職務経歴書を作成する目的・事前の準備・書き方のコツを解説

職務経歴書の記事
転職活動で使う職務経歴書は、応募者の職務経歴を時系列でまとめた書類です。時系列でまとめた職務経歴ごとに、自分はどんな点がアピールできるのかを書き、書類選考や面接に備えるのです。職務経歴書を作成する目的や作成する前に準備できること、書き方のコツなどについて解説します。
目次

職務経歴書とは?

転職活動で使う職務経歴書。新卒の就職活動では使わなかった職務経歴書は、応募者の職務経歴(職歴)を時系列でまとめ、職歴ごとにアピールします。

職務経歴書の目的

職務経歴書は履歴書に添付して企業の採用担当者に提出します。採用担当者は職務経歴書を見て、面接に呼ぶかどうかを判断しますし、また、面接においても面接のやり取りを進めるのに必要な書類となります。職務経歴書の目的には、書類選考や面接のために使うという目的があります。

また、企業は、応募者の職務経歴書を読んで、求める人材像と応募者との接点を見出そうとします。履歴書だけでは、応募者がどんな仕事をしてきて、職務経験がどのように役立つのかが分かりません。しかし、職務経歴書があれば、「入社したら活躍してもらえるかもしれない」「応募者の職歴は求める人材像とは異なる」と採用担当者が判断できる訳です。

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職務経歴書の様式

職務経歴書には履歴書のように決まった様式はありません。手書きではなくWordなどのワープロソフトで作成することがほとんどです。ただ、様式に決まりがないといっても何でも良い訳ではありません。

紙のサイズはA4、色は白色で無地が良いです。枚数は1~2枚が標準的で、3枚以上の職務経歴書は多いでしょう。

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職務経歴書の文字の大きさ

職務経歴書の文字の大きさも決まっていませんが、10.5ポイントにすると採用担当者が見やすいです。職務経歴書のタイトルや見出しの部分は12ポイントにします。

職務経歴書の作成前に準備できるポイント

職務経歴書をいきなり書き始めても、うまく書けないことが多いでしょう。職務経歴書を作成する前に準備できるポイントについて、4点を解説します。

キャリアの棚卸し

職務経歴書を作成する前に自分のキャリアを棚卸ししていきましょう。いきなりしっかり書くよりも紙にラフスケッチしてみると、キャリアの棚卸しがスムーズに進みます。最終的にはパソコンに書き込んでおけば、職務経歴書を見直す必要が出てきた時にブラッシュアップしやすくなります。

職務経験のアピールポイントの洗い出し

キャリアの棚卸しが終わったら、職務経験が時系列で見えるようになります。見えるようになったら、職務経験ごとにアピールポイントを洗い出して一覧にしていきます。複数の企業を経験している場合は、企業それぞれで経験してきた職務ごとにどんなアピールができるか、具体的なエピソードを交えながら洗い出していって下さい。

応募企業が求める人材像の把握

キャリアの棚卸し、アピールポイントの洗い出しが終わった後は、応募企業が求人内容を通じて何を求めているかを把握します。つまり、応募企業の求める人材像の把握です。一口に求人といっても、求める人材像は企業によってバラバラです。例えば、ある企業が経理職の求人を出したとします。経理職に求める経験、アピールポイント、学歴、人柄などは、企業によって異なります。求める人材像は企業特有の内容になるのです。

応募企業が求人を通じてどんな人材を採用したいのか、インターネット上で調査しておき、応募企業のニーズを把握しておきましょう。

応募企業が求める人材像との接点の整理

転職活動においては、応募者の潜在性よりも何を経験してきたか、経験をどのように応募企業に活かせるかが求められます。求める人材像とどういった接点が自分にあるのか、職務経験のアピールポイントを整理して下さい。

アピールポイントをあるだけ詰め込んでも採用担当者には通じません。求める人材像とアピールポイントを照らしながら、不要なアピールポイントは削除し、必要なアピールポイントを残すようにしましょう。企業によって必要なアピールポイントは違うので、洗い出したアピールポイントの一覧は削除せずに取っておきます。

