ジョブディスクリプションとは?日本での扱いや実際の具体例などを紹介

ジョブディスクリプションの記事
ジョブディスクリプションは欧米企業を中心に使われている職務内容、職務を遂行する上での責任範囲等を記述した書類のこと。ジョブディスクリプションは日本企業においても徐々に浸透しつつあります。本稿ではジョブディスクリプションのメリットや日本での扱い、また、実際の具体例を紹介していきます。
目次

ジョブディスクリプションとは

ジョブディスクリプションとは
ジョブディスクリプションとは、職務内容、職務を遂行する上での責任範囲、必要な知識・スキルを記述した書類です。欧米では一般的な書類です。ちなみに日本語では職務記述書とも呼ばれます。目的や役割、日本での浸透の度合いについて説明します。

ジョブディスクリプションについて

ジョブディスクリプションは日本語で職務記述書と呼ばれ、職務内容、職務を遂行する上での責任範囲や必要な知識・スキル等を記述した書類です。日本企業ではあまり聞き慣れない書類ですが、欧米企業ではジョブディスクリプションが必須となります。ジョブディスクリプションにより自分が遂行する職務内容について明確化されれば、会社への貢献度・人事評価の基準を認識できます。

ジョブディスクリプションの目的や役割

ジョブディスクリプションの目的は大きく分けると次の3つです。

・職務内容の明確化のため
・採用に用いるため
・人事評価に用いるため

ジョブディスクリプションの1つ目の目的は職務内容の明確化のためです。職務内容を明確化すると自分がどんな仕事をするのか、そのためにはどんな知識やスキルが必要となるかが鮮明に見えます。職務内容が曖昧だと、自分の職務の責任範囲がどこまでなのか見えにくくなり、徒に仕事量が増える可能性があります。生産性向上が謳われている昨今、責任範囲を明確化して自分の職務はここまでであると自他ともに認識しておくことが必要です。

次に、ジョブディスクリプションの目的は採用に用いるためです。いくら職種採用されても配属されるまで具体的な職務内容が分からないより、採用の段階で明確化させておくことがジョブディスクリプションの目的になります。

最後は人事評価に用いるという目的です。職能資格制度を採用している企業にありがちなのが、人事評価をするに際して何を基準にして採用するのかということが曖昧になること。その点、ジョブディスクリプションを採用している人事制度(職能資格制度に対して職務等級制度という)なら、職務内容が明確化され、求められる知識やスキルもはっきりしていますから人事評価も明確ですし納得性も担保されます。

ジョブディスクリプションは日本ではどうか?

日本の等級制度は大きく分けて3つあります。職能資格制度・役割等級制度・職務等級制度です。このうち職務等級制度がジョブディスクリプションを採用している制度になります。労務行政の「人事労務諸制度の実施状況調査」(2018年)によると、職務等級制度の実施企業は24.1%と前回(2013年)実施時と比べると倍増となっています。職能資格制度の実施企業が50%を占めていますので、日本企業において職務等級制度がメジャーになっているとはいえませんが、前回より実施状況が高まっているので「ジョブディスクリプション」もますます注目されてくるといえます。

ジョブディスクリプションを作成するメリットや注意点

ジョブディスクリプションを作成するメリットや注意点
ジョブディスクリプションを作成すると企業側にとってどんなメリットがあるでしょうか。注意点と共に確認していきます。

ジョブディスクリプションを作成するメリット

ジョブディスクリプションを作成すれば、企業は以下3つのメリットを享受することができます。

1.効率的な採用が可能になる
2.人材育成がやりやすくなる
3.マネジメントに役立つ
4.人事異動がしやすい

1.効率的な採用が可能になる
ジョブディスクリプションの目的に「採用に用いるため」というものがありました。応募者は応募先の企業で自分がどういう職務内容を担当するかが分かります。そのために雇用のミスマッチが起こりにくいです。また、職務内容の明確化することで欲しい人材の応募率を高めることにも繋がります。結果的にジョブディスクリプションを採用していると採用が効率化する訳です。

2.人材育成がやりやすくなる
ジョブディスクリプションを採用している企業では、個人がどんな職務内容を担当するか責任範囲や必要な知識・スキルについて明確化されます。職務内容に曖昧さがないために、「自分の職務は何で責任はどこまでだろう?」と悩む必要がありません。従って、ジョブディスクリプションを作成することで、企業は従業員に対して人材育成がやりやすくなります。次の等級に進むためにはジョブディスクリプションに書かれている職務内容ができるようになれば良いので、それに見合った研修やOJTを行うことができます。ジョブディスクリプションが人材育成に繋がるゆえんです。

3.マネジメントに役立つ
最後は「マネジメントに役立つ」というものですが、これは管理者が部下をマネジメントするのに役立つという意味です。部下・上司間でジョブディスクリプションを共有しているのでジョブディスクリプションに基づいて指導できますし、部下を動機付ける観点でもジョブディスクリプションに基づけば部下の意欲を引き出しやすくなります。

