業務改善ってなに？様々なアイディアや成功事例を紹介！

2019年6月2日2021年1月10日

業務改善とは

業務改善は、現状の仕事の進め方や仕事内容そのものを改善してより良くすることです。経費や時間などの無駄なコストを省くのにつながるだけではなく、働く人がより働きやすい環境を整備したり、提供する商品のクオリティーを向上させることにもつながる、とても大事な仕事です。

業務改善を英語で言うと？

業務改善は英語で「Business improvement」といいます。Business は「仕事上の」、improvement は「改善」という意味です。

業務改善はなぜ必要か

業務改善がなぜ必要かというと、外部の状況や環境はどんどん変化していくものですし、現場で仕事を実際に進めていく中で気付くこともたくさんあるからです。場合によっては、最初に完璧なものを求めすぎず、業務改善を行なって、どんどんアップデートしていくことを前提にしたほうがいい場合などもあります。

業務改善と経費削減の違い

業務改善は、仕事の生産性を高めたり商品のクオリティーをさらに良くすることですが、経費削減は業務を行う際に発生している無駄なお金を省くことです。「コストカット」とも呼ばれたりします。

業務改善命令との違いは？

似たような言葉に「業務改善命令」というものもありますが、こちらは今回の「業務改善」とは少し意味が異なり、小学館のデジタル大辞泉には以下のように記載されています。

金融庁が金融機関に対して行う行政処分の一つ。金融機関の法令違反や、財務内容の悪化などが明らかになった際に、改善・再発防止が必要な点を指摘し、業務改善計画の提出を求める。銀行法・保険業法・金融商品取引法等が根拠。違反が重大な場合などは、業務停止命令が併せて下される。

コトバンクより

業務改善の進め方

業務改善は、以下のような5つのステップに沿って行います。

1. 現状の整理
2. 課題の抽出
3. 解決方法の比較・検討・選定
4. 実行！
5. PDCAサイクルを高速で回す

それぞれのポイントを整理していきましょう。

1. 現状の整理

まず最初に行うべきことは、現状をしっかりと整理して把握することです。これができていないと、業務改善に成功した際の効果やインパクトが分からないので、本当に業務改善が必要なのかどうか判断できません。

2. 課題の抽出

現状を整理したら、次は解決するべき課題を整理しましょう。例えば、現場で働くスタッフの生産量が目標の数字よりも少ないという状況の場合、スタッフのスキルや知識に問題があるのか、それともそもそも作業を担当する人数が足りていないことに問題があるのかなど、解決すべき課題を分けて整理したり、どこから解決すべきかなどを見極める必要があります。

3. 解決方法の比較・検討・選定

解決するべき課題が整理できたら、次はそれをどういう方法で解決するか検討してみましょう。例えばスタッフのスキルや知識に問題がある場合は教育が必要になりますが、その場合でも、定期的に研修を行うのか、教育コンテンツを用意して自学してもらうのかなど、様々な方法があり、現場の状況や予算などによっても、どの方法を選ぶべきかが変わってくることになります。

4. 実行！

解決方法が決まったら次は実行です。どうやって現場に浸透させるのかなど、実行方法や進め方によっても成果は変わってくるので、解決方法の整理とは切り分けて考える必要があります。

5. PDCAサイクルを高速で回す

実際に解決方法を実行した結果、そのまますんなり上手くいくケースもあれば、改善や微調整などが必要になるケースもあります。状況がさらによくなるよう、結果をもとに、ひき続きPDCAサイクルを回していきましょう。

業務改善のアイデア

業務改善を行う場合、状況に応じていろいろなアイディアが必要になりますが、以下のようなポイントに沿って考えると、解決のヒントが得られるかもしれません。

そもそもその業務は本当に必要なのか

業務改善を行う際は、そもそも改善しようとしている業務そのものが、本当に必要なものなのかについても考えてみるようにしましょう。無理に改善したりせずその業務を廃止してしまい、別の業務を担当してもらったり、新しい仕事に取り組んでもらうほうが、結果的に生産性がUPして、仕事をする本人もより幸せになるというケースがあるはずです。なんのために業務改善を行うのか、本来の目的からずれてしまわないように注意しましょう。

ITツールやWEBサービスを活用する

ITツールやWEBサービスなどを積極的に利用することも大切です。コミュニケーションツールを、メールからチャットに切り替えたり、ツールやサービスを使ってリモートでも仕事ができるように環境を整えれば、生産性がUPするのはもちろん、社員の働き方の自由度も高くなったりするなど、他にも色々な効果が期待できます。

自動化する

定型化できる作業や、ミスなくスピィーディーにこなすことが要求される仕事には、AIやRPAツールを使うのもいいかもしれません。RPAツールに関しては、以前よりも導入コストが下がってきていたり、それぞれの企業の成功事例なども多く紹介されています。気になる人はWEB上の情報をぜひチェックしてみてください。

強制的に作業を見直す場を設ける

普段の仕事が忙しいと、目先の仕事に追われてしまい、業務改善にまでなかなか手が回らない可能性もあります。しかし、あえていったん立ち止まってみることも大事で、やり方を大幅に変えてから仕事をする方が、結果的に生産性がUPするということもあるはずです。どんなに忙しくても、定期的に仕事内容などを見直す機会を設けるようにしましょう。

業務改善提案をする際のポイント

業務改善の提案をする際は、特に以下のようなポイントをしっかりと検討するように注意しましょう。

・なぜ業務改善を行う必要があるのか。業務改善を行うそもそもの目的。
・業務改善を行うことが、具体的にどういった効果につながるのか。
・業務改善を行う結果、その仕事に関わる人にどういう影響があるのか。
・業務改善を行うデメリットや、事前に検討すべきポイント（対応策など）
・業務改善の進め方やスケジュールなど

業務改善の成功事例

ここでは、実際に業務改善に取り組んで成功した企業の事例を3つ紹介します。

東洋アルミニウム株式会社

東洋アルミニウム株式会社はコミュニケーションツールの「Chatowork」を導入することによって、時間外労働を大幅に削減することに成功しました。会議が多く、時間も毎回2時間ほどかかっていたのが、導入後1時間以内に終わるようになって回数も半減するなど、様々な効果につながったようです。

< a href=“https://go.chatwork.com/ja/case/“ target=“_blank”> 東洋アルミニウム株式会社 / Chatowork

リクルート

リクルートはRPAツールの「UiPath」を導入することで、人の判断が必要ない経理業務を自動化し、その結果、年間で8500時間の業務削減に成功したとされています。ちなみにUiPathなどのRPAツールは他にも色々あり、こういったツールを使うことによって、Excelからデータを取得する作業やメール送信の作業などを自動化できるようになります。

リクルート

株式会社和心

株式会社和心は、コミュニケーションツールの「LINE WORKS」を導入することによって、受付業務の大幅な省力化に成功しました。LINE WORKSを受付業務に導入することによって、来訪者からの内線電話が担当者にそのままつながるようになり、それまでかわりに取次を担当していた人の件数が8割ほど削減されるなど、様々な効果につながったようです。

< a href=“https://line.worksmobile.com/jp/cases/wagokoro/“ target=“_blank”> 株式会社和心 / LINE WORKS