内定通知書とは？作成サンプル例や返信するときのポイントを紹介

内定通知書とは

内定通知書とはその名の通り、採用面接を受けた企業に内定したことを通知する書類のことです。

また、企業によっては昇進したことを通知する内定通知書というものもあります。内定を先に電話やメールで内定を伝えるケースもありますが、内定通知書が手元に届いて初めて内定を実感するという人もいるでしょう。

内定通知書に書いてある内容

内定通知書には、内定通知のほか、入社日・契約期間・労働条件などが記載されているのが一般的です。企業によっては、通常の内容に加え、研修内容や入社当日に必要となる書類について説明していることもあります。

内定通知書と内定証書との違い

内定に関する書類は、実は内定通知書以外にも存在します。その1つが「内定証書」。一見すると同じ書類かと勘違いしてしまいそうですが、内定証書と内定通知書は全く別のものです。

内定証書は、簡単にいうと選考を突破して内定を得たことを証明する書類です。記載されている内容は、その企業に内定し入社することを認める、といったシンプルなものとなっています。また、内定証書は内定式でもらうのが一般的です。

一方の内定通知書は、先ほども少し触れているように内定したことについてだけでなく、入社日や労働条件、必要書類など様々な情報が記載されています。内定証書よりもより具体的な内容になっているのが特徴です。

内定通知書と採用通知書との違い

内定証書同様、内定通知書に似た書類として「採用通知書」というものがあります。

採用通知書とは、採用試験の結果を記載した書類です。これは採用試験を突破した人に送られます。採用試験を突破しているというと「内定通知書と同じなのでは？」と思うかもしれませんが、実は「採用試験の突破＝内定」ではありません。

内定は、企業が内定を出すと決断した時に初めて出るものであり、採用試験の突破とは別の扱いとなりますそういった意味で内定通知書は内定の決断を企業が下したことを通知する書類とも言えるのです。

ジョブくん

細かい違いですが「採用試験の結果を通知する時に使うのが採用通知書」、「正式に内定が出た時に使うのが内定通知書」と覚えておきましょう。

内定通知書と内定承諾書との違い

「内定承諾書」とは、企業から内定を受けた人がそれを承諾し、その企業に入社することを約束する書類です。

内定通知書はあくまでも内定の通知に止まりますが、そこから1歩進んだ状態、入社を決断する段階で利用するのが内定承諾書です。

内定承諾書は、内定通知書に同封されているのが一般的です。

ちなみに、内定承諾書にサインし入社することを約束すると法的拘束力が発生します。ただし、承諾書提出後も解約の申し出をすることはできるので、実際には形式だけのものであると言えます。

内定通知書の作成方法

ここからは実際に内定通知書を作る際の作成方法について解説します。作り方にはいくつかのパターンがあるので、自社に適したものを選ぶようにしてくださいね。

無料のテンプレートを利用するのが便利

Googleなどの検索サイトで「内定通知書　テンプレート」と検索すると、使いやすいテンプレートがたくさんヒットします。

内定通知書を一から作るだけの時間も労力もないといった場合は、これらのテンプレートを利用することをおすすめします。ちなみに、テンプレートは社労士や人事コンサルタントなど、その道のプロが作ったものが多数。

ファイルに関してもワード、エクセルPDFなど様々なものがあります。ダウンロードに関しては有料のものも多いですが、無料で使用できるものもあるのでぜひ探してみてください。

ポイントに沿って自分で作成する

テンプレートを利用しない場合、自分で作成することになります。作成にあたっては以下のような内容を盛り込みます。

上記はあくまでも一例なので、全てを記載する必要はありません。

サンプル以外にも就業場所や賃金などを記載するケースもあります。内定者にとって何が必要なのか、といった点を考えながら必要な情報を盛り込むようにしましょう。

外国人を採用する場合は英語の内定通知書を用意する

外国人を採用する場合、その外国人が日本語を読めればいいですが、中には読めないケースもあります。

そういった場合は英語の内定通知書を用意するようにしましょう。記載する内容は日本語のものと同じで大丈夫です。

語学力に自信がない場合は、インターネットにテンプレートがあるのでそれを利用するのも1つの方法です。

内定通知書の文例を紹介

ここからは内定通知書に記載する実際の文面の例を紹介します。自分で作る際はぜひ参考にしてみてください。

内定通知書のサンプル

ここでは2つのサンプルを取り上げています。

サンプル1

サンプル2

ジョブくん

どちらの例でも内定したことを通知しているほか、問い合わせ先も記載しています。一方で入社日や必要書類などの連絡は必ずしも記載しているわけではありません。また、冒頭の挨拶はいずれも短めとなっています。

内定通知書に返信は必要か

内定通知書を受け取った場合、返信を行うのが一般的なマナーです。そのため、内定通知書が届いたらできるだけ早く返信をするようにしましょう。

返事の内容は、冒頭に挨拶文を書き、その後内定に対する感謝と、働くことへの意気込みを書いて、最後に改めて感謝の気持ちを示す、といったものになります。

返信する場合のポイント

返信自体はメールでするかもしれませんが、その前に電話連絡をして直接感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

また、大学生の場合、メールに慣れていない人も少なくないかと思います。

社名や担当者の名前などに間違いがあると失礼にあたるため、メールを送る前には必ず誤字脱字のチェックを入念に行うようにしましょう。

返信する際の例文

返信する際の例文を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

ジョブくん

先ほど紹介したように、冒頭の挨拶→内定に対する感謝の気持ち→意気込み→改めて感謝というシンプルな形になっています。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合は、電話で連絡をするのがマナーです。もし担当者が不在だった場合はメールをします。

内定辞退の連絡をするのは気が重いかもしれませんが、何も連絡せずにフェードアウトしようとするのだけは絶対にしないでください。可能であれば、内定の連絡から1週間以内に辞退の連絡し、もう少し待って欲しい場合はその旨も伝えておきましょう。

ジョブくん

辞退を伝える際は、具体的な理由を述べる必要はありません。ただお詫びの言葉はしっかりと伝えるようにしてくださいね。

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内定通知書が来ない場合も

電話などで内定の連絡をもらったにも関わらず、内定通知書が来ない場合も中にはあります。続いてはその時の対処について解説します。

来ない場合にメールを送信する際の注意点

内定通知書が来ない場合、企業にメールで確認しようとする人もいるでしょう。

この場合、企業に対して内定通知書の作成を催促しているような内容にならないように注意してください。

また、メールでは面接などを行なってくれたことに対する感謝の気持ちも伝えるようにしてください。

以下は一例ですが、参考にしてみてください。

また、以下は内定の連絡はあったものの、内定通知書が届いていない場合のメールです。

この文面を見ると内定通知書が欲しいと直接伝えるのではなく、間接的に伝えていることがわかるかと思います。

そもそも内定通知書がない場合もある

企業によっては、内定通知書自体がない場合もあります。そういった場合は、面接の際や内定の連絡をもらったタイミングでそういった書類があるのかどうかを確認してみましょう。

ジョブくん

通常は内定通知書を送るのが普通の対応ですが、稀にない場合も存在します。不安なときは、あらかじめ採用後のフローについて事前予習しておくのが良いです。

内定通知書に関する知識のまとめ

今回は、企業が採用内定を通知する際に使用する内定通知書についてその概要から、作成方法、内定通知書をもらった時の対応などについて解説しました。

内定通知書は必ず作成しなければいけないものではありませんが、内定者からしてみると書面で内定の連絡が届くとより内定を実感することができるものです。もし作成する場合は今回の内容を参考にしてみてください。