不採用通知とは?書面やメールの書き方・作成の注意点について紹介!

不採用通知の記事
不採用通知は採用担当者にとって避けては通れません。採用活動をしていれば採用・不採用のいずれかを応募者に通知する訳ですが、不採用通知をどう書いて良いかご存知でしょうか?記事では、不採用通知の書面・メールの書き方、そして作成の注意点について解説していきます。採用活動は応募者との対面でのやり取りになりますので、応募者に配慮を示した不採用通知を書く方法についても紹介しています。
目次

不採用通知とは?

不採用通知とは?
不採用通知は、企業の採用活動に際して不採用となった応募者に対して「不採用であること」を通知することです。不採用通知の基本について説明します。

不採用になった応募者への結果の通知

企業は採用活動を通じて、応募者を選別し採用・不採用を決定します。その際に不採用になった応募者に対する通知を不採用通知と言います。応募者に対しては、採用活動を通じて採用だったのか不採用だったのかを伝えなければいけませんので、不採用通知は重要な通知となります。

不採用通知をメールで書いても良い

不採用通知は書面で書いても良いですし、メールで書いて通知しても構いません。尚メールで書く場合は、後述するように注意点があります。

不採用通知の作成の注意点

不採用通知の作成の注意点
不採用通知の作成においてはいくつかの注意点がありますので、紹介します。

不採用の結果を明確に書く

基本的なところですが、不採用通知ですから選考の結果、不採用だったことを明確に書くことが重要です。不採用通知を読んでも、不採用なのか否か今一つ分からないようでは不採用通知の体をなしません。従って、不採用の結果ははっきりと記述することが基本ポイント。

不採用の理由は不要

不採用通知には理由を書く必要はありません。採用活動を通じて応募者の採用・不採用を検討し、その結果が不採用であることが伝わる書き方にすれば十分です。

もし、仮に「不採用の理由」を応募者から質問された場合は、応募者に配慮を示しながら「ご経験内容やスキルを総合的に判断したところ、今回は、弊社が求める内容と異なりました」と答えます。電話であれメールであれ、不採用理由を問われた場合はこのように丁寧な言い回しに努めます。応募者が自社にしこりを残すようなことにならないよう、丁寧さに気を配る訳ですね。

応募への謝意を忘れずに書く

不採用通知を書く際には応募者が自社に応募してくれたことに対する謝意を忘れずに書きます。応募者にとって入社したいと思った企業から不採用通知が届く訳ですから気分が良いものではありません。

従って、不採用通知の冒頭に、自社に応募してくれたことに対する感謝の意を表明するようにします。感謝の意を表明しないとトラブルになる訳ではありませんが、企業イメージをいたずらに悪くしないためにも謝意を書きたいところですね。

尚、応募への謝意は必要ですが時候の挨拶は不要です。応募への謝意を伝えてから選考結果を書き始めて下さい。また、背景敬具のような頭語は必要となります。

不採用通知に時間を空けてはいけない

不採用通知のタイミングはできるだけ早い方がベターです。採用担当者としても、不採用通知を応募者に差し出すことに際して心理的負担があるでしょうが、それに気を揉むあまりにいたずらに時間を空けてはいけません。また、選考結果については、事前に応募者に対して「何日後までに連絡する」旨を伝えることがベスト。少しでも応募者に不安がらせないように配慮して下さい。

応募者を面接して直ぐに結果が出れば良いのですが、結果が出るまでに何週間もかかる企業もあるでしょう。その上、更に不採用通知を出すタイミングを見計らっていたら、応募者としては「一体、いつになったら結果が届くのか」とやきもきするはずです。応募者に不安がらせないためにも、結果が判明した時点ですみやかに不採用通知を出すことがポイントと言えます。

不採用通知を書面で伝える時の書き方

不採用通知を書面で伝える時の書き方
不採用通知には書面で通知する場合、そしてメールで通知する場合があります。ここでは書面で伝える時の書き方について紹介します。尚、採用活動において応募者が作品やポートフォリオを持参し、それを返却する場合は郵送により書面で不採用通知を出すことになります。

宛名・差出人は省略できない

不採用通知を書面で通知する場合、宛名や差出人は省略できません。不採用通知が必ず相手に届くよう確実な宛名を書いて下さい。住所に誤りがあっては届かないので、マンション名まで正しく書くようにします。宛名を書く際は履歴書を参照しながら書くと間違いがありません。また、差出人である会社名についても省略せずに正式名称で書きます。

送付状は省略できる

不採用通知を出す場合、送付状は不要です。送付状がなくても不採用通知だけで事足ります。ポートフォリオを返却する場合は「ポートフォリオを同封する」旨を伝えれば良いです。

不採用通知をメールで伝える時の書き方

不採用通知をメールで伝える時の書き方
次に不採用通知をメールで通知する時の書き方について解説しましょう。メールで書く時も書面で書く時も基本的な書き方のポイントは同じです。違うのはメールのタイトルに気を配ることです。

メールのタイトルで分かるように注意する

不採用通知をメールで伝える場合、メールのタイトルに注意します。メールのタイトルを見ただけで自社からの連絡であり、選考結果の連絡をしていることを伝えるようにします。メールのタイトルに「選考結果のご連絡」と書き、併せて自社名もタイトルに書いて下さい。そうすれば、自社からの選考結果であることが分かるでしょう。

また、不採用だった場合、ダイレクトに「不採用のご連絡」と書くことは憚れますが、「選考結果のご連絡」と書けば応募者には不採用通知だと分かります。「選考結果のご連絡」とは不採用通知の「暗黙の了解」の言葉だからです。

不採用通知の書面とメールのテンプレート

不採用通知の書面とメールのテンプレートを紹介します。

書面のテンプレート


■■様

選考結果のご連絡
拝啓
この度は弊社中途採用にご応募頂きまして誠にありがとうございました。
株式会社◎◎◎◎◎の採用担当・〇〇〇〇〇でございます。

さて、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回は貴意に添えない結果となりました。
せっかくご応募頂いたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
何卒ご了承下さいますようお願い致します。
末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社◎◎◎◎◎
神奈川県横浜市▲▲区XX-XX1234-9999
採用担当〇〇〇〇〇
敬具

メールのテンプレート

メールで不採用通知を伝える際のテンプレートは以下の通りです。


件名:【選考結果のご連絡】株式会社◎◎◎◎◎

■■様

この度は弊社中途採用にご応募頂きまして誠にありがとうございました。
株式会社◎◎◎◎◎の採用担当・〇〇〇〇〇でございます。

さて、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回は貴意に添えない結果となりました。
せっかくご応募頂いたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
何卒ご了承下さいますようお願い致します。
末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社◎◎◎◎◎
神奈川県横浜市▲▲区XX-XX1234-9999
採用担当〇〇〇〇〇

まとめ

不採用通知のまとめ
不採用通知は採用担当にとって不採用を連絡するだけのものではなく、応募者への配慮を示した内容にする必要があります。また、応募者に確実に伝える必要がありますから書面で書く場合は宛名の確認、メールで書く場合はメールタイトルへの注意を怠らないようにしましょう。

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