4.人事異動がしやすい
ジョブディスクリプションを作成すると人事異動がしやすいです。職務内容がジョブディスクリプションに明確に記述されているので、異動してきた人はそれを見れば良いですし指導する方もマニュアルを作成しやすくなります。人事異動が多い日本企業にとって、ジョブディスクリプションは適していると言えるでしょう。

ジョブディスクリプションを作成する際の注意点

ジョブディスクリプションには注意点もあります。1つ目はジョブディスクリプションを作成する際には、各部署の管理者に綿密なインタビューを行って精緻なジョブディスクリプションを作成しなければならない大変さがあります。適当な曖昧さを残すとジョブディスクリプションのメリットが軽減されます。

2つ目は、ジョブディスクリプションは組織編成がやりにくい点です。ジョブディスクリプションは精緻で、複雑になりがちです。組織編成をするとそれらのジョブディスクリプションを抜本的に変えざるを得ず、その手間が大きいことがデメリットです。頻繁に組織編成はないにしても、いざ組織編成をしたいと思っても、ジョブディスクリプションの書き換えが面倒なので組織編成に二の足を踏みかねません。

ジョブディスクリプションに記載する内容

ジョブディスクリプションに記載する内容
ジョブディスクリプションに記載する内容を解説します。

職務の目的/目標

職務内容を記述するだけでなく、目的そして目標を明確に記述します。目的と目標は長々と記述する必要はありませんが、職務内容と連動するために必要な事項です。

職務の責任

職務の責任はどこまでかを具体的な表現で記述します。この職務等級では何をすべきか、何をすべきでないか従業員が見て分かる内容にします。

職務の権限範囲

職務の権限範囲を記述します。職務権限が明確になることで上記の「職務の責任」にも連動します。また、職務の越権行為がないようにするためでもあります。

必要スキル/専門性/必要経験/学歴

職務を遂行するにあたってのスキル・専門性、または必要経験や場合によっては学歴を記述します。人事評価や人材育成にも役立ちます。例えば、人事評価を行って上位の等級に上げたり、自分がより高い等級に昇格するにはどんなスキルや専門性が必要かが分かったりします。

社内外の関係先

社内外の関係先を一目で分かるようにシンプルに記述しておきます。

ジョブディスクリプションの例

ジョブディスクリプションの作成例を紹介します。

具体例1

・職種:営業

・業務目的:会社の売上高向上に貢献すること。

・業務内容:新規開拓のため、ホームページやブログ、Twitter等を通じて自社にアクションを起こした見込み客に対してアプローチする。既存顧客の受注額拡大のため、顧客が求めているニーズを察知して提案する。

チャットツールを通じて他部署を含めた関係者との円滑なやりとりを行う。顧客に対して提出する見積書を作成して営業事務に渡す。営業事務が作成した領収書を確認する。外出中に営業事務が対応した電話、メール、チャット等への対応。

下位の等級のメンバーに対してマニュアルを通じて指導を行う。

・スキル・必要技能・必須技能:顧客に対して製品を説明するためのプレゼンテーション能力。理不尽な要求をしてくる顧客に対して自社の不利益になる言動を行わないストレス耐性。Office、チャットツールが使える。下位の等級のメンバーを指導するためのリーダーシップ。中国の顧客と文書でのやり取りをするための中国語力、簡単な中国語会話力。

具体例2

・職種:総務

・業務目的:社員が快適に働けるように奉仕の精神を持ち、仕組みを作成して調整し、運用し、社内外の関係者とコミュニケーションをとること。

・業務内容:社員が働きやすい環境を作るためにオフィスを維持し、必要に応じてレイアウトを変更する。また、衛生環境が整うようにオフィスを維持して、必要に応じて備品を購入する等して衛生環境の整備に資する。

社内規程やルールを作成して整備し保管する。社員が社内規程やルールについて質問にきた時は、専門用語をできるだけ用いずかみくだいた表現を用いて説明する。

社員の健康を維持するために定期健康診断を実施する。単身赴任者、上級管理職以上の者に対しては人間ドックを実施する。必要に応じて健康診断の医療機関を変更する。

備品や消耗品を購入する際は可能な限り安価なモノを購入する。稟議決裁を仰ぐ備品、消耗品については2社以上の見積もりを取って決裁を仰ぐ。

・スキル・必要技能・必須技能:職務遂行に必要な労働基準法、労働安全衛生法その他必要な法律について理解できる。社員が働きやすい環境を整えるために、相手が心地良く感じるような対応力。書類作成スキル、数値を扱うスキル。

まとめ

ジョブディスクリプションのまとめ
ジョブディスクリプションは日本企業での導入はまだこれからですが、職務等級制度の実施企業の増加と共に着実に増えつつあります。曖昧な職務内容にしておくと業務のムダを放置することになり、生産性が低下します。また、人材育成や採用の効率化にもジョブディスクリプションは有用です。

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