説明責任とは?果たすべき理由・メリット・経営者や人事から見た説明責任を解説

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報道で「株主への説明責任を果たしていない」「国は説明責任を果たすべきだ」といった報道を目にすることがありますね。説明責任は元々会計学の用語で、ビジネスでも使われるようになりました。説明責任を果たすべき理由、説明責任を果たすメリット、経営者や人事から見た説明責任を解説します。

説明責任とは?

説明責任は企業が株主や投資家に対して経営状態・財務状況を説明する義務があることを指す用語です。説明責任はアカウンタビリティを訳した用語です。

説明責任の由来

説明責任の由来は会計学です。そもそも英語のアカウンタビリティは会計(Accounting)と責任(Responsibility)を合成した言葉です。株主総会では、企業は株主や投資家に説明責任を果たす必要があり、会計学から転じて、ビジネスでは様々な意味で説明責任が使われるようになりました。

企業やビジネスで使う説明責任

企業やビジネスで使う説明責任には、株主・投資家に対する説明責任の他、社会・顧客・社員に対するものがあります。

説明責任を果たすべき理由・事情

説明責任を果たすべき理由や事情を解説します。

株主に対する説明責任

説明責任の由来でもある株主に対する説明責任を果たすべき理由は、会社法によって企業が株主に決算報告書を開示するよう義務付けられているためです。株主は企業に投資することにより配当金を得たり、適切なタイミングで株を売却したりします。企業が健全な状態であるか否かは、株主の行動を決めるために重要な情報になるのです。

社会に対する説明責任

社会に対する説明責任は、企業が環境・災害問題を発生させた時に社会に説明する意味で使われます。環境・災害問題は不特定多数の人間に影響を及ぼす問題です。従って、メディアを通じて記者会見することで、企業は社会に対する説明責任を果たすことになります。

社会に対する問題を引き起こした時はメディアが注目しますから、多くのステークホルダーが問題の流れを注視します。メディアによって企業イメージがラベリングされてしまうと、悪い印象を取り除くのが困難となります。起こした問題は変えられません。説明責任を果たすことで、企業としての透明性を担保することに全力を注ぎます。

顧客に対する説明責任

消費期限の偽装やリコール問題を起こした時、企業は顧客に対する説明責任を負います。また、医療現場において、医師や看護師等の医療関係者は、専門用語を多用せずかみ砕いて説明し、患者が納得するような分かりやすい話し方で治療方法を説明する必要が生じます。

社員に対する説明責任

企業の経営状態が悪化したり、事業の撤退、M&A、リストラ、人事制度改定を行ったりした時、企業は社員に対する説明責任を負います。会社が大きな変化を伴う時は、社員は不安に思うものです。社員の不安を取り除き、安定的な組織運営をするためにも、企業は社員に対して説明責任を果たす必要があるのです。

説明責任を果たすメリット

企業が説明責任を果たすとどんなメリットがあるか、説明します。

信頼を獲得できる

企業が説明責任を果たすと、相手は企業に対して透明性があると認識します。株主は企業の経営状態が分かるようになりますし、顧客は企業が災害問題にどう対処するのかという方向性を知ることができるようになります。つまり、説明責任を果たすことは信頼を獲得できることに繋がるのです。

企業が災害問題を引き起こせば、顧客は不安になります。特に被害を被った場合はなおさらですね。しかし、企業が、顧客の健康や精神的な損害について賠償することを説明すれば、「起こした問題に対して真摯に向き合う姿勢は誠実だ」と顧客に思ってもらえます。企業イメージの悪化を食い止め、信頼を獲得できる訳です。

内部統制を実践できる

内部統制とは、会社が経営目標を果たすために全社員が守るべきルールのことを指します。内部統制には「業務の有効性と効率性」「財務報告の信頼性」「法令遵守」「資産保全」の4つの目的があります。内部統制の効果は、経営者だけでなく全社員が経営目標および内部統制の4つの目的を目指してルールを守っていくことにあります。

内部統制を全社員が実践するには、経営者がステークホルダーに対して説明責任を果たさなくてはなりません。経営者が社員や顧客に情報を隠していては、社員は「透明性に欠ける企業だ」と感じてしまうでしょう。そうなると社員の中には、例えば、内部統制を実践できず個人情報保護法を守らない行動を取る者も出てきます。経営者が説明責任を果たすことで、内部統制のルールを守る組織文化ができてくるのです。

優秀な人材の確保

説明責任を果たしている企業には信頼感があるので、働いている社員のモチベーションも向上します。社員は意欲に溢れ、企業の経営目標達成のために努力を投じていくでしょう。そうなれば社員は転職しようとせず、自社に留まり、また、採用にも優位に働いていきます。企業が説明責任を果たすことは、長期的な視点に立てば優秀な人材の確保に繋がっていきます。

経営者の説明責任

経営者の説明責任の具体的な内容について、株主への説明責任を例に解説します。

監査の実行

経営者は株主に対して説明責任を果たしますが、決算報告書を開示するにあたって公認会計士の監査を実行する必要があります。監査とは、決算報告書の内容が正しい内容であることを会計士が保証することです。正しい内容である必要性は、株主は企業に出資しているからです。

財務状態の開示

監査の実行により内容が正しい内容であることが保証された決算報告書を開示することで、財務状態を株主や投資家に示すことができます。

人事の説明責任

リストラを行ったり、人事評価制度の透明性を社員に訴えたりする場合においては、人事も社員に説明責任を負います。人事の説明責任の具体的な内容を解説します。

人事評価制度

人事評価は社員の年収に直結するものですし、昇格や昇進にも影響します。人事は社員に対して人事評価制度に透明性があることについて説明責任を負っています。

ただし、人事評価制度の運用が不透明であれば、いくら人事が言葉を尽くしても社員には響かないでしょう。すなわち「管理職の主観で評価している」「管理職が評価しても人事委員会で評価が覆る」のような、制度運用の実態に不透明さが残らないようにしなくてはなりません。その上で言葉を尽くして社員に説明することが説明責任を果たすことなのです。

リストラ

リストラを行う時にも、人事は説明責任を負います。早期退職、人員整理、事業所の閉鎖等、社員の痛みを伴うリストラを行う時には、人事は社員の心情に配慮した説明責任を果たしていきます。リストラを行う時は会社が苦境に陥っている時ですから、社員と共に乗り越えていく展望についても触れたいところです。

人材開発

会社が社員に対して階層別研修を熱心にやっても、研修を行う理由・目的・効果についてしっかりと社員に説明しなくては、人事は社員からの信用を失い、研修に参加する社員の動機付けも高まりません。人事は社員が貴重な労働時間を割いて研修に参加していることに配慮し、人材開発について説明責任を果たす必要があります。人材開発の目的に触れる時は、経営方針とリンクしていることも社員に説明しておきましょう。

まとめ

説明責任は、会社が株主に対して経営状態・財務状況を説明する義務があることを意味する言葉です。株主は会社に出資していますから、経営状態・財務状況を把握する必要があるからです。説明責任は会計学の用語でしたが、社会・顧客・社員等、様々な対象者に対して、企業が説明責任を果たす用語として使われるようになりました。