職務経歴書の書き方のコツ

どのように書けば職務経歴書はうまく書けるのか、書き方のコツを解説します。

読みやすいレイアウト

職務経歴書は採用担当者に見てもらうものです。書類選考にも使われますから、採用担当者が見た時に読みやすいレイアウトを心掛けて下さい。文字のフォントの大きさや書類の幅などに気を配りましょう。Wordなどのワープロソフトのデフォルトで済ませず、どうすれば読みやすいレイアウトになるのか考えながら作成して下さい。

文章は短めに

職務経歴書の文章はできるだけ短く書くことがポイントです。長くても2行程度に抑えて下さい。短く書き切ることで採用担当者が読みやすくなりますし、応募者が言いたいことも伝わりやすくなるのです。「何を言いたいのか分からない」ことにならないよう、文章を短めにとどめ、要点をまとめるようにします。

具体的なエピソード

職務経歴書のアピールポイントでは具体的なエピソードを盛り込むことが重要です。例えば経理職の求人であれば、「4年間の決算業務の経験を有する」と書くだけでは不十分です。「決算業務を通じて、監査や金融機関などと対応を行えるようになった」などの具体例が必要です。具体例では「独学で税法を学習した」「税理士科目合格した」などの自己啓発を交えると目を引くエピソードとなります。

数字を盛り込む

職務経歴書のアピールポイントには、できるだけ数字を盛り込んで下さい。「経理の社内規定を3件改定した」「電子手形の導入に際して70の取引先に対して説明会を行った」などのように数字を盛り込むと、採用担当者は応募者のアピールポイントを理解しやすくなります。他の応募者と比較しても、数字が記載されてあると比較しやすくなり、書類選考で通過しやすくなるのです。

ポジティブな退職理由

職務経歴書に書く退職理由は、ポジティブな退職理由を書きます。仮にネガティブな理由で退職する・したとしても、ネガティブな理由だけを書き連ねると、採用担当者は「当社に入社しても同じ理由で辞めるのではないか?」と考えてしまいます。ですから、ネガティブな理由があっても、志望動機に繋がるポジティブな退職理由に改めて下さい。

退職理由は、職務経歴書に必ず書く事項ではありませんが、面接では退職理由を聞かれることがほとんどです。事前に職務経歴書にポジティブな退職理由を書いておけば、面接もスムーズなやり取りができるようになるでしょう。

職務経歴書の各項目はどう書く?

職務経歴書の事前準備や書き方のコツをご理解頂けたことと思います。最後に、職務経歴書の主な項目の書き方を確認していきます。

職務経歴

職務経歴は企業ごとに記述します。直近の職務経歴より、遡って記述していって下さい。社名はもちろん、企業規模や従業員数、業種、応募者の雇用形態についても触れます。職務経歴は文章を書き連ねるのではなく、表を利用して見やすく表記しましょう。

スキル

スキルについては、自分がアピールできるスキルを書いていきます。語学・パソコンスキル、あるいは所有している資格について書きます。スキルは履歴書に記述する欄がない場合がありますから、職務経歴書でアピールしておくのです。

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志望動機

志望動機は、退職理由と一貫性がある内容を記述します。職務経歴書に志望動機を記述する理由は、企業に対して「入社したい意思を伝える」ことができるからです。履歴書には志望動機欄がありますが、スペースが限られていて志望度を伝えにくいです。応募企業への志望度をよりハッキリと伝えるため、職務経歴書で志望動機を書くのですね。

職務経歴書で書く志望動機は、転職後に叶えたい希望から書き始めます。そして応募企業で希望を叶えられるため入社したい意思を伝えます。さらに、希望を叶えるための能力を自分は持っていることを書きます。最後に、企業が自分を採用することで得られるメリットにも踏み込んで記述するようにします。以上の流れで職務経歴書を書いていけば入社の意思を伝えられ、しかもライバルとの差別化に繋がるはずです。

まとめ

転職活動における職務経歴書は、書類選考や面接で使われる書類です。職務経歴書は、いきなり書き始めるのではなくしっかりと事前準備をした上で作成します。書き方のコツを参考にして頂き、転職活動を優位に進めていきましょう。

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