社内SNSとは？機能・メリット・失敗例・うまくいくためのポイントを解説

2020年3月23日2021年1月10日

プライベートで使うことが多いSNS。これをビジネスでも活用しているのが社内SNSです。社内SNSを使えば、社員同士が気軽にコミュニケーションを行うことができます。社内SNSの機能や導入のメリット、また、社内SNSの失敗理由とうまくいくためのポイントを紹介します。

社内SNSとは？

社内SNSとは、社内限定のSNSのこと。社員同士のコミュニケーションツールとしての使われ方、社内SNSが求められる背景を説明します。

社員同士のコミュニケーションツール

社内SNSは社員同士のコミュニケーションツールとして使われます。社内SNSは、社内にいる社員同士がやり取りをしたり、出張した営業パーソンがオフィスの社員に直ぐに伝えたりしています。社内SNSはスマートフォンでも使えますから、思い立った時に直ぐに使える機能性の高さが魅力です。また、在宅ワークをしている社員とのコミュニケーションの手段としても使われます。対面ではないのと、メールのように堅苦しい文面で書く必要がないため、社員同士で気軽に交流するように使われています。

社内SNSが求められる背景

社内SNSが求められる背景としては、業務効率化と働き方改革推進の2点が挙げられます。

業務効率化

社内SNSが求められる背景として、 業務効率化が挙げられます。日報やスケジュール管理をする時、メールやExcel等の方法で行っていないでしょうか？メールやExcelでは作業する時間がかさみます。日報やスケジュール管理はできるだけ時間を削減したいところですね。日報やスケジュール管理に使われていた時間を本来の業務に当てられたら、業務効率化に繋がるはずです。

スマートフォンで使える社内SNSなら、日報をスマートフォンで済ませることができますので、外出先からでも直ぐに日報を送ることができ、業務効率化に繋がります。同様に、スケジュール管理でもスマートフォンでできれば、業務効率化に繋がります。

働き方改革と社内SNS

働き方改革は1億総活躍を旗印に、多様な働き方を推進する政府の取り組みです。多様な働き方とは、フルタイムで働く正社員という枠に捉われず、在宅ワークやフリーランスといった幅広い働き方を指します。日本の労働力は減少することが予測されています。女性や高齢者といった、これまでの日本企業では活躍の場が限られていた人材にも活躍してもらおうというねらいがあります。

社内SNSを使えば、在宅ワークやフリーランスの人たちとのコミュニケーションも円滑にできるようになりますから、働き方改革の推進にも社内SNSは役立つと考えられます。

社内SNSの機能

社内SNSの代表的な機能を見ていきましょう。

チャット機能

社内SNSにはチャット機能があります。普段、プライベートで使用しているLINE等と同じ感覚で使えるので、馴染みやすいです。メールのように「〇〇課長、お疲れ様です。□□です」のような挨拶の文章を用いず、直ぐに話題に入ることができます。

チーム・グループ機能

社内SNSのチーム・グループ機能は、参加メンバーを限定してやり取りができる機能。例えば、あるプロジェクトを遂行するためにA・B・Cさんの3人がいたら、彼らだけでグループを編成してやり取りをすることができます。Dさんを追加したければ追加することができ、DさんはA・B・Cさんの過去のやり取りの履歴を見ることができます。

社内SNSを導入するメリット

社内SNSを導入するメリットを3点紹介します。

社員同士で気楽に交流できる

社員同士で気楽に交流できるのが大きなメリットです。ちょっと相談したいとか、報告したいとかいう時、メールだと堅苦しいですが、社内SNSであれば気楽に会話することができます。気楽に会話することで組織内のコミュニケーションが活性化していく効果が生まれます。また、「いいね」機能が付いていれば、「いいね」をもらった相手は金銭の発生しない報酬をもらったような気がしますから、仕事のモチベーションが向上します。このように、社内SNSを使えば組織が活性化していく効果が得られます。

