リマインドとは？
リマインドは、ビジネスや日常生活で使う言葉です。「来週の会議前にリマインドして下さい」「飲み会前にみんなにリマインドを送るよ」などのように使います。つまりリマインドは、会議・打ち合わせ・イベント・仕事の納期を忘れないように思い出してもらうのに使います。
「思い出させる」という意味
リマインドは英語のremindが語源です。remindには思い出させるという意味があります。日本語でも、相手に思い出してもらう時、あるいは自分が思い出す時にリマインドを使うようになりました。
リマインドはいつ使う？
リマインドは期日の2、3日前に行うのがベストです。ビジネスシーンを見ていきながら、使うタイミングを確認していきます。
仕事の納期が近付いた時
仕事には必ず納期があります。1週間後か、1か月後か、あるいは半年後か。仕事の重要度、緊急度、難易度によって納期はバラバラです。そして、ビジネスパーソンはたいてい複数の仕事を掛け持ちしていますから、つい納期を忘れがちとなります。
納期を忘れないために、仕事の納期が近付いた時にリマインドを行います。具体的に、仕事A・B・Cを任されている時のリマインドの使い方を見ていきましょう。
・仕事Bの納期：1か月後
・仕事Cの納期：3週間後（ただし10日後に一度課長に進捗を報告する）
仕事AとBは、それぞれ納期が違います。Aの納期は短く、2週間後。対してBの納期は1か月後です。納期が1か月もあると他の仕事が舞い込んできてBの納期を忘れるかもしれません。リマインドをしておかないと納期遅れのリスクがあります。リマインドはスマホやPCのカレンダーを用いて、自分でセッティングすることができます。デバイスのリマインド機能を意識しておけば、計画的に仕事を進められます。
仕事Cの納期は3週間後ですが、その前に一度課長に報告する義務があります。報告の納期も10日後ですから、Cの場合、10日後・3週間後のそれぞれにリマインドをしておくことで、確実に仕事をやりきることができるでしょう。
アポイントの日程が近付いた時
仕事ではアポイントを取る機会があります。社会に出たばかりであればアポイントの機会も少ないでしょうから、手帳に書いておくだけでも忘れません。しかしキャリアが上がっていくと会議や打ち合わせなどのアポイントが増えていきます。リマインドが必要になってくるのです。
複数のアポイントを取っていて、日程が近付いた時に忘れるのを防ぐためにリマインドが必要です。これもデバイスのリマインド機能を使って、着実にアポイント日程を押さえたいところですね。アポイント日程を押さえておけば逆算して仕事を行えるため、効率的に仕事をこなすことができます。
資料提出時期が近付いた時
資料の提出時期が近付いた時にもリマインドは使えます。仕事の納期やアポイントと同様で、ビジネスでは複数の資料を作成し提出する機会があります。仕事上の資料もあれば、年末調整のような会社に提出する資料もありますので、リマインドをしておくことで忘れずに資料提出ができるようになります。
会議の出欠確認をしたい時
11月1日に「11月30日までに会議の出欠連絡をして下さい」とメール連絡することがあります。しかし、会議の出欠連絡をするまでに1か月もあります。期間が長いので出欠連絡の日程を忘れてしまい、相手から連絡がこないことがあります。確実に出欠確認の連絡をしてもらうために、11月30日の数日前にリマインドします。そうすれば相手も日程通りに出欠連絡をしてくれます。
リマインドの使い方
リマインドは「リマインドする」「リマインドメールを送る」といった使い方ができます。使い方を見ていきましょう。
リマインドする
リマインドするは、相手に口頭で伝えて「リマインドする」あるいは「リマインドメールを送る」などのように包括的に使えます。つまりメールで「リマインドする」といえば「リマインドメールを送る」という意味に使えます。
リマインドメールを含め、リマインドを使う場面であれば、「リマインドする」という言葉を使うことができます。リマインドの目的は、自分もしくは相手に仕事・資料提出・アポイント日程などを思い出させるということ。思い出させ、行動を促すために「リマインドする」が使えます。
リマインドメールを送る
多くの人に仕事・資料提出・アポイントを思い出させたい時は、口頭で伝えるよりもリマインドメールを送る方が効率的。会議の出欠確認をするにしても、1人ひとりに電話するのは非効率です。しかしリマインドメールを送れば、一気に連絡できます。
ビジネスでもSNSを使うことがあります。その場合には、リマインドメールではなく、「リマインドする」を使います。SNSはグループチャットを使えるためメールよりもリマインドが楽になります。
リマインドを使った例文
リマインドを使った例文は次の通りです。
・顧客への訪問場所・時間をリマインドして欲しい
・質問への回答期限が迫っているので、リマインドメールを送った
リマインドメールの書き方のコツ
リマインドメールには書き方のコツがあります。コツをしっかりつかんで、正しくリマインドメールを書いていきましょう。
件名に「リマインド」と入れないこと
リマインドメールを書く際は、件名にリマインドと入れないようにします。リマインドメールは相手ありきです。件名にリマインドと書いてあると、相手は急かされているように感じさせてしまいます。ですから、再確認、確認依頼などの表現を件名に入れるようにします。例えば、以下のような書き方で件名を書きます。
・X社のアポイントについて（再確認）
・質問への回答期限（確認依頼）
構成に注意する
リマインドメールは、構成に注意して書きます。構成は5W1Hで書くと漏れなく相手に伝えることができます。
【Where】場所はどこか
【When】対象の日程・納期はいつか
【Who】リマインドメールの返信相手は誰か
【Why】会議・イベント・仕事の目的は何か
【How】相手が取るべき行動は何か
以上の構成を押さえておけば、リマインドメールは滞りなく相手に伝えることができるでしょう。冒頭の挨拶文や末尾の文章は、通常のビジネスメールのルールを使えば良いです。
リマインドメールの書き方例
リマインドメールの書き方のオーソドックスな例を見ていきます。社内会議を招集する時に使えるリマインドメールの書き方例です。
お疲れ様です。人事部の岩井です。
先日ご連絡しました管理部の全社会議を行いますので、ご連絡致しました。
・日時：8月1日（金）11：00～16：00
・場所：本社第一会議室
・目的：管理部の業務効率化、課題の情報共有のため
昼食は仕出し弁当を用意しております。
ご欠席の場合は、7月30日（水）までに岩井までメールにてご連絡下さい。ご出席の場合はご連絡不要です。
お忙しい時期と存じますが、何卒ご出席頂けますようお願い致します。
リマインドメールへの返信
リマインドメールへの返信のやり方を解説します。
早めに返信する
リマインドメールがきたということは、相手は早くリアクションして欲しいと思っています。ですから、返事を先延ばしにせず早めに返信するようにします。
相手の要求にはシンプルに回答する
リマインドメールへの返信は、シンプルに回答して下さい。リマインドメールから求められているのは端的な返事です。会議やイベントの出欠確認なら「出席します」「欠席します」のいずれかを回答します。社内会議の招集メールなら「承知致しました」とか「今回は業務により欠席致します」などと回答し、余計な情報を書かないようにします。
まとめ
リマインドは、仕事を納期通りに行ったり、アポイントに遅れずに参加したりするために必要です。会議を主催したり、資料提出を依頼したり、あるいは自分が納期を守ったりするためにリマインドを活用していきましょう。
