オフサイトミーティングについて
まずは、オフサイトミーティングがどういったものなのか、その概要について解説していきます。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、会社の会議室から離れた場所や環境で行うミーティング・会議の事を指します。いつもの場所とは違う場所で行う事でオープンな議論を促すという目的があります。
日本では、株式会社スコラ・コンサルトが、「気楽にまじめな話をする」というコンセプトでオフサイトミーティングを広めています。
オフサイトミーティングが重要な理由
設立されたばかりの企業だと、目標の達成や大きな成長を目指して活発な議論が交わされて、時には大胆な意見が出てくることもあるかもしれません。
しかし、設立から時間が経ち業績が安定し始めると、組織が硬直し、考え方も硬くなってしまいます。そうなると新しいビジネスの発想は生まれにくいでしょう。さらに、このような状態が続くと社員も働く意欲を無くしてしまいます。
このような企業の風土を改善するためにも、オフサイトミーティングで自由で柔軟な発想を生み出すことが大切になってくるのです。
オフサイトミーティングに向いているテーマや議題
オフサイトミーティングは、特定の問題を議論して解決に導くための場ではありません。そうではなく、ミーティング参加者が思っていることや相談事などを活発に出していくことで、チームとしての一体感醸成、コミュニケーションの活性化、目標の共有などに取り組む場です。
そのため、チームに関する議論、コミュニケーションに関する議論などが向いていると言えるでしょう。
オフサイトミーティングを行うメリット・デメリット
活発な議論を促すオフサイトミーティングですが、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。どのようなものなのでしょうか。
オフサイトミーティングを行うメリット
オフサイトミーティングを行うメリットの一つが、会社の会議室では出てこないようなアイデアや意見が出て来やすい点です。これは、会社から離れるだけでも気持ち的には大きな違いがあることに加え、オフサイトミーティング自体がどちらかというとラフな会議であるためです。
また、自由な意見の交換は、コミュニケーションにおけるお互いの壁を取っ払ってくれるので、会社に戻ってからの業務においてもコミュニケーションが取りやすくなるはずです。また、それによってチームワークも良くなるでしょう。
オフサイトミーティングを行うデメリット
一方のデメリットとしては、自由であるがゆえに、意見の収集がつかなくなり、他の参加者の反感を受けたりや参加者同士で対立が生まれてしまう恐れがあります。
結果的に何の成果も生まれずにミーティングが終わる可能性もゼロではありません。こういった事態を防ぐためには、ミーティングにおける一定のルール設定が必要になります。ただし、ルールが厳密すぎるとオフサイトミーティングの良さである自由な意見交換ができなくなるので、その辺の塩梅が難しいところです。
また、会社の外でミーティングを行うため、会場費や移動費などの諸費用がかかる点もデメリットだと言えます。人によっては「会社を使えばタダなのに何で金を払って外で会議をするんだ?」と思う人もいるかもしれません。
オフサイトミーティングを成功させるために
では、オフサイトミーティングを成功で終わらせるには、どうすればいいのでしょうか。続いては、オフサイトミーティングを行う際のポイントについて解説します。
ミーティングのゴールを明確にする
ミーティングを開催するにあたっては、なぜ開催するのか、そしてミーティングを通してどのような事を目指すのかといった点を明確にするようにしましょう。
オフサイトミーティングは様々な意見が出やすい場ではありますが、ゴールが設定されていないと、ただ大量の意見が出るだけで終わってしまいます。それらの意見を集約していかにゴールに持っていくかということが、大切であるため、ゴール設定を忘れないようにしましょう。
ちなみに、ゴールはできるだけ1つに絞るのがポイントです。複数のゴールを設定すると時間が足りなかったり、論点が増えてしまったりとミーティングが難しいものになってしまいます。
失敗してもOK。問題点は徐々に改善していく姿勢で
オフサイトミーティングは、通常の会議と比べると自由度が高いと言えます。そのため、話の展開が予想外の方向に進むこともあります。しかし、そういった予想外のことが起きての失敗などはあまり気にしなくてOKです。むしろ失敗を少しずつ改善していこう、という気持ちを持つようにしましょう。何でもかんでもすぐに成功や結果を求めなくてもいいのです。
なるべく少人数で行い、相手の意見や考えを否定しない
オフサイトミーティングは、必要最低限の人数で行うようにしましょう。人数が多くなると、どうしても意見を出せない人が出て来てしまうため、フラットな意見が出せるというオフサイトミーティングの良さが失われてしまいます。
人数は10人以下を目安にしてください。また、少人数でも発言が少ない人がいれば、ファシリテーターがうまく話を振るようにしなければいけません。
オフサイトミーティングの進め方
続いては、実際にオフサイトミーティングを行う際の進め方を解説します。
MTGの目的や話すことを事前に整理する（入念な準備）
どういった話をするのか、ミーティングのゴールは何なのかを整理しておきましょう。話の内容が結果を大きく左右するため、ここを怠ってはいけません。
オフサイトミーティングに参加するメンバーと場所を選定する
人数は先ほども紹介したように10人以下が理想です。また、誰が参加するのか、ということをしっかりと把握するようにしましょう。参加人数に合わせてミーティングをする部屋を選んでください。参加者は早めに決めておかないと、直前だとスケジュール調整ができない可能性があります。
オフサイトミーティングのファシリテーターを選定する
ミーティングには、ファシリテーターと呼ばれる進行役が必要となるため、参加者を選ぶのと同時にファシリテーター選びも行うようにしましょう。ファシリテーターに対しては、事前に目的や話したい内容などについて共有しておくことで目的を見失う心配がありません。
MTGの目的や守るべきルールなどを最初に共有する
ミーティング本番の際は、まず最初にミーティングの目的やルールを説明しておくようにしてください。
また、いきなり議論を始めるのではなくアイスブレイを行い議論の出やすい雰囲気を作りましょう。そして、議論が白熱する可能性もあるので、ミーティングの時間は余裕を持って設定しておくのもポイントです。
オフサイトミーティングを取り入れた事例を紹介
KAIZEN PLATFORMの事例
KAIZEN PLATFORMでは、古民家で合宿形式でオフサイトミーティングを実施しています。目的は目標の再確認や問題解決に取り組むことです。
古民家の周辺は自然が多く、普段の業務の影を感じるがないのでのびのびと集中して議論を行うことができます。実際に社員からも雰囲気が人気でいい合宿になったという感想などもあったそうです。
リコーの事例
リコーのある部門では、リーダーが亡くなったことによって、それまで順調だったチームが崩壊しそうになっていました。そういった中で部門の再建を目指してオフサイトミーティングが実施されています。
具体的な進め方は、まずチームの25人をベテランと中堅・若手とに分けて、オフサイトミーティングを実施。最初のうちは上司への愚痴が中心だったそうですが、徐々にまとまりが出てくるようになり、課題解決に取り組みやすいようになりました。
また、オフサイトミーティングがきっかけになって、業務フローを見直す別のミーティングがつくられるということもあったそうです。
まとめ
今回は、オフサイトミーティングについて、その概要から取り組む際のポイント。具体的な進め方などについて解説しました。普段はなかなか意見を出しにくく会議であっても、オフサイトミーティングであれば、意見を出しやすくなっています。フラットな状態でたくさんの意見を聞いてみたい、社員同士のコミュニケーションをとるきっかけを作りたいといった場合などはぜひオフサイトミーティングを実施してみてください。
