旅費規程とは？
旅費規程とは、出張にかかる旅費のルールについて定めた社内規程のことを言います。
旅費規程を作る理由
旅費規程を作る理由は、旅費精算にかかる事務処理を円滑にすることです。近距離とはどのくらいの距離を言うのか、遠距離は何キロからを言うのか。あるいは日当が付くのはどういう場合、宿泊費が付くのはどういう場合といったように、出張のケースに応じて旅費精算の事務処理が変わってくる訳です。その都度、過去の履歴を見るのは非効率。そこで旅費規程を作り事務処理を円滑にすることが求められます。
また、社員間における不公平感を無くすことも旅費規程を作る理由の1つです。旅費規程が社員に公表されていれば、旅費を精算する時にどのくらいのお金が清算されてくるか、社員は把握することができます。旅費規程を作れば、旅費精算に社員自身がコミットすることができるので、旅費精算の手当を取り損ねることもありません。また、規程を定めておかないと、管理職にしか旅費精算を認めないような不公平な事務処理が生まれることにもなりかねません。不公平感を無くすために旅費規程は必要なのです。
旅費規程の作り方のポイント
旅費規程の作り方のポイントを解説します。
対象者の範囲
基本的に、旅費規程の対象者の範囲は全社員とすることが原則です。社長や役員だけ旅費を支給するのではなく、全社員を対象とします。日当や宿泊費を支給する場合も全社員が対象です。ただし、役員を対象とした役員旅費規程を作成することは問題ありません。旅費について役員を優遇しても構いません。全社員を対象としていれば、ルールを区別することは構いません。
旅費の定義
旅費規程を作る時は、旅費の定義を明確化します。交通費、宿泊費等、出張にかかる費用を網羅的に定めておきます。詳細は次の旅費の種類で説明します。
旅費の種類
旅費の定義と共に、種類も併せて規定します。旅費の種類には交通費、日当、食事代、宿泊費等があります。交通費は電車代、飛行機代、バス代等の費用です。費用はかかった金額をそのまま清算することになります。領収書の添付も企業のルールに応じて決定します。飛行機代や新幹線代のように金額の上下があるものは、領収書の添付を必須とすることで経費削減に繋がります。
日当は出張したことに対する手当です。手当はどんな場合に支給するのかを決めます。遠距離の場合にのみ日当を支給するルールにもできますし、遠距離に限らず近距離でも終日外出していた場合は日当の支給を認めるルールにもできます。食事代に充ててもらうために日当を支給する運用も可能です。金額は、食事代に充てる時は1,000円～
1,500円、充てない時は500円～800円等にします。
宿泊費は宿泊したことに対する費用です。一律、5,000円にするルール、あるいはその都度領収書を提出してもらい実費を清算するルール等があります。安く泊まれるビジネスホテルがある一方で、ホテルの価格はシーズンによって上下するため実費の方が社員には公平感があります。
食事代は食事をしたことに対する費用です。日当で代替することも可能。毎回の食事代を清算してもらうには、領収書の添付が必要となり、事務処理上、煩雑になります。従って食事代を定める時は一律いくらと定めた方がベターです。
ちなみに、旅費は給与ではないので所得税は非課税です。しかし規程がないのに日当を支払うと、それは給与と見なされるため課税されてしまいます。旅費の種類をルールに盛り込んでおきましょう。
出張時の労働時間
出張時の労働時間についてもルール化します。出張は常に上司と行動を共にする訳ではありません。単独で出張することも多いので、スムーズに勤怠管理ができるよう、残業申請のやり方を定めておきます。休日出勤も同様です。
旅費規程における旅費精算方法
旅費規程における旅費精算方法を解説します。
出張申請書の作成
口頭で出張を許可する企業もあれば、出張したい社員に出張申請書を作成してもらう企業もあり対応は様々です。ただ、社員をマネジメントする上では、出張申請書を作成させる方が管理しやすいです。勤怠管理を行う上でも、いつ出張を承認したのかがクリアになっている方が管理しやすいと言えます。
メールやチャットによって出張の申請・許可を行うこともできますが、これも管理しにくいのでおすすめできません。ですから出張申請書は電子か紙による所定の書式を使い、申請・承認させることになります。出張申請書の書式は事前に提出してもらうようにします。出張する月日、出張する場所、出張の目的、同行者の記名等を書式にまとめます。
出張申請書への記入
出張申請書の書式に出張したい社員に、出張する前に記入させ、上司に提出します。承認が下りれば社員は出張することができます。
旅費精算
旅費精算を行う時は、旅費精算用の書式が要ります。電子かエクセル、紙による清算方法となりますが、旅費精算を円滑に行うには電子による清算が迅速と言えます。旅費精算を行う頻度は、社内で予め決めておきましょう。旅費は社員に立て替えてもらい、後ほど企業が清算するものです。あまり長い間、清算されないと社員が困ってしまうので週に1度、10日に1度等といった短いペースで清算することが良いです。
仮払いの申請
旅費は費用がかかります。いずれ社員には企業から清算されるのですが、清算されるまで時間がかかるため、仮払いをすることもできます。仮払いの申請書フォーマットを用意しておき、仮払いを行います。出張から帰社した後、社員には仮払いの清算を実施します。
旅費規程を作ると節税効果がある
旅費規程を作ると節税効果があります。企業、社員共に節税のメリットがあります。
日当を経費にできる
旅費規程を作っておけば、日当を経費にすることができるので節税効果があります。
所得税・住民税が非課税になる
旅費は交通費・宿泊費・日当・食事代全てが非課税です。給与と見なされないためです。従って、社員は旅費を支給されることで節税になります。具体的には旅費は所得税・住民税が非課税になるのです。年収が高い人ほど大きな節税効果を得られます。
社会保険料の報酬に該当しない
旅費は給与と見なされません。ということは年収に加算されませんので、社会保険料の計算の基礎となる報酬にも加算されません。どれだけ旅費が増えても社会保険料の報酬に変更はないので、旅費が増えても社員の社会保険料は変わりません。また、社会保険料は企業が折半して負担しているため、企業にとっても社会保険料支払いが増えないことからメリットになります。
まとめ
旅費規程は社員が出張する時に旅費精算の事務処理を円滑に行うための社内規程です。また、社員間に不公平感を与えないためにも旅費規程は必要でした。旅費規程を作成する時には、どんな旅費が必要なのか、出張の実態に照合して問題のない設定をします。旅費申請書や仮払いの書式等も併せて決めておきましょう。旅費規程を作成することで、節税効果もあるため、作成するメリットは大きいと言えます。また、規程を作らないで日当を支給すると給与所得となるので、注意しましょう。