やり取りを時系列で追うことができる

社内SNSなら、チャットで話している内容は時系列で遡ることができますので、話の流れが分かりやすいというメリットがあります。例えば社内SNSは、メンバーが話したい時に話すので、メールのように1対1の会話にならないのですが、それでもやり取りを時系列で追うことができます。

例えば、あるプロジェクトのリーダーとメンバーが社内SNSでやり取りをしているとします。その時、メンバーの誰かが、リーダーが以前にチャットで説明したことは何だっただろうか？と思いました。メールによる指示であれば、メールを何通も開けてようやくリーダーが指示した内容に行き着きますが、社内SNSなら時系列のやり取りを遡ることができます。そのため、リーダーの指示がどんなものであったか、また、どういうタイミングと経緯で話したのかを容易に知ることができるでしょう。

検索が簡単

社内SNSなら、検索が簡単というメリットがあります。調べたいチャットがあった時、ワードで検索すれば該当するチャットのやり取りがヒットします。検索した内容について誰かにチャットで聞いて、それがビジネスのヒントに繋がることもあります。メールを止めて社内SNSに統一している企業であれば、業務上の重要なやり取りも社内SNSに限定される訳ですから、検索が簡単であることは大きなメリットになっていくでしょう。

なぜ社内SNSは失敗するのか

社内SNSのメリットを説明してきましたが、実際には、社内SNSを導入したものの、うまくいかず、失敗してしまうことがあります。失敗というのは2点あり、社内SNSの利用者が減ることと、組織風土の悪化に繋がることです。社内SNSが失敗する理由について事例を元に解説します。

仕事と関係のない投稿が多い

社内SNSは気軽に社員同士でコミュニケーションができます。その気軽さは楽しさを生むものであり、ついついおしゃべりが過ぎてしまうこともあるでしょう。しかし、それが度を超えて仕事と関係のない投稿ばかりになると、これまで利用していた人が「社内SNSなのにプライベートな空間になってしまった」と思い、利用者が減ることになり、社内SNSは失敗します。

時間経過と共にヘビーユーザーばかりになる

社内SNSで仕事の話が中心になっているのは良いが、時間経過と共にヘビーユーザーばかりになりなかなかライトな利用者が参加しづらい雰囲気を形成してしまうことがあります。そうなると利用者が減っていき、社員同士の気軽なコミュニケーションの場であるはずの社内SNSが、敷居が高いものになってしまいます。

自由な投稿が組織風土を悪化させる

社員同士の気軽なコミュニケーションを促進するのが社内SNSの役割です。一方で、好き勝手に自由な投稿を認めていると組織風土を悪化させることに繋がります。社内SNSが誰かの悪口を言ったり、あるいは会社の文句を言ったりする場になると、社員の士気を下げ、組織風土を悪化させてしまいます。

社内SNSがうまくいくためのポイント

社内SNSの失敗事例を見てきました。では、社内SNSがうまくいくためにはどうしたら良いかポイントを解説していきます。

社内SNSガイドラインの設定

自由な投稿は社内SNSの魅力ですが、度を超えると組織風土の悪化に繋がります。これは、社内SNSガイドラインを設定することで防げます。ガイドラインでは、社内SNSの目的は社員同士のコミュニケーション活性化にあることを掲げ、「社員や会社の悪口を言わない」ことを規定することが重要です。

社内SNSの選定とシミュレーションの実施

社内SNSの選定にも気を配ることで、会社に合った社内SNSを導入することができます。会社の組織風土や業務の効率性、社員の雰囲気、そして働き方（外出、在宅ワーク）に適した社内SNSを選ぶため、シミュレーションを実施して自社に合った社内SNSを導入します。

プライベートの利用を認めない

「仕事と関係のない投稿が多い」のを防ぐには、社内SNS はプライベートの利用を認めないことで対応できます。社内SNS は気軽にコミュニケーションが取れるので、つい仕事と関係のない投稿をしたくなるのですが、そうすると他のユーザーが入りにくくなってしまうので、ここは厳格にプライベートの利用を認めず仕事だけに限定するよう定めた方が良いでしょう。