含まれていませんでした。しかし賃金台帳には、日々雇用される者も含めた全労働者について記載しなくてはならなりません。賃金台帳は、最後に記載した日から起算して3年間保存する必要があります。

最後に、出勤簿は、会社が労働者の労務管理を行うために作成することが義務付けられている書類です。記事では出勤簿について詳しく解説していきます。

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出勤簿とは

会社は労働者の労務管理を行わなくてはならず、出勤簿を作成することが義務付けられています。労働基準法上に出勤簿は明文化されていませんが、厚労省の通達に記載があります。出勤簿に記載される労働者は全ての労働者です。ただし、管理監督者については必ずしも記載しなくても構いません。

出勤簿の法定保存期間

出勤簿の法定保存期間は、最後に記入された日を起算日として3年間です。解雇、退職、死亡した労働者についても3年間は保存する必要があります。

記載する項目は始業・終業時刻・休憩時間

出勤簿に記載する項目は次の通りです。


・労働者の氏名
・始業・終業時刻・休憩時間
・出勤日、労働日数
・時間外労働、休日労働、深夜労働

出勤簿がなければ、労働者1人ひとりの勤怠を管理することができません。労働者がどの程度残業したのか、休日労働はどの程度か、出勤簿を作成することで管理することができるのです。出勤簿を作成することで、労働者に対する過重労働の抑制に繋がります。

法律違反時に科される罰金とは

出勤簿の法定保存期間は3年間と定められていますが、もし3年を待たずに紛失したり破棄したりしたら、30万円以下の罰金を科される可能性があります。出勤簿をデータで作成している会社が多いと思いますが、データの改ざんや破損にならないようセキュリティ対策を行っておきましょう。

出勤簿を作成する目的

出勤簿を作成する目的は、会社が労働者の勤怠を管理するためです。勤怠管理の意味合いが分かれば出勤簿の目的が明らかになります。

労働日数・労働時間数・時間外労働時間数を計算しやすい

勤怠管理の意味は、労働者の勤務実態を把握し、適切な労務管理を行うことです。労務管理を適切に行えば、労働者の過重労働を抑制することができます。また、労働日数・労働時間数・時間外労働時間数を計算しやすくなることで給与計算の基礎データの1つにもなります。

したがって、出勤簿を作成することの目的は、適切な労務管理を行い、給与計算の基礎データを作るためということです。

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出勤簿の主な形式

出勤簿の主な形式を4つ紹介します。

タイムカード

タイムカードは、出退勤時に打刻していくタイプの出勤簿です。打刻したタイムカードを労務担当者が集計していきます。打刻するだけなので、労働者の負担はほとんどありません。反面、集計するためにエクセルなどを使っていきますから、労務担当者は集計ミスに注意する必要があります。労働者の数が多い時にはタイムカードは不向きです。また、タイムカードの打刻ミスの時にも労務担当者は修正対応に追われます。

タイムカードには、SuicaやPasmoなどが使えるICカードタイプのものも使われるようになりました。従来のタイムカードと違ってパソコンと連動するため、集計が楽になります。ICカード方式は導入費用がかかる点に注意です。とはいえ労働者の数が多くなってきた時は費用対効果が得られるため、状況に応じてICカードタイプのタイムカードの導入も検討していきたいところですね。

手書きの出勤簿

手書きの出勤簿は、文字通り労働者が手書きで出勤簿を記入していくタイプの自己申告による出勤簿です。間違いや不正が生じる可能性があります。手書きの出勤簿は自己申告による出勤簿です。2019年4月の労働安全衛生法改正により、自己申告による出勤簿は特定の条件を満たさないと認められなくなりました。特定の条件とは次の通りです。


1.労働時間の実態を把握し、適切に自己申告を行うことについて、労働者に説明すること
2.必要に応じて実態調査を行い、出勤簿と実際の労働時間の乖離を補正すること
3.自己申告の労働時間を超えて社内にいる時間について労働者に確認すること
4.労働者による適正な自己申告を阻害してはならないこと

エクセル表の出勤簿

エクセル表の出勤簿は、労働者がエクセル表に出退勤を記入するタイプの自己申告による出勤簿です。データで管理できるため、労働者にとっては気軽にできることがメリット。

一方で、間違いや不正が生じる可能性がある点、労務担当者が関数やマクロの整備を行わなくてはならない点、人事制度変更時にデータを改定する必要がある点などがデメリット。また、エクセル表の出勤簿も自己申告による出勤簿なので、特定の条件を満たさないと認められません。

システム管理の出勤簿

システム管理の出勤簿は、パソコンやスマートフォンなどで勤怠管理できる出勤簿で、勤怠管理システムと呼ばれます。デバイスさえ持って入れば、出勤しなくても勤怠をつけることができ、また、管理者は部下の勤怠を承認することが可能です。出張が多い人やテレワークしている人などにとっても、勤怠管理システムは便利です。

勤怠管理システムに位置情報をセッティングしておけば、勤怠管理システムは自己申告ではなく客観的な方法で勤怠管理することになります。わずらわしい特定条件は不要です。

システム管理で出勤管理(勤怠管理)する方法

勤怠管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つがあります。オンプレミス型は自社のサーバーに勤怠管理のソフトをインストールして、勤怠管理システムとして使えるようにしたもの。初期費用・運用費用共に高いですが、労働者の働き方に応じてカスタマイズできる点が魅力です。また、セキュリティ面も非常に強いという特徴があります。クラウド型については次の項目で解説します。

クラウド型勤怠管理ソフト

クラウド型の勤怠管理システムは、気軽に導入できる勤怠管理システムです。クラウドなのでスマートフォンやタブレットなど、多様なデバイスに対応していて、どこでも勤怠管理が可能。運用費用があまりかからない点も特徴的です。クラウド型でも、実績が豊富な会社が運営していれば、カスタマイズすることができます。

保存期間に注意点する

勤怠管理システムといっても出勤簿であることに変わりないので、保存期間も適用されます。システムの不具合で保存データが消えてしまったなどということがないように、勤怠管理システムを導入する際、運営会社の実績をしっかり確認しておいて下さい。

まとめ

出勤簿は法定三帳簿として作成が義務付けられている書類でした。出勤簿には様々な種類があります。手書きやエクセルによる出勤簿は手間がかかる上に、2019年の労働安全衛生法改正によって特定条件を満たす必要が出てきました。ICカードによるタイムカードや勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

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