予算管理とは？
予算管理の意味、経営管理との違いについて解説します。
予算について
予算とは、単年度における企業の経営上の数値目標をいい、予算管理は単年度の数値目標を管理することを意味する言葉です。企業は、経営を維持していくために売上をあげて利益を生み出していかなくてはなりません。そのためには、予算管理によって年間の数値目標を管理し、予算を達成できるように実績を積み上げていく必要があるのです。
また、企業の経営上の数値目標である予算には次の種類があります。
・売上予算
・原価予算
・経費予算
・利益予算
売上予算というのは売上目標のことです。売上予算は過去の売上実績に基づいて定められますが、過去の実績から必ずプラスになるのではなく、経済や需要の動向から変動し、マイナスになることもあり得ます。原価予算は売上予算と同様に経済や需要の動向に変動されます。
経費予算とは企業が経営を維持していくために必要な費用の目安です。人件費、家賃や広告宣伝費等が経費に該当します。売上予算や原価予算と異なり経済や需要の動向によって変動しません。最後に、利益予算というのは「売上－原価－経費」で求められる利益の数値目標のことです。
経営管理と予算管理の違い
予算管理は経営管理の1つです。経営管理とは企業が経済活動を進め、目標を達成するために事業や業務を管理することをいいます。経営管理の種類には、人事管理・販売管理・生産管理・財務管理のように複数の種類があります。予算管理もこれら経営管理の1つなのです。
予算管理の目的とは？
予算管理は企業経営にとって必要不可欠なマネジメントといえます。なぜ必要不可欠といえるでしょうか？予算管理の2つの目的を解説します。
1.予算を達成するため
2.計画的な経営を行うため
予算を達成するため
予算を作成し管理する意味は予算を達成することにあります。予算には年間の売上予算や利益予算等、様々な種類があります。予算の目標設定を行い、予算を達成するにはどうしたら良いかを打ち出して、企業は予算達成に向けて努力を重ねていく必要があります。
予算管理を行うことで予算の進捗管理ができ、予算と実績にギャップがあれば、ギャップを埋めるために経営資源を投入して予算達成を目指していけます。予算達成は予算管理の大きな目的といえます。
計画的な経営を行うため
予算管理には計画的な経営を行うためという目的もあります。企業には、5年後、10年後に「こんな企業になりたい」という思いがあります。製品を通じて消費者や国から必要とされる企業でありたい。企業の思いを叶えるには数値に基づいた計画的な経営が必要になり、そのために予算管理が求められるのです。
予算管理のやり方
予算管理の目的をふまえ、PDCAを使って予算管理のやり方を説明していきます。
Plan（予算編成）
予算管理のスタートはPlan（予算編成）から始まります。予算編成には2つのパターンがあります。
1.トップダウン型
2.ボトムアップ型
トップダウン型の予算編成は、経営方針や利益目標から予算を編成していくやり方。経営方針や利益目標に基づいた役割を従業員に与えます。
次にボトムアップ型の予算編成は、小さな事業所単位で予算を編成していくやり方です。予算編成には2パターンがあるといいましたが、実際に予算編成を行う時は、2パターンを混在させながら予算編成を実行していきます。
Do（執行）
予算編成が決まれば企業は経済活動を推進します。すなわちDo（執行）です。
Check・Act（フィードバック）
経済活動を推進している間、1か月ごとにCheck・Act（フィードバック）するのが通常です。フィードバックとは、予算編成通りに経済活動が推進されているか、進捗を確認して、ギャップが生じていれば経営資源を投入して対処するということです。次の項目で説明する予算と実績の分析がフィードバックに値します。
ギャップを解消し、実績を予算に近づけていくことで予算管理のPDCAは柔軟に回っていくのですね。
予算と実績の分析
予算と実績の分析を具体的に説明しましょう。
分析方法と分析結果の活用方法
予算は当初の予定です。当初の予定に比べて、実績がどのくらいの数値に達しているかを分析していきます。分析で使われるのが予算差異分析という分析手法。予算差異分析とは、予算と実績のギャップを分析し、ギャップの原因や課題を発見して改善策を見出していく分析方法となります。予算差異分析は毎月実施します。
予算差異分析を行う場合は月次試算表を用いることで分析がしやすくなります。予算差異分析を行ってギャップの原因や課題を発見し、改善策まで見出すことができたら、改善策を実行していきましょう。
予算と実績のギャップがあまりに大きい場合は、以下のような理由が考えられます。
1.活動の進め方に課題がある
2.予算の想定が誤っている
3.外部要因が発生している
4.事業の将来性の判断をする
1つひとつ解説していきます。
予算の設定に問題がない場合は、活動の進め方に課題があることが考えられます。いくら設定した予算に基づいて活動しても、その進め方が誤っていれば予算と実績のギャップは埋められません。
予算と実績のギャップが大き過ぎる時、当初想定した予算が誤っている場合もあります。その場合は予算を修正する必要があるでしょう。設定した予算にこだわり過ぎて、組織が疲弊してしまっては元も子もありません。外部要因が発生した場合も、同様に予算を修正しましょう。
予算・活動・外部要因にも問題がないにもかかわらず、予算と実績のギャップが大きく、利益が出ない時もあります。利益が全く出ない場合は事業撤退の可能性も考える必要があります。
予算管理システム導入の検討
予算管理にシステムを導入することで、予算編成が効率化したり実績分析に役立ったりと多くのメリットがあります。予算管理システムについて説明していきます。
Excel管理の限界
予算管理をExcelで行っている企業は多いと思います。普段、使い慣れているExcelによる予算管理はやりやすいのですが、一方で以下に挙げる通りいくつかのデメリットもあります。
・情報収集に時間がかかる
・人的ミスが生じる
Excelでは関数を用いて予算管理をデータ集計することが可能です。しかし関数を設計するのはあくまでも人間です。細心の注意を払ったところで、人的ミスが生じる可能性はあります。また、いくつかの資料をExcelに反映させる時には、情報の集約に多くの時間がかかり、この時にも人的ミスが生じるリスクがあるのです。
予算管理は経営者の重要な意思決定を促すための材料です。間違いがあってはなりません。また、予算管理の担当者の工数を削減する必要もあります。Excelで予算を管理することに限界を感じた場合は予算管理システムの導入も検討してみると良いでしょう。
システムを使って予算編成を効率化する
予算管理システムを導入すると、効率的に予算編成を行うことができるようになります。システムですから、これまで手作業で行っていたデータの集約も関数の設計も不要になります。自働化されるため、人的ミスが減り、労働時間の削減に繋がります。
また、予算管理システムは、日々、予算と実績の分析を行うことができますから、予算編成の精度が向上するメリットもあります。
実績分析に役立つ
予算管理システムを導入すると予算と実績の分析がやりやすくなります。「予算管理のやり方」の項目で、PDCAがポイントであることを説明しました。予算と実績に差異が生じた時、Check・Act（フィードバック）を行い、ギャップを解消していきます。PDCAをしっかりと回していくことで、予算通りに実績が積み上がっていくのです。
常に予算と実績を比較し、分析して、改善していくことができる予算管理システムを導入することで、効率的にPDCAが回っていくことでしょう。
まとめ
予算管理は単年度で予算の数値目標を立てて、予算に基づいて企業が活動し、予算に近づけるべく実績を積み上げていく管理手法です。5年・10年といった比較的長いスパンでの経営目標を達成するためには、単年度の予算管理は極めて重要な管理となります。
